Créer une base de connaissances prend du temps. Vous devez documenter toutes les informations dont votre équipe a besoin, systématiser les documents et les conventions de nommage, et organiser le contenu de manière à ce qu'il soit utilisable (et évolutif). Une fois créée, vous devez consacrer votre temps à la mise à jour continue de celle-ci. Surtout, vous devez créer quelque chose que votre équipe utilise réellement. Il doit être très facile de trouver des informations, et ils doivent pouvoir dire clairement si ce qu'ils lisent est précis ou obsolète. Les dépôts de connaissances sont notoirement inefficaces en raison du temps nécessaire à leur production et à leur mise à jour, combiné à l'incertitude qu'ils soient même utilisés par l'équipe. Personne ne veut passer du temps sur quelque chose qui n'est jamais utilisé, donc le dépôt devient obsolète avec le temps et finit par ne plus être utilisé du tout.

Il y a de bonnes nouvelles : votre équipe développe déjà une base de connaissances ! À travers les questions qu'ils posent et les informations qu'ils demandent, ils indiquent quel contenu doit être ajouté à votre système de gestion de connaissances. Il y a aussi de mauvaises nouvelles : au lieu de devenir une ressource bénéfique pour toute l'équipe, cette richesse de connaissances est piégée dans des e-mails et des conversations de chat isolés, rendant difficile de trouver ou de savoir si elle est toujours précise. À cause de cela, vos employés interrompent leur travail quotidien en effectuant des recherches sans fin et en posant sans cesse les mêmes questions aux experts. Plus votre équipe grandit, plus cela devient impactant pour votre équipe.

Nous voulons que la gestion et le partage des connaissances soient faciles, c'est pourquoi nous avons commencé Guru. Aujourd'hui, nous sommes ravis d'annoncer notre nouvelle fonctionnalité Q&A, qui prend le processus typique de poser des questions et ajoute un flux de travail qui permet aux réponses d'être automatiquement stockées et mises à jour. Comme le chat et l'e-mail, il vous suffit de poser la question et de sélectionner la personne ou le groupe que vous souhaitez voir y répondre. Contrairement au chat et à l'e-mail, Guru stocke cette question afin que votre équipe entière puisse facilement trouver la réponse, et notre flux de travail de vérification rappelle à l'expert de mettre à jour sa réponse (ce qui prend environ deux minutes). Votre contenu reste pertinent sans que quiconque ait besoin de se souvenir de trouver et de mettre à jour son contenu.

Tout ce que vous avez à faire pour commencer ce processus est de demander à vos collègues de poser leurs questions dans Guru. Ensuite, lorsque les questions atteignent une masse critique, vous pouvez utiliser le gestionnaire de cartes pour organiser les informations en Collections et fournir une expérience organisée à vos employés en seulement quelques clics. En faisant exactement ce que vous faisiez auparavant, répondant aux questions de votre équipe, vous avez construit une base de connaissances que vos employés peuvent utiliser comme une ressource pour les réponses et les informations sans jamais quitter leur flux de travail ou interrompre leurs collègues. Maintenant, vous pouvez arrêter de vous soucier de la structure de votre wiki, revenir à votre travail et voir une base de connaissances significative émerger sous vos yeux.