Para as equipas que dependem do Slack, o primeiro dia de trabalho em 2021 foi um pouco chocante. Fora do ar durante horas na manhã de 4 de janeiro, aqueles habituados à chatificação imediata perguntaram-se qual seria o plano de backup. Email? Asana? Pombo correio... ou código Morse? Preparamo-nos para todo o tipo de vulnerabilidades do mundo real como tempestades de neve e terramotos, e as empresas certamente têm planos de crise no caso de uma ameaça séria ao negócio - mas o que acontece quando a forma habitual de conversarmos uns com os outros é interrompida? Nunca é uma má altura para garantir que os seus melhores planos sejam o mais sólidos possível, começando pela saúde das comunicações internas da sua empresa.

1. Em caso de falha, qual é o plano de backup - e as pessoas sabem qual é?

Na Guru, não usamos email internamente. Usamos principalmente o Slack (e o Zoom) para comunicar. Portanto, quando a nossa plataforma de chat favorita falha, a coisa mais intuitiva para nós fazermos é não simplesmente enviar emails uns aos outros. Afinal, alguns membros da equipa só verificam o email uma ou duas vezes por dia! Se a falha durar mais tempo do que podemos esperar realisticamente para colaborar, aqui está o nosso plano de backup, conforme documentado na Guru. Utilizamos linguagem facilmente encontrável (falha do Slack) e não a enterramos entre toda a nossa restante documentação tecnológica ou de comunicações.

Ufa! Crise evitada. Quando as coisas estão normais, toda a gente sabe como se espera que comuniquem?

2. Quando as coisas estiverem normais, todos sabem como devem se comunicar?

OK, não usamos email internamente. No entanto, você pode usar. Mas talvez algumas equipas tenham acesso ao Asana; talvez tenha tanto Slack como Microsoft Teams; talvez tenha uma solução caseira. Para reduzir a confusão e o tempo perdido devido a mensagens perdidas, deve ter orientações claramente documentadas sobre como todas as suas plataformas de comunicação se integram.

3. As conversas certas são fáceis de encontrar?

Imagine que é relativamente novo numa empresa e está a assumir a liderança de um projeto. Não sabe o que estava a acontecer anteriormente e percorre a lista de canais no Teams sem encontrar o que procura entre “Atualizações da Equipa de Britt”, “Novos Lançamentos da EQUIPA DO PROJETO” e “A Caixa de Areia: Tudo sobre Gatos”. Então abre um novo canal, convida muitas pessoas, apenas para descobrir um mês depois que já existia um canal, com pessoas diferentes, e você nem sabia que ele estava lá? “Agora estou em 3 canais para o mesmo projeto,” alguém resmunga.

É hora de controlar os nomes dos seus canais! Trabalhe nas convenções de nomeação dos canais que deseja padronizar e dê a todos um prazo para serem atualizados.

Outra forma de manter a saúde do chat é garantir que as pessoas não estejam em mais canais do que precisam, e que os canais moribundos sejam arquivados para que não acabe com uma pessoa a falar sozinha lá dentro (uhhh, quero dizer, isso nunca me aconteceu; não sei do que estás a falar). Seja agressivo ao sair e arquivar canais! Você sempre pode se juntar novamente ou desarquivá-los.

Nota: Atualmente, o Teams não possui capacidades de arquivamento, portanto, encontre uma convenção de nomenclatura para canais arquivados. Aqui está o que aconselhamos para arquivar canais do Microsoft Teams.

Aqui estão algumas boas regras para auditar seus canais:

As comunicações internas não deveriam ser um obstáculo; no entanto, ainda é algo com o qual a maioria das empresas ainda luta. Mas entender tudo agora, antes que seus canais de comunicação se fragmentem ainda mais, permitirá que sua empresa acelere o crescimento sem acelerar também a confusão.