Unternehmenshintergrund

FoodCorps ist eine gemeinnützige Organisation, die Kinder in Schulen mit nahrhaften Lebensmitteln verbindet. Durch die Einbindung von AmeriCorps-Mitgliedern zur Bereitstellung von Ernährungsbildung, die Zusammenarbeit mit Anbieter von Schulmahlzeiten und die Förderung fairer Lebensmittelrichtlinien fördert FoodCorps gesündere Schulumgebungen. Die Organisation arbeitet größtenteils remote und nutzt eine Vielzahl von Werkzeugen, darunter Google Drive, Slack und Box, um über 100 Mitarbeiter zu unterstützen, während sie an Programmen in den Vereinigten Staaten zusammenarbeiten.

Die Herausforderung

FoodCorps hatte Schwierigkeiten mit verstreutem Wissen über mehrere Plattformen hinweg, was es für die Mitarbeiter schwierig machte, zuverlässige Informationen schnell zu finden. Ohne ein zentrales System mussten die Mitarbeiter oft auf wiederholte Fragen in Slack zurückgreifen oder sich durch eine immer größer werdende Anzahl von Dateien in Google Drive und Box wühlen.

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„Wir haben keinen zentralen Ort für Wissen,“ sagte Derryck Rosalez, Direktor für Betrieb und IT bei FoodCorps. „Wir haben begonnen, eine Wissensdatenbank in Google Docs zu erstellen, aber selbst dann mussten die Leute manuell durch Dokumente suchen. Es war nicht benutzerfreundlich und ließ sich einfach nicht skalieren.”

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Diese Ineffizienzen beeinträchtigten nicht nur die Produktivität, sondern untergruben auch das Vertrauen in die verfügbaren Informationen. Mitarbeiter konnten sich nicht sicher sein, dass sie die neueste Version von Richtlinien oder Ressourcen aufriefen, was die Frustration weiter verstärkte. Wie Derryck bemerkte, „Es geht weniger darum, wo die Informationen liegen und mehr darum, wie man darauf zugreift und ob man darauf vertrauen kann, dass sie genau und aktuell sind, wenn man sie findet.” 

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Die Lösung

Um diese Herausforderungen anzugehen, wandte sich FoodCorps an Guru, eine Wissensmanagement-Plattform, die darauf ausgelegt ist, den Zugriff auf genaue und verifizierte Informationen zu erleichtern. Guru bot FoodCorps eine Lösung, die sich in ihre bestehenden Werkzeuge integrieren konnte, und ermöglichte schnelle Erfolge, ohne dass eine sofortige Überarbeitung nötig war.

„Guru hat mich angesprochen, weil es unabhängig sein kann,” teilte Derryck mit. „Wir mussten nicht alles in Guru verschieben. Stattdessen hat es uns mit den Orten verbunden, an denen Dateien bereits gespeichert waren – egal ob in Google Drive, Box oder Slack – und machte Wissen sofort zugänglich.” 

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Mit Gurus Enterprise-Suche konnten Mitarbeiter Antworten aus mehreren Quellen abrufen, ohne den gesamten Inhalt in ein einziges System migrieren zu müssen. Seine Browsererweiterung und die Slack-Integration vereinfachten den Zugriff zusätzlich, was es den Mitarbeitern ermöglichte, Informationen dort zu finden, wo sie bereits arbeiteten. Gurus Überprüfungs-Engine fiel ebenfalls auf, da sichergestellt wurde, dass das wichtigste Wissen genau und aktuell war.

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„Die Tatsache, dass Guru es uns ermöglicht, Informationen zu überprüfen, ist riesig,” sagte Derryck. „Es bedeutet, dass wir dem vertrauen können, was wir sehen, was nicht immer der Fall war.” 

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Der Ansatz

FoodCorps hat einen schrittweisen Ansatz zur Implementierung von Guru采用, der die Notwendigkeit gründlicher Vorbereitung mit einem Fokus auf Benutzerfreundlichkeit ausgleicht.  Der Prozess begann mit einer 30-tägigen Testversion, in der FoodCorps die Funktionen von Guru erkundete und damit begann, kritische Inhalte zu migrieren. Durch die Nutzung von Gurus Migrationswerkzeugen in großen Mengen und der Verbindung zu Google Drive über die Enterprise-Suche konnte FoodCorps manuelle Anstrengungen minimieren und begann, schnell Ergebnisse zu sehen.

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„Meine größte Sorge war die Menschenstunden, die benötigt werden, um Inhalte zu migrieren,” sagte Derryck. „Guru hat das mit Werkzeugen wie der großflächigen Migration und der Möglichkeit, sich mit Ordnern in Google Drive zu verbinden, einfach gemacht. Wir konnten anfangen, ohne alles auf einmal tun zu müssen.” 

Um die Akzeptanz zu fördern, hat FoodCorps ein Netzwerk von Fachleuten aus verschiedenen Abteilungen gegründet, die dafür verantwortlich waren, Inhalte zu organisieren und die Nutzung unter ihren Teams zu fördern. Gurus Browsererweiterung und die Slack-Integration spielten eine Schlüsselrolle bei der Akzeptanz, da sie es den Mitarbeitern ermöglichten, Informationen abzurufen, ohne ihre bestehenden Arbeitsabläufe zu verlassen.

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„Wir wollten nicht noch eine Plattform, in die die Leute sich einloggen mussten,” erklärte Derryck. „Die Tatsache, dass Guru dort lebt, wo wir arbeiten – sei es in Slack oder in unserem Browser – hat einen riesigen Unterschied gemacht, um die Leute dazu zu bringen, es tatsächlich zu verwenden.” 

Das Ergebnis

Seit der Implementierung von Guru hat FoodCorps transformiert, wie das Personal auf Wissen zugreift und es verwaltet. Mitarbeiter verschwenden keine Zeit mehr damit, Antworten zu suchen oder Fragen in Slack zu wiederholen. Stattdessen können sie schnell verifizierte Informationen über Gurus KI-gesteuerte Suche finden.

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„Die Slack-Kanäle waren früher voll mit den gleichen Fragen immer wieder,” bemerkte Derryck. „Jetzt können die Mitarbeiter mit Guru finden, was sie brauchen, ohne mich oder andere zu fragen. Das allein hat so viel Zeit gespart.” 

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Gurus Überprüfungsfunktionen haben auch das Vertrauen in das System gestärkt. „Wenn Sie dieses grüne Häkchen sehen, wissen Sie, dass die Informationen genau und aktuell sind,” sagte Derryck. „Das war für uns ein Wendepunkt.”

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Mit diesen Verbesserungen ist FoodCorps bereit, seine Bemühungen im Wissensmanagement weiter auszubauen. Die Organisation plant, ihre Nutzung von Guru zu erweitern, indem sie abteilungsspezifische Seiten erstellt und die Sucherfahrungen für verschiedene Teams anpasst.

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„Guru hilft uns, die Zusammenhänge in unserem Technologie-Stack zu erkennen,” schloss Derryck. „Anstatt Antworten zu jagen, können unsere Mitarbeiter jetzt darauf vertrauen, dass sie schnell und einfach die richtigen Informationen bekommen.” 

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Nächste Schritte

Während FoodCorps weiterhin auf seinem Erfolg mit Guru aufbaut, plant die Organisation, zwei neue Funktionen von Guru zu nutzen: Seiten und Wissensagenten. Diese Funktionen werden dazu beitragen, spezifische Abteilungsbedürfnisse zu adressieren und gleichzeitig den Zugang zu Wissen über die Teams hinweg weiter zu optimieren.

Seiten ermöglichen es Teams, anpassbare Landingpages innerhalb von Guru zu erstellen und bieten eine intuitive Möglichkeit, wichtige Ressourcen zu organisieren und hervorzuheben. Dieses Feature ist für FoodCorps besonders ansprechend, da sie abteilungsspezifische Hubs für Informationen entwickeln möchten.

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„Unser HR-Team hat neulich gefragt, ob wir Guru als Intranet verwenden könnten,” teilte Derryck mit. „Sie möchten eine Homepage für das Team für Menschen und Gleichheit, auf der wir Dinge posten könnten wie: Wer wir sind, was wir tun, und schnelle Links zu wichtigen Richtlinien. Seiten ermöglichen es uns, dies zu tun - und es ansprechend zu gestalten  auch.” 

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In der Zwischenzeit ermöglichen Wissensagenten maßgeschneiderte KI-gesteuerte Sucherlebnisse, die gezielte Ergebnisse basierend auf spezifischen Quellen und maßgeschneiderten Eingaben liefern. So kann FoodCorps beispielsweise einen spezialisierten Agenten für HR-bezogene Anfragen erstellen, der nur aus verifizierten HR-Ressourcen schöpft.

„Mit Wissensagenten können wir die KI trainieren, fokussierter zu sein und die Leute jedes Mal zur richtigen Quelle zu schicken. Das ist genau das, was wir brauchen,” sagte Derryck.

Durch die Integration von Seiten und Wissensagenten wird FoodCorps seine Mitarbeiter weiter mit einem besseren Zugang zu den richtigen Informationen im richtigen Kontext unterstützen, was die Akzeptanz und das Vertrauen in die Plattform weiter vorantreibt.

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