Sabes que compartir conocimientos en el trabajo es importante, solo que no pensabas que tanto de tu tiempo se enfocaría en ello. Estuviste en tres reuniones de inicio de proyectos solo esta semana, y sabes que vas a pasar una buena parte de la tarde respondiendo mensajes de Slack y correos electrónicos. Estás cansado, el equipo está cansado, y estás pensando que incluso personas de la alta dirección están comenzando a sentir el agotamiento.

Probablemente esa es la razón por la que sientes una inmensa culpa por tener que enviar otra actualización de correo electrónico que absorberá más del tiempo y la atención de las personas. Sabemos que la sobrecarga de información es un gran problema en el trabajo. Por eso odiamos contribuir inadvertidamente a ello simplemente haciendo nuestro trabajo.

Las cosas no se van a desacelerar en el trabajo pronto, pero podemos ayudarte si quieres ayudar a reducir esa carga cognitiva en el trabajo. Si estás buscando formas de compartir conocimientos de manera eficiente y reducir la sobrecarga, tenemos algunos consejos para ayudarte a comenzar.

Está bien ser selectivo

Nos encontramos con mucha información a lo largo del día. Después de un tiempo, es natural comenzar a ignorar ciertas cosas y distribuir tu atención a lo que piensas que lo necesita. A veces, cuando das a las personas "toda la historia", les estás dando más información de la que realmente necesitan para obtener el resultado que deseas. Demasiada información puede ser confusa o hacer que las personas trabajen más lentamente y con más esfuerzo del que deberían.

Antes de compartir conocimientos, tómate un tiempo para pensar en los aspectos más importantes que deseas que las personas tengan. Concéntrate en darles la información que necesitan para completar la tarea en cuestión y asegúrate de que las personas entiendan lo que se espera de ellas.

También está bien dar a las personas la opción de consumir información adicional por su cuenta. No hay nada de malo en dar a las personas los puntos de datos que necesitan para manejar una tarea, y luego también darles un enlace a un estudio completo si quieren leerlo cuando tengan tiempo.

Programa tiempo para compartir

A veces el problema no es la cantidad de conocimiento que estás recibiendo, es el ritmo al que lo recibes. Recibir tu correo electrónico de actualización semanal del proyecto puede ser una parte importante de tu día, pero también puede ser extremadamente distractor cuando ya estás concentrado en otras tareas.

Agregar un poco de previsibilidad a cuándo compartes tu conocimiento podría ser muy beneficioso para tu equipo. Les ayuda a planificar mejor sus días, ya que sabrán cuándo esperar actualizaciones o información importante que les ayude con su trabajo.

No tienes que programar cada correo electrónico hasta el minuto (a menos que realmente quieras hacerlo). Simplemente informar a las personas para que esperen actualizaciones los martes por la tarde o que estás disponible para revisar el trabajo el tercer viernes de cada mes, le da a todos un poco más de previsibilidad.

Identifica lo que es importante

Pensemos en dos situaciones hipotéticas en el trabajo:

1. Tuviste una conversación excelente con un cliente y tenían algunos comentarios que querían compartir sobre su última experiencia con tu empresa.
2. Resulta que la última actualización del producto terminó eliminando algunas características clave que se volvieron inaccesibles. El equipo de ingeniería está en una situación de "todos a trabajar" tratando de solucionar el problema, y el equipo de CX necesita ser informado sobre qué decir a los clientes.

Claramente, el segundo escenario es más importante y urgente que el primero. ¿Cómo le haces saber a tus compañeros de trabajo sobre la urgencia? Cuando todo en el trabajo comienza a sentirse como si fuera una emergencia, de repente se vuelve mucho más difícil determinar dónde debería estar tu atención. En lugar de hacer que cada correo electrónico o Slack parezca que requiere la atención inmediata de alguien, piensa en formas de ayudar a tus empleados a saber qué es importante. La función de anuncios de Guru es una forma muy efectiva de mostrar urgencia en los mensajes. Ver ese botón "lo leí" en la parte superior de las tarjetas le indica a los empleados que están viendo algo importante, y también ayuda a las personas que envían el mensaje a rastrear la participación y asegurarse de que las personas adecuadas lo lean.

Mantén las cosas simples

La forma en que presentamos la información que compartimos es importante. En general, cualquier conocimiento que compartas con tu equipo debe ser lo suficientemente fácil de entender y presentado de manera que sea fácil de acceder. Sé estratégico sobre la forma en que presentas la información, y recuerda mantener la comprensión y la digestibilidad en el centro de tu trabajo.

¿Sencillo, verdad?

Si estás acostumbrado a escribir en grandes bloques de texto, considera dividir tu mensaje en puntos más pequeños que hagan que tu información sea más escaneable. Dividir tus pensamientos en oraciones más pequeñas puede ayudarte a centrarte mejor en el mensaje en cuestión y puede ayudar a asegurar que estés presentando la información más importante para hacer llegar tu punto.

Piensa si videos, imágenes o incluso clips de audio pueden ayudar a las personas a comprender mejor la información. Grabamos Looms para estados previos al trabajo y de proyectos, y animamos a las personas a dar actualizaciones y hacer preguntas de manera asíncrona. Esto le da a las personas la oportunidad de reflexionar sobre la información que hemos presentado, y regresar con preguntas cuando sea el momento adecuado.

La gestión del conocimiento es la clave para combatir la sobrecarga de información

Compartir conocimientos es importante y debería ser la piedra angular de cada lugar de trabajo. Pero también somos conscientes que es posible tener demasiado de algo bueno. Depende de nosotros saber cuándo y cómo compartir conocimientos, e implementar algunas de las prácticas sugeridas en esta publicación es un gran primer paso para hacer que el compartir conocimientos sea más efectivo y eficiente.

Somos grandes fanáticos de los días sin reuniones y la comunicación asíncrona porque sabemos cuán pesado puede ser el peso de la sobresaturación de información. Dar a las personas espacio para procesar la información que han consumido es otra parte importante de compartir conocimientos.

Tómate un tiempo para pensar en cómo tú y tus compañeros de trabajo pueden colaborar para compartir conocimientos sin contribuir a la sobrecarga de información. Puede que descubras que tu día se vuelve un poco menos estresante, un poco más productivo y mucho más satisfactorio.