{{spacer-78}}

خلفية الشركة

تعتبر TIM (تقنيات المعلومات في المانش) مزود خدمة تقنية معلومات رائد متخصص في صناعة الضيافة. مع أكثر من 15 عامًا من الخبرة، تدعم TIM قاعدة عملاء متنوعة من خلال تقديم دعم فني شامل واستشارات وحلول مبتكرة لتبسيط العمليات وتعزيز تجربة العملاء. تكرس الشركة جهودها لتحسين إدارة المعرفة ومعالجة التحديات الخاصة بالقطاع من خلال استخدام أحدث التقنيات.

المشكلة

واجهت TIM تحديات كبيرة في توحيد وإدارة المعرفة عبر منصات مختلفة. كان استخدامهم الحالي لأدوات Slack و Google Workspace عبر مختلف الشركاء مكلفًا وغير فعال، خاصةً بسبب نقص التكامل وصعوبة الحفاظ على المعلومات الأكثر تحديثًا والبحث عنها. لقد زاد حاجة الشركة لدعم قطاع الضيافة الديناميكي الذي يشهد غالبًا الكثير من دوران الموظفين من تفاقم هذه القضايا، مما أدى إلى انقسام المعرفة وعدم الكفاءة في الاتصال الداخلي.

أبرز خيسوس، وهو شخصية رئيسية في TIM، الصراع الذي يواجهه في الحفاظ على معرفة فريقه وانتشار المعلومات عبر قنوات مختلفة داخل Slack، مما تسبب في ارتباك وأعاق الإنتاجية. "لقد كنت عميلًا لمنتجات Atlassian لأكثر من 15 عامًا، لكنهم ينفذون الذكاء الاصطناعي الخاص بهم ببطء شديد، وفقط داخل منتج Atlassian. إذا كنت تريد الحصول على إجابات من الخارج، فهذا تحدٍ. Confluence كبيرة جدًا ومن الصعب العثور على أي شيء."  

كان النقل اليدوي للمعرفة من GSuite إلى Slack والتحديات في دمج أدوات أخرى مثل Intercom قد زادت من تفاقم المشكلة. كانت TIM بحاجة إلى حل قوي لتجميع المعرفة، وتحسين إمكانية الوصول، وتبسيط العمليات الداخلية.

الحل

توجهت TIM إلى منصة Guru لمعالجة هذه التحديات. كانت قدرة Guru على توحيد المعرفة من مصادر متعددة وتوفير مستودع مركزي للمعلومات هي الحل المثالي لاحتياجات TIM. سهلت سهولة استخدام المنصة وقدرتها على التكامل مع الأدوات الحالية مثل Intercom و Google Workspace جعلتها خيارًا مثاليًا. جرب خيسوس العديد من الأدوات الأخرى، وحتى حاول بناء شيء مع عدد قليل من مطوري التكامل، لكنه لم يكن سهلاً. "في نهاية المطاف، في رأيي، إن Guru يمكن أن يركز المعرفة ويعمل على تحسينها على جميع المنصات مثل في Confluence، أو Jira، أو Intercom،" قال خيسوس. 

النهج

شمل عملية التنفيذ عدة خطوات رئيسية:

التقييم والتخطيط

قام خيسوس وفريقه بتقييم عمليات إدارة المعرفة الحالية وتحديد المجالات الرئيسية للتحسين. ركزوا على توحيد المعلومات من مصادر متعددة في منصة بحث واحدة.

التكامل والتخصيص

تم دمج منصة Guru مع الأدوات الموجودة لTIM، بما في ذلك Slack وJira وGoogle Workspace. سهّلت هذه التكاملات مشاركة المعرفة بسلاسة وضمنت سهولة وصول جميع المعلومات ذات الصلة.‍

مشاركة الموظفين والتدريب‍

تم إنشاء مجلس للمعرفة داخل TIM، مما يتيح للموظفين المشاركة في إدارة وصيانة المعرفة. يلعب هذا المجلس دورًا حاسمًا في الحفاظ على جودة وصلاحية المعلومات المخزنة في Guru. من خلال مركز تدريب الذكاء الاصطناعي، يمكنهم رؤية الأسئلة الأكثر طرحًا ومعرفة المعلومات التي يجب تحديثها أو إنشاؤها.  قال خيسوس: "قبل Guru لم أدرك أن صيانة المعرفة مهمة.  عندما قدمت Guru في شركتي، أنشأت مجلس معرفة مع عدد قليل من الموظفين.  بينما لدي كل من Confluence وGuru لإدارة المعرفة، فإنه من الأسهل لفريقي الحفاظ على صحة المعلومات في Guru أكثر من Confluence."

التحسين المستمر

ساعدت التعليقات المستمرة من المستخدمين على تحسين النظام. تمت معالجة قضايا مثل تنظيم قنوات Slack والقرارات حول مكان وجود المعلومات الجديدة لتعزيز كفاءة إدارة المعرفة.

النتيجة

أدى اعتماد Guru إلى تحويل عمليات إدارة المعرفة الخاصة بـ TIM، مما أدى إلى عدة نتائج ملحوظة.

‍

مستودع مركزي للمعرفة

أصبحت جميع المعلومات عبر Jira وGuru وGoogle Drive الآن سهلة الوصول إليها في منصة Guru، مما يقلل من الوقت المستغرق في البحث عن المعلومات والتنقل بين السياقات.

‍

تحسين الكفاءة 

ساعدت تكاملات Guru مع أدوات أخرى موجودة، مثل Slack، في تبسيط سير العمل وتقليل الحاجة إلى مشاركة البيانات يدويًا.

‍

زيادة مشاركة الموظفين 

أدى إنشاء مجلس المعرفة إلى تمكين الموظفين من المساهمة في وإدارة قاعدة المعرفة، مما يعزز ثقافة المسؤولية المشتركة والاستدامة.

‍

توفير الوقت 

من خلال تقليل الاعتماد على منصات متعددة وتحسين استخدام الأدوات الموجودة، حققت TIM توفيرًا كبيرًا في الوقت.

بشكل عام، قدمت Guru لـ TIM حلاً قويًا وقابلًا للنمو لتحديات إدارة المعرفة لديهم، مما يمكّن الشركة من دعم صناعة الضيافة بشكل أفضل وتحفيز نمو الأعمال. استنتج خيسوس: "بالنسبة لي، أحبها. في نهاية المطاف، تسأل سؤالًا وتحصل على نتائج من Drive وJira وعدد كبير من الأماكن الأخرى."