{{spacer-78}}

التحدي

شعرت شركة الرعاية الصحية التي تركز على رعاية النساء بتوسع سريع مما أدى إلى تحديات كبيرة في إدارة وتوزيع المعلومات الحرجة. اعتمدت المؤسسة بشكل كبير على جوجل درايف لإدارة الوثائق، مما أدى إلى مشكلات مثل التحكم في الإصدارات، وصعوبة العثور على المعلومات المحدثة، ونقص المساءلة في مراجعة الموارد.

‍

"هناك الكثير من الموارد المكررة، والكثير من الموارد التي تم إهمالها والتي قد لا يزال البعض يستخدمها." "هناك الكثير من الثغرات في معرفتنا الحالية الآن."
– مدير العمليات الأول

‍

كانت هذه التحديات حادة بشكل خاص لمقدمي الرعاية ومنسقي الرعاية، الذين كانوا بحاجة إلى وصول سريع إلى معلومات دقيقة في حالات الضغط العالي. وفقًا لمدير ممارسات التمريض، "البحث والنقر عبر خمسة روابط من الوثائق المهملة ليس بالطبع أفضل استخدام للوقت للحصول على المعلومات التي يحتاجونها."‍

‍

بالإضافة إلى ذلك، كان النظام القائم غير قابل للتوسع، مما جعل من الصعب على الشركة الحفاظ على الاتساق أثناء نموها.  "لقد نما عدد مقدمي الخدمة من ثلاثة إلى مقدمي خدمات عبر عدة ولايات، وأصبحت الحلول التي كانت تعمل لفريق مكون من ثلاثة أشخاص صعبة حقًا لفريق مكون من 50\".

الحل

نفذت الشركة غورو لمركزة قاعدة المعرفة الخاصة بهم، مما جعل من السهل على جميع الفرق الوصول إلى المعلومات الأساسية وإدارتها. استخدموا ميزات المجموعات واللوحات والتحقق في غورو لضمان أن المحتوى الأكثر دقة وحداثة هو ما يمكن الوصول إليه.

إدارة المعرفة المركزية

نقل الوثائق الحرجة من جوجل درايف إلى غورو، وتنظيمها في مجموعات منظمة.

‍

"أعتقد أنه سيكون من الأسهل تحديد ما نريد أن يكون مصدر الحقيقة لدينا ثم استيراد ذلك إلى غورو بدلاً من الفوضى الموجودة في جوجل درايف اليوم."
– موظف

‍

عمليات التحقق من العمل

ضمان مراجعة وتحديث جميع المعلومات بانتظام من قبل الخبراء المناسبين، مع وضوح المساءلة.

‍تكامل Slack‍

استغلال تكامل غورو مع سلاك لتقليل الأسئلة المتكررة في قنوات الفريق، مما يمكّن منسقي الرعاية والمزودين من العثور على إجابات بسرعة دون تعطيل سير عملهم.

‍

"هذا [تكامل سلاك] يجعلني أفكر في قناة سلاك الخاصة بنا وعدد الأسئلة المتكررة التي تحدث هناك. كوننا قادرين على تقديم تلك الأسئلة مسبقة العضوية بإجابات موثوقة سيكون بمثابة تغيير رائد."
– موظف

‍

‍

النهج

1. التقييم والتخطيط

حددت الشركة الوثائق والموارد الأكثر حرجًا التي يحتاج إلى أن تكون مركزة في غورو. قرروا إلغاء جوجل درايف كمصدر الحقيقة الأساسي، مع التركيز على استيراد وتنظيم المحتوى في غورو. "لا مزيد من درايف. نحن بحاجة إلى حل يمكننا البناء عليه، ولم يكن جوجل درايف يجدي نفعاً بعد الآن،" قال مدير تحسين الجودة الأول.

2. التنفيذ‍

عمل فريق نجاح العملاء في غورو عن كثب مع الشركة لإعداد المجموعات وإرساء عملية تحقق. كما قاموا بتكامل غورو مع قنوات سلاك الخاصة بهم لتبسيط التواصل."سيحقق التكامل مع سلاك وميزات التحقق في غورو الوقت لنا ويحافظ على توافق الجميع،".
‍

3. التدريب والانطلاق‍

طورت مجموعة التعلم والتطوير في الشركة مواد تدريبية وأجرت جلسات لإدخال جميع منسقي الرعاية والمزودين في النظام الجديد. تضمن ذلك إنشاء مقاطع فيديو تدريبية خاصة بالشركة لضمان استخدام متسق عبر الفرق.  بعد أن يتم إدخالهم في غورو، ستستخدم الفرق غورو للمساعدة في تدريب الفريق على العديد من الأدوات الداخلية الجديدة الأخرى التي سيتم إطلاقها قريبًا.  "عندما خرج فريق القيادة من التخطيط، كان لدينا عدد كبير من تنفيذ الأنظمة الضخمة قادمًا، وكان الأمر كما لو أن غورو هو الاعتماد لكل ذلك."

4. التحسين المستمر‍

أنشأت الشركة حلقات تغذية راجعة منتظمة، باستخدام تحليلات غورو لمراقبة استخدام المحتوى وتحديد فجوات المعرفة. كما قاموا بجدولة دورات تحقق روتينية للحفاظ على قاعدة معرفتهم دقيقة ومحدثة.

النتيجة

منذ تنفيذ غورو، شهدت الشركة تحسنًا كبيرًا في إمكانية الوصول إلى المعلومات وكفاءة الفريق. فريق تنسيق الرعاية، الذي كان يكافح مع الموارد القديمة والمتناثرة، لديه الآن نظام موثوق وسهل التنقل. وقد أدى هذا إلى:

‍

تحسين رضا المزودين‍

الآن يتمتع المزودون بالوصول السريع إلى أحدث البروتوكولات، مما يعزز قدرتهم على تقديم رعاية متسقة وعالية الجودة.

‍

"إنه جزء يتكرر تقديمه من التغذية الراجعة من المزودين - يحتاجون إلى أحدث التوصيات بسهولة متاحة لهم. يُحقق غورو ذلك." ‍

"التغذية الراجعة التي تلقيناها من فريق الدعم الافتراضي هائلة. قال أحد الزملاء: 'نحن نعمل في المستقبل مع غورو.'"

‍

تقليل الاستفسارات المتكررة‍

أدى التكامل مع سلاك إلى تقليل الأسئلة المتكررة في قنوات الفريق بنسبة 20٪، مما يسمح للفرق بالتركيز على رعاية المرضى.

‍

"اليوم، نقوم بجمع المعلومات في سلاك، ولكن مع غورو، سيكون لدينا إجابات موثوقة متاحة بسهولة، مما يقلل من الضوضاء ويحسن الكفاءة."

"لقد سألني مريض سؤالًا محددًا جدًا اليوم، وكان من الرائع أن أتمكن من البحث في غورو أثناء الزيارة، والعثور على المعلومات التي أحتاجها، وتقديم استشارة دقيقة." – موظف فريق الدعم

‍

تبسيط الانطلاقة‍

يمكن للموظفين الجدد بسرعة أن يتأقلموا مع المواد التدريبية الموحدة والموارد سهلة الوصول، مما يقلل من فترة التعويد.