Nunca quise ser planificador de eventos, y aún así, de alguna manera, he planificado eventos de empresa desde la startup de marketing digital para la que trabajé, que se asoció con Facebook en el entonces moderno Ace Hotel (Facebook acababa de abrir su API de publicidad y el internet y nuestras capacidades de atención nunca serían las mismas). Siempre he pensado en los eventos más como un trabajo táctico en lugar de una estrategia, acercándolos como algo más cercano a llevar la cena de Acción de Gracias a la mesa, caliente, teniendo en cuenta todas las restricciones dietéticas.

Trabajar de forma remota en 2021 ha cambiado mi narrativa (lo único que puedo controlar) sobre la planificación de eventos de empresa. Los eventos virtuales internos deberían ser una prioridad estratégica de la empresa y deberían ser posicionados así por defecto. Estos eventos carecen de oportunidades significativas para la camaradería nocturna, pero monopolizan los costosos y finitos recursos de nuestro tiempo y atención. Sin intencionalidad sobre cómo se gasta el tiempo en pantalla, sin embargo, los eventos virtuales pueden ser agotadores y desalentadores.

En Guru, trato de ayudar a nuestro equipo a ser mejor en sus trabajos al desarrollar y probar procesos para el bienestar digital y mejorar las comunicaciones internas. Según el Slack Funds Future of Work, "el 83% [de los fundadores] creen que su mayor desafío al pasar al trabajo remoto fue asegurarse de que sus empleados se sintieran comprometidos y conectados con su trabajo."

Todo es comunicación interna

Si el mayor desafío es fomentar el compromiso y la conexión, la solución reside en el enfoque y el proceso en torno a la comunicación en lugar de un software/herramienta específica. Desde el interior de las invitaciones de calendario, hasta el recipiente de 2 galones de palomitas que ahora está vacío abajo, cómo nos comunicamos y conectamos entre nosotros importa. El reconocimiento público y el tono pueden hacer el día de alguien. Las expectativas poco claras sobre por qué estás en una reunión y cómo agregarás valor a la discusión pueden romperla.

¿Cómo puede el Kick-Off de la Compañía (CKO) tener un impacto positivo en los ingresos y la moral (alegrar a los empleados) cuando están agotados y probablemente tienen deficiencias de vitamina D? ¿Cómo podemos motivar a un equipo cuya atención está dividida?

Cómo planeamos nuestro evento virtual

Entonces, después de un año de reuniones por video, y todos los desafíos que vienen con ellas, ¿cómo organizamos este evento a gran escala para el éxito?

1. Proporcionamos visibilidad y responsabilidad en torno a nuestro Plan de la Compañía del FY22

Días antes del inicio del kick-off virtual, nuestro CEO envió un anuncio a todos los empleados. Junto con los detalles y expectativas del evento esenciales, esta comunicación consolidada incluyó el plan de la empresa de Guru y nuestros objetivos y resultados clave (OKR) para el trimestre.

Plantilla: Su Kick Off de Compañía - Lo que debe saber antes de ir

En Guru, enviamos anuncios a los empleados cuando se requiere acción de ellos. En este caso, queríamos que los empleados asistieran a nuestro Town Hall (el evento inaugural del kick-off) habiendo leído y digerido ya nuestros objetivos y dirección de la empresa. Todo esto está muy bien, pero ¿cómo nos aseguramos de que los empleados no pasen por alto este contexto esencial debido a las distracciones?

2. Bloqueamos tiempo para Lectura Silenciosa Sostenida (o SSR para aquellos que leyeron Ramona Quimby en los 90)

Establecimos bloques de calendario específicos para toda la empresa con instrucciones detalladas sobre cómo los empleados podrían utilizar ese tiempo en solitario, incluyendo ponerse al día con sesiones pregrabadas, o hacer trabajo específico relacionado con las inversiones de la empresa.

"La lectura previa fue útil, al igual que despejar reuniones para tiempo de enfoque." — Retroalimentación de empleados

Por ejemplo, tenemos una capacitación sobre sesgos implícitos a nivel de empresa en marzo para la cual se requiere un extenso trabajo previo. Al añadir tiempo bloqueado a los calendarios ahora y dar a nuestros empleados tiempo para hacer ese trabajo previo (vs. hacerlo en el último minuto o no hacerlo en absoluto), hemos dado a todos las herramientas que necesitan para aprovechar al máximo un futuro evento.

3. Sugerimos que el intercambio de conocimiento asíncrono sea la metodología de comunicación por defecto

Usando una mezcla de Guru y Loom (grabaciones de video que proporcionan contexto para el material documentado) reemplazamos la necesidad de leer presentaciones en sesiones en vivo, haciendo que las sesiones mismas fueran más eficientes. Usar Guru para documentar información de toda la empresa (como nuestro logro de ingresos del Q4 y tendencias) da a los empleados la autonomía y autoridad para digerir información en el tiempo y espacio que les funcione.

"Realmente disfruté ver a través de la organización y alinearme con lo que la empresa está haciendo y hacia dónde va. Me gustó la serie de Tarjetas donde Rick definió estas cosas, la naturaleza asíncrona de ese trabajo, y luego reunirme para poder alinearnos en las iniciativas y aplicarlas interpersonalmente." — Retroalimentación de empleados

4. Dispersamos nuestro típico evento presencial de 3 días durante un período remoto de 10 días

Normalmente, nuestros kick-offs de empresa son eventos fuera de sitio de 3 días que involucran días completos de sesiones (y noches completas de conciertos, cenas, trivias y fiestas). Con eso ya no siendo una opción, espaciamos intencionalmente los eventos a nivel de empresa durante 2 semanas. Sin hoteles que presupuestar o boliche que planear, en lugar de forzar a las personas a pasar 8 horas seguidas en Zoom, decidimos integrar el evento más grande en una semana laboral más normal.

Este ritmo también tuvo el beneficio de permitirnos establecer expectativas sobre cuándo sintonizar a punto de participar sin agotar a las personas. Ciertamente, una preocupación es que dispersar contenido y mensajes durante 2 semanas reducirá su potencia y urgencia (después de todo, tal vez sea solo una semana laboral normal). Pero aunque eso es posible, soy un fanático de la metodología de “cambio lento” para la gestión del cambio estratégico.

5. Nos aseguramos de que hubiera deleites y sorpresas para los empleados (y apoyamos al USPS en el proceso)

Para hacer de este un cool kick-off virtual, no un kick-off virtual regular, nos asociamos con nuestro increíble equipo de marca para rociar sorpresas y migajas de conocimiento a lo largo del evento. Tejimos comida, premios, recompensas, competencias y participación de contenido a lo largo de cada día del kick-off a través de Slack y Guru.

Probablemente la parte más importante—y divertida—de este CKO fue un rompecabezas de toda la compañía liderado por el Personaje Secreto (completo con perfil de Slack y tarjeta de Historia de Vida de Guru) llamado Maestro del Conocimiento quien nos ayudó a trabajar juntos para encontrar el premio supremo a nivel de compañía por completar el evento: además de un paquete de regalos (frisbee, gorro, tu ropa de exterior chic habitual) le dimos a nuestro equipo un fin de semana de 4 días.

Lo que aprendimos sobre armar un evento virtual

"A pesar de que no estábamos en persona, todo esto se sintió realmente especial y me sentí conectado a la misión y el equipo de Guru." — Retroalimentación de empleados

Habiendo terminado nuestro kick-off de 10 días, esto es lo que hemos descubierto: establecer expectativas—y luego superarlas—es la clave para hacer que un evento completamente remoto funcione. En un entorno remoto, las distracciones son inevitables. Para interrumpir ese statu quo, saber cómo se espera que gastes el tiempo ayuda a mantenernos enfocados—pero ser sorprendidos en puntos donde la atención puede comenzar a decaer nos ayuda a restablecernos y volver a involucrarnos.