“Quais métricas você considera importantes?” é a pergunta de descoberta de vendas mais importante do nosso tempo. À medida que líderes de receita e pessoas reconhecem a importância de ter uma estratégia sólida de comunicação interna, essa pergunta essencial agora ocupa a maioria das caixas de entrada de trabalho.

A lista de como medir comunicações internas é variada, crescente e (opinião polêmica 🔥) imprecisa. Inclui, mas não se limita a: felicidade/satisfação dos funcionários (um índice eNPS de 30 é considerado bom), retenção de funcionários, taxas de abertura de e-mail, comparecimento a reuniões gerais, conclusão de pesquisas, “produtividade” e feedback qualitativo.

Com o mercado de tecnologia entrando em um território econômico desconhecido, é um bom momento para auditar e ajustar processos para equilibrar eficiência organizacional e experiência do funcionário. Líderes de comunicações internas precisam de métricas atualizadas para uma força de trabalho híbrida em evolução.

Você não pode melhorar o que não mede. E você não pode desenvolver uma estratégia de comunicação interna atualizada que seja apropriada para um ambiente híbrido sem avaliar e ser honesto sobre o que não está funcionando.

Erros comuns em comunicações internas e como corrigi-los

Empresas e organizações podem ser únicas à sua maneira, mas muitas enfrentam desafios de comunicações internas quase idênticos. Vamos dedicar um tempo para mergulhar em alguns dos problemas mais comuns de comunicações internas que as empresas enfrentam. Poderíamos escrever uma série inteira de postagens sobre todos os diferentes problemas de comunicações internas que você pode enfrentar no trabalho. Por agora, vamos apenas focar nos três que vemos nossos clientes (e nós mesmos) lidarem com mais frequência.

Problema: Lidando com excesso (ou seja, talvez você tenha tido demais muito rapidamente)

Você sente que seu prato está um pouco cheio demais no trabalho? Você não está sozinho. Americanos estão trabalhando 1% mais horas em média do que no início da pandemia. Não estão, no entanto, produzindo 1% mais receita ou estão 1% mais satisfeitos com o trabalho que realizam.

De acordo com a Reclaim.ai, a quantidade de tempo que as pessoas passam em reuniões aumentou desde fevereiro de 2020. Agora estamos todos com uma média de cerca de 7,3 horas a mais em reuniões. Esse tempo adicional gasto comunicando e trabalhando contribui para o esgotamento e estresse. E, infelizmente, a Associação Psicológica Americana (APA) afirma que esses sentimentos estão em um nível recorde.  

Por que você pergunta?

Alarmantemente, a APA também afirma que 6% dos americanos relataram fadiga cognitiva, 32% relataram exaustão emocional e impressionantes 44% relataram fadiga física — um aumento de 38% desde 2019. Essa incapacidade de pensar ou se concentrar impacta a receita.

A falta de foco devido à sobrecarga de informações reduz a motivação e resigna muitos de nós a trabalhar em pequenas pedras (tarefas de baixo nível) em vez de grandes rochas (o trabalho mais profundo que terá impacto). Como alguém pode esperar se comunicar efetivamente com colegas quando estão sobrecarregados?

Solução: Repense a forma como você gerencia reuniões e utiliza seu conjunto tecnológico

Se todos nós estamos passando mais tempo em reuniões, devemos nos certificar de que estamos usando esse tempo bem. Auditorias de reuniões e guias de reunião precisos são a chave para o sucesso aqui. Isso pode parecer básico, mas pensar mais sobre a forma como você lida e planeja reuniões pode ajudar. Dê uma olhada em nosso modelo dos 4 Ps de uma reunião para ver uma forma eficaz de planejar e estruturar reuniões.

Quando você está repensando a forma como lida com reuniões, também reserve um tempo para considerar a melhor maneira de encerrá-las. Às vezes saber quando encerrar o dia, ou mover a discussão de forma assíncrona, pode ser suficiente para melhorar sua cadência de reuniões.

Se você estiver se sentindo sobrecarregado pela quantidade de reuniões em seu calendário, considere dar uma pausa a si mesmo e sua equipe. Pense sobre como seria adicionar um dia sem reuniões internas à sua semana. Isso pode dar a todos um tempo crucial de concentração para tarefas importantes e também permite que você mantenha reuniões de longa data com clientes.

Agora que você teve a chance de repensar seu tempo de reunião, vamos pensar sobre seu conjunto tecnológico. Acredite ou não, é bem fácil usar uma ferramenta diariamente para o trabalho e ainda assim não saber a melhor maneira de utilizá-la. Certifique-se de que todos estão aproveitando ao máximo o software e as ferramentas escolhidos pela sua equipe, estabelecendo algumas melhores práticas.

Reserve um tempo para pensar sobre o propósito de cada ferramenta ao passar por esse exercício. Quais problemas e casos de uso suas ferramentas resolvem? Você e sua equipe sentem que essas ferramentas estão atendendo a essas necessidades?

Confira nossos Cards sobre etiqueta do Slack e "qual ferramenta eu uso quando..." para ver o que queremos dizer." para ver o que queremos dizer. Essa pequena direção atua como um guia para seus funcionários. Eventualmente, esses guias criam rituais facilmente repetíveis que podem ajudar a reduzir a fadiga de tomada de decisão e a carga cognitiva que vem com isso.

Problema: Comunicações internas são problema de todos, mas não é trabalho de todos

Hora de outra opinião polêmica 🔥: Líderes de comunicações internas estão sobrecarregados de trabalho e informações, e não é razoável (ou mesmo factível) esperar que eles lidem com a criação e distribuição de toda comunicação na empresa.

Mesmo que sua empresa não tenha um departamento ou posição dedicada a comunicações internas, estamos dispostos a apostar que há um pequeno número de pessoas (ou talvez até uma pessoa) que cria e documenta os memorandos, PDFs, direções e formulários mais importantes.

É perigosamente fácil se deixar levar por essa forma de trabalhar e, eventualmente, isso pode causar grandes problemas em toda a organização. Essa é uma maneira infalível de criar silos de informação e transformar funcionários úteis em acumuladores de conhecimento acidentais. É absolutamente importante que gerentes, colaboradores individuais e outros trabalhadores saibam quando documentar ou como compartilhar seu conhecimento. Criar um processo de comunicações internas acionável que apenas uma equipe ou indivíduo siga não ajudará ninguém.

Alinhamento interno e eficiência operacional são questões que todos, independentemente do cargo, devem se preocupar se estiverem preocupados com crescimento e rentabilidade. Nem toda equipe, no entanto, tem a visibilidade cross-functional para observar onde os silos departamentais criam fricção.

Solução: Treine funcionários sobre a maneira certa de lidar com comunicações internas

Sabemos o que você está pensando. “Eu realmente preciso treinar os funcionários sobre como documentar conhecimento ou enviar uma mensagem para alguém no Slack?” Não estamos dizendo que você precisa treinar as pessoas sobre como fazer coisas básicas que provavelmente já sabem como fazer. Estamos dizendo que dar um pouco de direção às pessoas sobre etiqueta, uso adequado da plataforma e formatação pode ter um grande impacto.

Padronizar seus processos de comunicações internas é essencial. Estabelecer procedimentos e protocolos concretos ajuda a reduzir a confusão e torna muito mais fácil para as pessoas se envolverem.

Desenvolva e compartilhe templates, como fazer e outros recursos para mostrar aos funcionários a maneira certa de se comunicar. Esses recursos devem ser acessíveis, fáceis de encontrar e ainda mais fáceis de aplicar.  O objetivo disso é fazer com que qualquer funcionário se sinta capacitado a criar e compartilhar informações importantes por conta própria.

Muitas pessoas aprendem por meio de exemplos, então envolva a liderança trazendo-os como padrão de ouro para comunicações internas. Por exemplo, o CFO da Guru, Dennis Sevilla, compartilha atualizações regulares sobre o mercado e como isso afeta a empresa através do novo recurso de anúncio do Guru. Suas atualizações informativas e acessíveis não são apenas úteis; elas também mostram às pessoas a maneira certa de estruturar informações importantes em Cards.

Problema: Confundir Consumo com Compreensão

Você presume que enviar um e-mail (ou PDF, vídeo, mensagem no Teams, ou qualquer que seja seu método de comunicação preferido) significa que as pessoas:

1. Lêem

e

2. Entender o que você está tentando comunicar

Na maioria das vezes, você é sortudo se as pessoas chegarem ao número 1. Visualizações e impressões são apenas uma dimensão do consumo de conhecimento, e não garantem necessariamente que um ser humano tomará a ação que você quer que ele tome após consumir. Há uma grande diferença entre ler uma mensagem que você recebeu e entender as informações que acabou de receber.

Solução: Teste formas de garantir que as pessoas entendam as mensagens que você envia

Não se preocupe, você não precisa se tornar um fiscal e aplicar testes elaborados para cada atualização de projeto que enviar pelo Slack. Há muitas maneiras simples e eficazes de garantir que as pessoas entendam as comunicações que recebem.

Considere ser direto e incluir uma declaração de intenção no início de sua mensagem. Uma frase simples que diz: “Após ler este documento, você deve entender nosso novo processo para solicitar folga (PTO),” diz às pessoas o que esperar e também deixa subentendido que se não entenderem, precisam entrar em contato.

Crie um ciclo de feedback para a comunicação que envolva responsabilidade da parte do comunicador e do destinatário. Guru chama isso de Regra de Ouro das Comunicações Internas.  Por exemplo, quando um funcionário recebe uma notificação que não foi projetada para seu público específico, é incentivado a ser radicalmente direto e pedir que o remetente seja mais específico sobre o que ele está pedindo que os funcionários façam.

Sinta-se à vontade para ser criativo com isso. Algumas pessoas gostam de fazer pequenos questionários que resumem os principais pontos. Outras gostam de incluir pequenas “surpresas de Páscoa” no final das comunicações para recompensar os leitores e adicionar um pouco de diversão ao dia deles. Nosso mais recente “knewsletter” terminou com isso:

Você chegou ao final do Knews! Como recompensa, você pode ler sobre a história do chantilly e assistir um corvo suavemente dizendo "Woo!" por 50 segundos.

Chantilly e corvos não tinham muito a ver com nossas atualizações. Apesar disso, deram algumas risadas e sutilmente nos deram uma maneira de incentivar as pessoas a lerem nossas newsletters do início ao fim.

Melhores comunicações internas = melhor trabalho

Estresse mental e físico acontece porque um excesso de informações leva a uma escassez de atenção. Líderes de comunicações internas se preocupam em criar sinais através do ruído, fornecer clareza como bondade e ajudar os funcionários a manter tempo e (mental e real) espaço para fazer o seu melhor trabalho.

Portanto, reduza o número de projetos nos quais você está trabalhando, estabeleça, padronize e eduque seus líderes e equipe sobre suas melhores práticas de comunicações para alinhamento interno. Isso impacta todos na sua organização! Sem uma maneira escalável de medir se as pessoas entendem e tomam atitudes sobre o que você está enviando, a maioria das métricas de comunicação são unidimensionais.