3 Ways to Check the Health of Your Internal Communications
C'est maintenant le moment idéal pour s'assurer que vos meilleurs plans sont solides, en commençant par la santé des communications internes de votre entreprise.
Pour les équipes qui dépendent de Slack, le premier jour de travail en 2021 a été un peu brutal. Hors service pendant des heures le matin du 4 janvier, ceux habitués à une communication immédiate se demandaient quel était le plan de secours. Email? Asana? Pigeon voyageur... ou code Morse? Nous nous préparons à toutes sortes de vulnérabilités du monde réel telles que les tempêtes de neige et les tremblements de terre, et les entreprises ont certainement des plans de crise en cas de menace sérieuse pour l'activité. Mais que se passe-t-il lorsque la manière dont nous parlons normalement les uns aux autres est interrompue? Il n'y a jamais de mauvais moment pour s'assurer que vos plans soigneusement élaborés sont aussi solides qu'ils le peuvent, en commençant par la santé des communications internes de votre entreprise.
1. En cas de panne, quel est le plan de secours - et est-ce que les gens savent ce que c'est?
Chez Guru, nous n'utilisons pas d'e-mail en interne. Nous utilisons principalement Slack (et Zoom) pour communiquer. Donc, lorsque notre plateforme de discussion préférée tombe en panne, la chose la plus intuitive pour nous de faire est de ne pas simplement nous envoyer des e-mails. Après tout, certains membres de l'équipe ne consultent peut-être leurs e-mails qu'une ou deux fois par jour seulement! Si la panne dure plus longtemps que ce que nous pouvons raisonnablement attendre pour collaborer, voici notre plan de secours, tel que documenté dans Guru. Nous utilisons un langage facilement identifiable (panne de Slack) et ne le perdons pas parmi toute notre documentation technologique ou de communication.
Ouf! Crise évitée. Crise ÃevitÃe.
2. Quand les choses sont normales, est-ce que tout le monde sait comment ils doivent communiquer?
OK, donc nous n'utilisons pas d'e-mail en interne. Vous pourriez, cependant. Mais peut-être que quelques équipes ont accès à Asana; peut-être avez-vous à la fois Slack et Microsoft Teams; peut-être avez-vous une solution propriétaire. Afin de réduire la confusion et le temps perdu en raison de messages manqués, vous devriez disposer de lignes directrices clairement documentées sur la manière dont toutes vos plates-formes de communication s'emboîtent.
3. Est-ce que les bonnes conversations sont faciles à trouver?
Disons que vous êtes relativement nouveau dans une entreprise et que vous prenez la tête d'un projet. Vous ne savez pas ce qui s'est passé avant, et vous parcourez la liste des chaînes dans Teams sans trouver ce que vous cherchez entre "Mises à jour de l'équipe de Britt", "Nouveautés de l'équipe du projet" et "La Litière : Tout sur les Chats". Vous ouvrez donc une nouvelle chaîne, invitez un groupe de personnes, pour découvrir un mois plus tard qu'une chaîne existait déjà, avec d'autres personnes, et vous n'aviez aucune idée de son existence? "Maintenant, je suis dans 3 chaînes pour le même projet," se plaint quelqu'un.
Il est temps de reprendre le contrôle de vos noms de chaîne! Travaillez sur les conventions de nommage des chaînes que vous voulez standardiser, et donnez à tout le monde un délai pour les mettre à jour.
Un autre moyen de maintenir la santé des discussions est de vous assurer que les gens ne sont pas dans plus de chaînes que nécessaire, et que les chaînes moribondes sont archivées pour éviter de vous retrouver avec une personne qui parle toute seule là-dedans (euh, je veux dire, cela ne m'est jamais arrivé; je ne sais pas de quoi vous parlez). Soyez agressif en quittant et archivant les canaux ! Vous pouvez toujours les rejoindre ou les désarchiver.
Remarque : Teams n'a actuellement pas de capacités d'archivage, alors trouvez une convention de nommage pour les canaux archivés. Voici ce que nous conseillons pour l'archivage des canaux Microsoft Teams.
Les communications internes ne devraient pas être un obstacle ; néanmoins, c'est quelque chose avec lequel la plupart des entreprises luttent encore. Mais maîtriser tout cela maintenant, avant que vos canaux de communication ne se fragmentent davantage, permettra à votre entreprise d'accélérer sa croissance sans accélérer également la confusion.
Pour les équipes qui dépendent de Slack, le premier jour de travail en 2021 a été un peu brutal. Hors service pendant des heures le matin du 4 janvier, ceux habitués à une communication immédiate se demandaient quel était le plan de secours. Email? Asana? Pigeon voyageur... ou code Morse? Nous nous préparons à toutes sortes de vulnérabilités du monde réel telles que les tempêtes de neige et les tremblements de terre, et les entreprises ont certainement des plans de crise en cas de menace sérieuse pour l'activité. Mais que se passe-t-il lorsque la manière dont nous parlons normalement les uns aux autres est interrompue? Il n'y a jamais de mauvais moment pour s'assurer que vos plans soigneusement élaborés sont aussi solides qu'ils le peuvent, en commençant par la santé des communications internes de votre entreprise.
1. En cas de panne, quel est le plan de secours - et est-ce que les gens savent ce que c'est?
Chez Guru, nous n'utilisons pas d'e-mail en interne. Nous utilisons principalement Slack (et Zoom) pour communiquer. Donc, lorsque notre plateforme de discussion préférée tombe en panne, la chose la plus intuitive pour nous de faire est de ne pas simplement nous envoyer des e-mails. Après tout, certains membres de l'équipe ne consultent peut-être leurs e-mails qu'une ou deux fois par jour seulement! Si la panne dure plus longtemps que ce que nous pouvons raisonnablement attendre pour collaborer, voici notre plan de secours, tel que documenté dans Guru. Nous utilisons un langage facilement identifiable (panne de Slack) et ne le perdons pas parmi toute notre documentation technologique ou de communication.
Ouf! Crise évitée. Crise ÃevitÃe.
2. Quand les choses sont normales, est-ce que tout le monde sait comment ils doivent communiquer?
OK, donc nous n'utilisons pas d'e-mail en interne. Vous pourriez, cependant. Mais peut-être que quelques équipes ont accès à Asana; peut-être avez-vous à la fois Slack et Microsoft Teams; peut-être avez-vous une solution propriétaire. Afin de réduire la confusion et le temps perdu en raison de messages manqués, vous devriez disposer de lignes directrices clairement documentées sur la manière dont toutes vos plates-formes de communication s'emboîtent.
3. Est-ce que les bonnes conversations sont faciles à trouver?
Disons que vous êtes relativement nouveau dans une entreprise et que vous prenez la tête d'un projet. Vous ne savez pas ce qui s'est passé avant, et vous parcourez la liste des chaînes dans Teams sans trouver ce que vous cherchez entre "Mises à jour de l'équipe de Britt", "Nouveautés de l'équipe du projet" et "La Litière : Tout sur les Chats". Vous ouvrez donc une nouvelle chaîne, invitez un groupe de personnes, pour découvrir un mois plus tard qu'une chaîne existait déjà, avec d'autres personnes, et vous n'aviez aucune idée de son existence? "Maintenant, je suis dans 3 chaînes pour le même projet," se plaint quelqu'un.
Il est temps de reprendre le contrôle de vos noms de chaîne! Travaillez sur les conventions de nommage des chaînes que vous voulez standardiser, et donnez à tout le monde un délai pour les mettre à jour.
Un autre moyen de maintenir la santé des discussions est de vous assurer que les gens ne sont pas dans plus de chaînes que nécessaire, et que les chaînes moribondes sont archivées pour éviter de vous retrouver avec une personne qui parle toute seule là-dedans (euh, je veux dire, cela ne m'est jamais arrivé; je ne sais pas de quoi vous parlez). Soyez agressif en quittant et archivant les canaux ! Vous pouvez toujours les rejoindre ou les désarchiver.
Remarque : Teams n'a actuellement pas de capacités d'archivage, alors trouvez une convention de nommage pour les canaux archivés. Voici ce que nous conseillons pour l'archivage des canaux Microsoft Teams.
Les communications internes ne devraient pas être un obstacle ; néanmoins, c'est quelque chose avec lequel la plupart des entreprises luttent encore. Mais maîtriser tout cela maintenant, avant que vos canaux de communication ne se fragmentent davantage, permettra à votre entreprise d'accélérer sa croissance sans accélérer également la confusion.
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