Criar uma base de conhecimento leva tempo. Você precisa documentar todas as informações que sua equipe precisa, sistematizar os documentos e as convenções de nomenclatura, e curar o conteúdo de maneira que seja utilizável (e escalável). Uma vez criada, você precisa dedicar seu tempo para atualizá-la continuamente. Mais importante ainda, você precisa criar algo que sua equipe realmente utilize. Deve ser muito fácil encontrar informações, e eles devem conseguir dizer claramente se o que estão lendo é preciso ou está desatualizado. Repositórios de conhecimento são notoriamente malsucedidos devido ao tempo necessário para produzi-los e atualizá-los, combinado com a incerteza de que eles estão sendo aproveitados pela equipe. Ninguém quer gastar tempo em algo que nunca é usado, então o repositório fica obsoleto com o tempo e eventualmente para de ser utilizado completamente.

Há boas notícias: sua equipe já está desenvolvendo uma base de conhecimento! Através das perguntas que fazem e das informações que solicitam, eles estão indicando quais conteúdos devem ser adicionados ao seu sistema de gestão do conhecimento. Há também más notícias: em vez de se tornar um recurso para beneficiar toda a equipe, essa riqueza de conhecimento está se perdendo em e-mails e conversas de chat aleatórias, tornando muito difícil encontrar ou saber se ainda está precisa. Por causa disso, seus funcionários estão interrompendo seu trabalho diariamente, fazendo buscas sem fim e perguntando aos especialistas as mesmas perguntas repetidamente. Quanto mais sua equipe cresce, mais impactante isso se torna para sua equipe.

Queremos que a gestão e o compartilhamento de conhecimento sejam fáceis, é por isso que começamos o Guru. Hoje estamos empolgados em anunciar nosso novo recurso de Perguntas & Respostas, que transforma o processo típico de fazer perguntas e adiciona um fluxo de trabalho que permite que as respostas sejam armazenadas e atualizadas automaticamente. Como no chat e e-mail, tudo que você precisa fazer é fazer a pergunta e selecionar a pessoa ou grupo que você gostaria que a respondesse. Diferente do chat e do e-mail, o Guru armazena esta pergunta para que toda a sua equipe possa encontrar facilmente a resposta, e nosso fluxo de trabalho de verificação lembra o especialista de atualizar sua resposta (o que leva cerca de dois minutos). Seu conteúdo permanece relevante sem que ninguém tenha que se lembrar de encontrar e atualizar seu conteúdo.

Tudo que você precisa fazer para iniciar esse processo é pedir aos seus colegas de trabalho que façam suas perguntas no Guru. Então, quando as perguntas alcançarem uma massa crítica, você pode usar o Gerenciador de Cartões para organizar as informações em Coleções e fornecer uma experiência curada para seus funcionários com apenas alguns cliques. Fazendo exatamente o que você estava fazendo antes, respondendo às perguntas da sua equipe, você construiu uma base de conhecimento que seus funcionários podem usar como um recurso para respostas e informações sem precisar sair de seu fluxo de trabalho ou interromper seus colegas. Agora você pode parar de se preocupar com a estrutura do seu wiki, voltar para o seu trabalho e assistir a uma base de conhecimento significativa emergir diante dos seus olhos.