Crear una base de conocimientos lleva tiempo. Necesitas documentar toda la información que tu equipo necesita, sistematizar los documentos y convenciones de nomenclatura, y curar el contenido de una manera que sea utilizable (y escalable). Una vez creado, debes dedicar tu tiempo a actualizarlo continuamente. Lo más importante, necesitas crear algo que tu equipo realmente use. Debe ser muy fácil encontrar información, y deberían poder decir claramente si lo que están leyendo es preciso o está desactualizado. Los repositorios de conocimiento son notoriamente poco exitosos debido al tiempo requerido para producir y actualizarlos, combinado con la incertidumbre de que incluso se estén aprovechando por el equipo. Nadie quiere gastar tiempo en algo que nunca se usa, así que el repositorio se vuelve obsoleto con el tiempo y eventualmente deja de ser utilizado por completo.

Hay buenas noticias: ¡tu equipo ya está desarrollando una base de conocimientos! A través de las preguntas que hacen y la información que solicitan, están indicando qué contenido debería añadirse a tu sistema de gestión del conocimiento. Tampoco hay buenas noticias: en lugar de convertirse en un recurso que beneficie a todo el equipo, esta riqueza de conocimiento está atrapada en correos electrónicos esporádicos y conversaciones de chat, lo que hace que sea demasiado difícil encontrar o saber si aún es preciso. Debido a esto, tus empleados interrumpen su trabajo a diario haciendo búsquedas interminables y haciendo las mismas preguntas a los expertos una y otra vez. Cuanto más crece tu equipo, más impacto tiene esto en tu equipo.

Queremos que gestionar y compartir conocimiento sea fácil, por eso comenzamos Guru. Hoy estamos emocionados de anunciar nuestra nueva función de preguntas y respuestas, que toma el proceso típico de hacer preguntas y agrega un flujo de trabajo que permite que las respuestas sean almacenadas y actualizadas automáticamente. Al igual que en el chat y el correo electrónico, todo lo que tienes que hacer es hacer la pregunta y seleccionar a la persona o grupo que te gustaría que la respondiera. A diferencia del chat y el correo electrónico, Guru almacena esta pregunta para que todo tu equipo pueda encontrar fácilmente la respuesta, y nuestro flujo de trabajo de verificación recuerda al experto actualizar su respuesta (lo que lleva aproximadamente dos minutos). Tu contenido permanece relevante sin que nadie tenga que recordar encontrar y actualizar su contenido.

Todo lo que tienes que hacer para comenzar este proceso es pedir a tus compañeros de trabajo que hagan sus preguntas en Guru. Entonces, cuando las preguntas alcancen una masa crítica, puedes usar el Administrador de Tarjetas para organizar la información en Colecciones y proporcionar una experiencia curada para tus empleados con solo unos pocos clics. Haciendo exactamente lo que hacías antes, respondiendo a las preguntas de tu equipo, has construido una base de conocimientos que tus empleados pueden utilizar como un recurso para respuestas e información sin tener que salir de su flujo de trabajo o interrumpir a sus compañeros de trabajo. Ahora puedes dejar de preocuparte por la estructura de tu wiki, volver a tu trabajo y ver cómo emerge una base de conocimientos significativa ante tus ojos.