خلفية الشركة

FoodCorps هي منظمة غير ربحية تعمل على ربط الأطفال بالطعام المغذي في المدارس. من خلال إشراك أعضاء AmeriCorps لتقديم التعليم الغذائي، والعمل مع مقدمي وجبات المدارس، والدعوة لسياسات غذائية عادلة، تساهم FoodCorps في تعزيز بيئات مدرسية أكثر صحة. تعمل المنظمة في الغالب عن بُعد، وتعتمد على مجموعة متنوعة من الأدوات، بما في ذلك Google Drive و Slack و Box، لدعم أكثر من 100 موظف أثناء تعاونهم على البرامج في جميع أنحاء الولايات المتحدة.

التحدي

واجهت FoodCorps صعوبة مع تشتت المعرفة عبر منصات متعددة، مما جعل من الصعب على الموظفين العثور على معلومات موثوقة بسرعة. بدون نظام مركزي، كان الموظفون غالبًا ما يلجأون إلى تكرار الأسئلة في Slack أو الغوص في عدد متزايد من الملفات في Google Drive و Box.

‍

"ليس لدينا مكان مركزي للمعرفة،" قال ديريك روزاليز، مدير العمليات وتكنولوجيا المعلومات في FoodCorps. "بدأنا في إنشاء قاعدة معرفة في مستندات Google، لكن حتى عندئذٍ، كان على الأشخاص البحث يدويًا في المستندات. لم يكن سهل الاستخدام، ولم يكن لديه قدرة على التوسع."

‍

لم تؤثر هذه الكفاءة فقط على الإنتاجية، بل أضعفت أيضًا الثقة في المعلومات المتاحة. لم يكن الموظفون متأكدين من أنهم يصلون إلى أحدث إصدار من السياسات أو الموارد، مما زاد من إحباطهم. كما أشار ديريك، "الأمر أقل بكثير يتعلق بمكان وجود المعلومات وأكثر بكثير عن كيفية الوصول إليها وما إذا كنت تستطيع الثقة في أنها دقيقة ومحدثة إذا وجدتها." 

‍

الحل

لمعالجة هذه التحديات، لجأت FoodCorps إلى Guru، منصة إدارة المعرفة مصممة لتبسيط الوصول إلى معلومات دقيقة وموثقة. قدمت Guru لـ FoodCorps حلاً يمكن أن يتكامل مع أدواتهم الحالية، مما يوفر فوزًا سريعًا دون الحاجة إلى أي إعادة هيكلة فورية.

"تحدثت إليّ Guru لأنها يمكن أن تكون غير متحيزة،" شارك ديريك. "لم نكن بحاجة لنقل كل شيء إلى Guru. بدلاً من ذلك، ربطنا حيث تعيش الملفات بالفعل—سواء كان ذلك في Google Drive أو Box أو Slack—مما جعل المعرفة متاحة على الفور." 

‍

بفضل البحث المؤسسي من Guru، يمكن للموظفين استرداد الإجابات من مصادر متعددة دون الحاجة إلى نقل كل المحتوى إلى نظام واحد. كما ساعد امتداد المتصفح وتكامل Slack بشكل أكبر في تسهيل الوصول، مما يمكّن الموظفين من العثور على المعلومات حيث كانوا يعملون بالفعل. تميز محرك التحقق من Guru أيضًا، حيث يضمن أن المعلومات الأكثر أهمية دقيقة ومحدثة.

‍

‍

"الحقيقة أن Guru تسمح لنا بالتحقق من المعلومات هي كبيرة،" قال ديريك. "هذا يعني أننا يمكن أن نثق فيما نراه، وهو ما لم يكن الحال دائمًا من قبل." 

‍

الأسلوب

اعتمدت FoodCorps نهجًا تدريجيًا لتنفيذ Guru، موازنة الحاجة إلى التحضير الشامل مع التركيز على سهولة الاستخدام.  بدأت العملية من خلال تجربة مجانية لمدة 30 يومًا، حيث استكشفت FoodCorps ميزات Guru وبدأت في نقل المحتوى الحيوي. من خلال استخدام أدوات نقل الجماعي من Guru والتوصيل بـ Google Drive عبر البحث المؤسسي، قامت FoodCorps بتقليل الجهود اليدوية وبدأت في رؤية النتائج بسرعة.

‍

"كانت أكبر مخاوفي هي الساعات التي ستستغرقها نقل المحتوى،" قال ديريك. "لقد جعلت Guru ذلك سهلاً مع أدوات مثل النقل الجماعي والقدرة على الاتصال بالمجلدات في Google Drive. كان بإمكاننا البدء دون الحاجة إلى القيام بكل شيء دفعة واحدة." 

لزيادة التبني، قامت FoodCorps بتشكيل شبكة من خبراء المحتوى عبر الأقسام الذين كانوا مسؤولين عن تنظيم المحتوى وتشجيع الاستخدام بين فرقهم. لعب امتداد المتصفح من Guru وتكامل Slack دورًا رئيسيًا في التبني من خلال السماح للموظفين بالوصول إلى المعلومات دون مغادرة سير العمل الحالي.

‍

"لم نكن نريد منصة أخرى يجب على الناس تسجيل الدخول إليها،" أوضح ديريك. "إن حقيقة أن Guru موجودة حيث نعمل—سواء في Slack أو في متصفحنا—قد أحدثت فرقًا كبيرًا في جعل الناس يستخدمونها بالفعل." 

النتيجة

منذ تنفيذ Guru، حولت FoodCorps كيفية وصول موظفيها إلى المعرفة وإدارتها. لم يعد الموظفون يضيعون الوقت في البحث عن الإجابات أو تكرار الأسئلة في Slack. بدلاً من ذلك، يمكنهم بسرعة تحديد المعلومات الموثوقة من خلال البحث المدعوم بالذكاء الاصطناعي في Guru.

‍

"كانت قنوات Slack مليئة بنفس الأسئلة مرارًا وتكرارًا،" أشار ديريك. "الآن، مع Guru، يمكن للموظفين العثور على ما يحتاجون إليه دون أن يسألوني—أو أي شخص آخر. هذا وحده قد أنقذ الكثير من الوقت." 

‍

تتميز ميزات التحقق من Guru أيضًا بزيادة الثقة في النظام. "عندما ترى تلك العلامة الخضراء، تعرف أن المعلومات دقيقة ومحدثة،" قال ديريك. "لقد أصبح ذلك نقطة تحول بالنسبة لنا."

‍

مع هذه التحسينات، تتهيأ FoodCorps لمواصلة توسيع جهود إدارة المعرفة لديها. تخطط المنظمة لتوسيع استخدام Guru، وإنشاء صفحات محددة للأقسام وتخصيص تجارب البحث لفرق مختلفة.

‍

"يساعدنا Guru في ربط الخيوط عبر تقنيتنا،" ختم ديريك. "بدلاً من مطاردة الإجابات، يمكن لموظفينا الآن الثقة في أنهم يحصلون على المعلومات الصحيحة بسرعة وسهولة." 

‍

الخطوات التالية

بينما تواصل FoodCorps بناء نجاحها مع Guru، تخطط المنظمة للاستفادة من ميزتين جديدتين من Guru: الصفحات ووكلاء المعرفة. ستساعد هذه الميزات في تلبية الاحتياجات المحددة للأقسام بينما تعمل على مزيد من تبسيط الوصول إلى المعرفة عبر الفرق.

تتيح الصفحات للفرق إنشاء صفحات هبوط قابلة للتخصيص داخل Guru، مما يوفر طريقة بديهية لتنظيم وتسليط الضوء على الموارد المهمة. تبدو هذه الميزة جذابة بشكل خاص لـ FoodCorps بينما تهدف إلى تطوير مراكز معلومات محددة للأقسام.

‍

"طلبت فريقي الموارد البشرية مؤخرًا إذا كنا نستطيع استخدام Guru كنظام داخلي،" شارك ديريك. "يريدون صفحة رئيسية لفريق الأشخاص والعدالة حيث يمكننا نشر أشياء مثل من نحن، وماذا نفعل، وروابط سريعة للسياسات الرئيسية. ستتيح لنا الصفحات القيام بذلك—وأن نجعلها جذابة  أيضًا." 

‍

في الوقت نفسه، يتيح وكلاء المعرفة تجارب بحث مصممة بالذكاء الاصطناعي، مما يجعل من الممكن تقديم نتائج مستهدفة استنادًا إلى مصادر معينة ومحفزات مصممة. على سبيل المثال، يمكن لـ FoodCorps إنشاء وكيل متخصص لاستفسارات الموارد البشرية التي تستند فقط إلى موارد الموارد البشرية الموثوقة.

"من خلال وكلاء المعرفة، يمكننا تدريب الذكاء الاصطناعي ليكون أكثر تركيزًا وإرسال الأشخاص إلى المصدر الصحيح في كل مرة. هذا هو بالضبط ما نحتاجه،" قال ديريك.

من خلال دمج الصفحات ووكلاء المعرفة، ستمنح FoodCorps موظفيها وصولًا أكبر إلى المعلومات الصحيحة في السياق الصحيح، مما يعزز المزيد من التبني والثقة في النظام الأساسي.

‍