Vous savez que partager des connaissances au travail est important, vous ne pensiez juste pas que tant de votre temps serait concentré sur cela. Vous étiez seul lors de trois réunions de lancement de projet cette semaine, et vous savez que vous allez passer une partie de l'après-midi à répondre à des Slacks et des e-mails. Vous êtes fatigué, l’équipe est fatiguée, et vous pensez même que les personnes de la direction commencent à se sentir épuisées.

C’est probablement pourquoi vous ressentez une immense culpabilité d’avoir à envoyer une autre mise à jour par e-mail qui va absorber un peu plus de temps et d’attention des gens. Nous savons que la surcharge d'informations est un problème majeur au travail. C'est pourquoi nous détestons contribuer involontairement en juste faisant notre travail.

Les choses ne vont pas ralentir au travail de sitôt, mais nous pouvons vous aider si vous voulez réduire cette charge cognitive au travail. Si vous cherchez des moyens de partager des connaissances de manière efficace et de réduire la surcharge, nous avons quelques conseils pour vous aider à démarrer.

C'est bien d'être sélectif

Nous rencontrons beaucoup d'informations tout au long de la journée. Au bout d'un moment, il est tout à fait naturel de commencer à ignorer certaines choses et de répartir votre attention sur ce que vous pensez en avoir besoin. Parfois, quand vous donnez aux gens « l'histoire complète », vous leur donnez plus d'informations que ce dont ils ont réellement besoin pour obtenir le résultat que vous souhaitez. Trop d'informations peuvent être déroutantes ou forcer les gens à travailler plus lentement et plus dur qu'ils ne le devraient.

Avant de partager des connaissances, prenez le temps de réfléchir aux points les plus importants que vous voulez que les gens retiennent. Concentrez-vous sur le fait de leur donner les informations dont ils ont besoin pour accomplir la tâche à portée de main et assurez-vous que les gens comprennent ce qu'on attend d'eux.

Il est également acceptable de donner aux gens la possibilité de consommer des informations supplémentaires par eux-mêmes. Il n'y a rien de mal à donner aux gens les points de données dont ils ont besoin pour gérer une tâche, puis de leur donner également un lien vers une étude complète s'ils veulent la lire quand ils ont le temps.

Planifiez du temps pour partager

Parfois, le problème n’est pas la quantité de connaissances que vous recevez, mais la cadence à laquelle vous les recevez. Recevoir votre e-mail hebdomadaire de mise à jour du projet peut être une partie importante de votre journée, mais cela peut aussi être terriblement distrayant lorsque vous êtes déjà concentré sur d'autres tâches.

Ajouter un peu de prévisibilité à la manière dont vous partagez vos connaissances pourrait être très bénéfique pour votre équipe. Cela les aide à mieux planifier leurs journées puisqu'ils sauront quand s'attendre à des mises à jour ou des informations importantes pour les aider dans leur travail.

Vous n'avez pas besoin de programmer chaque e-mail à la minute près (à moins que vous ne le vouliez vraiment). Simplement faire savoir aux gens de s'attendre à des mises à jour le mardi après-midi ou que vous êtes ouvert à revoir le travail le troisième vendredi de chaque mois offre à tout le monde un peu plus de prévisibilité.

Identifiez ce qui est important

Pensons à deux situations hypothétiques au travail :

1. Vous avez eu une excellente conversation avec un client et il avait des retours à partager sur sa dernière expérience avec votre entreprise.
2. Il s'avère que la dernière mise à jour de produit a entraîné la suppression de certaines fonctionnalités clés. L'équipe d'ingénierie est dans une situation « tous ensemble » essayant de résoudre le problème, et l'équipe CX doit être informée de ce qu'il faut dire aux clients.

Il est clair que le deuxième scénario est plus important et urgent que le premier. Comment faites-vous pour que vos collègues connaissent l'urgence ? Lorsque tout semble être une urgence au travail, il devient beaucoup plus difficile de déterminer où votre attention devrait être concentrée. Au lieu de faire en sorte que chaque e-mail ou Slack semble exiger l'attention immédiate de quelqu'un, pensez à des moyens d'aider vos employés à savoir ce qui est important. La fonction d'annonces de Guru est un moyen très efficace de montrer l'urgence dans les messages. Voir ce bouton « Je l'ai lu » en haut des cartes permet aux employés de savoir qu'ils regardent quelque chose d'important, et cela aide également les personnes envoyant le message à suivre l'engagement et à assurer que les bonnes personnes le lisent.

Gardez les choses simples

La façon dont nous présentons les informations que nous partageons est importante. Dans l'ensemble, les connaissances que vous partagez avec votre équipe doivent être suffisamment faciles à comprendre et présentées de manière à les rendre facilement accessibles. Soyez stratégique dans la manière dont vous présentez les informations, et rappelez-vous de garder la compréhension et la digestibilité au premier plan de votre travail.

Simple, non ?

Si vous avez l'habitude d'écrire de gros blocs de texte, envisagez de décomposer votre message en puces plus petites qui rendent vos informations plus faciles à lire. Décomposer vos pensées en phrases plus petites peut vous aider à mieux vous concentrer sur le message à transmettre et peut aussi garantir que vous présentez les informations les plus importantes pour faire passer votre point.

Pensez à utiliser des vidéos, des images ou même des clips audio pour aider les gens à mieux comprendre les informations. Nous enregistrons des Looms pour les pré-travaux et les statuts de projet, et encourageons les gens à donner des mises à jour et à poser des questions de manière asynchrone. Cela donne aux gens l'occasion de prendre connaissance des informations que nous avons présentées, et de revenir avec des questions quand le moment est venu.

La gestion des connaissances est la clé pour lutter contre la surcharge d'informations

Partager des connaissances est important et devrait être la pierre angulaire de tout lieu de travail. Mais nous sommes également conscients qu'il est possible d'avoir trop de bonnes choses. Il nous appartient de savoir quand et comment partager des connaissances, et mettre en œuvre certaines des pratiques suggérées dans cet article est un excellent premier pas pour rendre le partage de connaissances plus efficace et efficient.

Nous sommes de grands fans des jours sans réunion et de la communication asynchrone car nous savons combien le fardeau de la surcharge d'informations peut être lourd. Donner aux gens de l'espace pour traiter les informations qu'ils ont consommées est un autre aspect important du partage de connaissances.

Prenez le temps de réfléchir à la manière dont vous et vos collègues pouvez travailler ensemble pour partager des connaissances sans contribuer à la surcharge d'informations. Vous constaterez peut-être que votre journée devient un peu moins stressante, un peu plus productive et beaucoup plus satisfaisante.