Para los equipos que dependen de Slack, el primer día de trabajo en 2021 fue un poco abrupto. Fuera de servicio durante horas la mañana del 4 de enero, aquellos acostumbrados a la chatificación inmediata se preguntaron cuál era el plan de respaldo. ¿Email? ¿Asana? ¿Paloma mensajera... o código Morse? Nos preparamos para todo tipo de vulnerabilidades del mundo real como tormentas de nieve y terremotos, y las empresas ciertamente tienen planes de crisis en caso de una amenaza seria para el negocio, pero ¿qué sucede cuando la forma habitual de comunicarnos se interrumpe? Nunca es mal momento para asegurarse de que tus planes más sólidos sean lo mejor posible, comenzando por la salud de las comunicaciones internas de tu empresa.

1. En caso de una interrupción, ¿cuál es el plan de respaldo y las personas saben cuál es?

En Guru, no utilizamos email internamente. Mayormente usamos Slack (y Zoom) para comunicarnos. Así que cuando nuestra plataforma de chat favorita se cae, lo más intuitivo para nosotros es no simplemente enviarnos emails. Después de todo, algunos miembros del equipo pueden revisar el correo electrónico solo una o dos veces al día. Si la interrupción dura más de lo que podemos esperar para colaborar, aquí está nuestro plan de respaldo, según lo documentado en Guru. Utilizamos un lenguaje fácilmente localizable (corte de Slack) y no lo ocultamos entre toda nuestra otra documentación de tecnología o comunicaciones.

¡Uf! ¡Crisis evitada! Cuando las cosas son normales, ¿todos saben cómo se espera que se comuniquen?

2. ¿Cuando las cosas son normales, todos saben cómo se espera que se comuniquen?

De acuerdo, no usamos email internamente. Tal vez tú sí. Pero tal vez algunos equipos tengan acceso a Asana; tal vez tengas tanto Slack como Microsoft Teams; tal vez tengas una solución interna. Para reducir la confusión y el tiempo perdido debido a mensajes no vistos, deberías tener una guía claramente documentada sobre cómo encajan todas tus plataformas de comunicación.

3. ¿Las conversaciones correctas son fáciles de encontrar?

Imagina que eres relativamente nuevo en una empresa y estás asumiendo el liderazgo de un proyecto. No sabes qué había estado pasando con él antes, y navegas por la lista de canales en Teams y no encuentras lo que buscas entre “Actualizaciones del equipo de Britt”, “Nuevos Lanzamientos del EQUIPO DE PROYECTO” y “La Caja de Arena: Todo sobre Gatos”. Así que abres un nuevo canal, invitas a un montón de personas, solo para descubrir un mes después que ya existía un canal, tiene personas diferentes, y no tenías idea de que estaba allí. “Ahora estoy en 3 canales para el mismo proyecto,” se queja alguien.

¡Es hora de tomar el control de los nombres de tus canales! Establece las convenciones de nomenclatura de canales que deseas estandarizar, y dale a todos un plazo para que los actualicen.

Otra manera de mantener la salud del chat es asegurarse de que las personas no están en más canales de los necesarios, y que los canales moribundos se archiven para que no termines con una persona hablando consigo misma allí (mmm, quiero decir, nunca me ha pasado; no sé de qué estás hablando). ¡Sé agresivo al salir y archivar canales! Siempre puedes volver a unirte o desarchivarlos.

Nota: Actualmente Teams no tiene capacidades de archivar, así que encuentra una convención de nomenclatura para canales archivados. Esto es lo que recomendamos para archivar los canales de Microsoft Teams.

Aquí tienes algunas reglas básicas sobre auditar tus canales:

Las comunicaciones internas no deberían ser un obstáculo; sin embargo, es algo con lo que la mayoría de las empresas todavía luchan. Pero controlarlo todo ahora, antes de que tus canales de comunicación se fragmenten aún más, permitirá a tu empresa acelerar el crecimiento sin acelerar la confusión también.