How to Choose the Right HR Software [Buyer's Guide 2024]
Una guía completa para compradores sobre cómo elegir el mejor software de recursos humanos. Descubre qué características clave buscar, qué pasos seguir y mucho más.
Aprenda a elegir el software de recursos humanos de sus sueños para mejorar su capacidad de reclutar y retener a los mejores talentos.
El software de recursos humanos es una herramienta ampliamente utilizada que ayuda a las empresas a reducir tareas manuales y costos. Pero también optimiza la forma en que funciona su departamento de recursos humanos, lo que lleva a una mejor productividad y eficiencia.
No es una sorpresa: el proceso de selección es complicado, especialmente si no sabe realmente qué buscar. Además, con tantas opciones, ¿cómo puede elegir una cuando todas prometen grandes cosas?
Hemos creado esta guía del comprador precisamente por esta razón. Aprenda a establecer sus criterios de selección para que pueda encontrar la herramienta perfecta para las necesidades de su equipo de recursos humanos.
¿Qué es el software de recursos humanos?
El software de Recursos Humanos (RRHH) es un software basado en suscripción o en la nube que utilizan muchas empresas para gestionar, optimizar y automatizar tareas relacionadas con los RRHH, como la gestión de información de empleados.
Estas soluciones digitales trabajan arduamente para optimizar los procesos diarios de RRHH e incrementar la eficiencia y productividad de los departamentos de RRHH. En lugar de perder tiempo realizando las mismas tareas administrativas repetitivas, los profesionales de RRHH se centran en esfuerzos más productivos.
Además, dado que las herramientas son altamente personalizables, pueden adaptarse a los requisitos únicos de cualquier empresa, presupuesto y objetivos comerciales.
Pero, ¿cómo funcionan exactamente?
¿Cómo se utiliza el software de recursos humanos?
El principal propósito del software de recursos humanos es reemplazar documentos en papel y ayudar con:
Mantener actualizados y organizados los datos de los empleados
Rastrear el tiempo y medir la satisfacción del empleado
Monitorizar datos y crear informes personalizados
Dar retroalimentación en tiempo real y rastrear el desempeño del empleado
Optimizar el trabajo administrativo y crear nuevos flujos de trabajo
Gestionar beneficios para mejorar el compromiso de los empleados
En resumen, facilita la vida de la gestión de recursos humanos a través de la automatización. Además, mantiene los datos de su personal actualizados, lo que permite una mejor colaboración.
Como resultado, el departamento de recursos humanos puede centrarse en tareas de RRHH más rentables sin verse atrapado por procesos que consumen mucho tiempo. Sí, una plataforma de RRHH tiene muchos beneficios. Veamos cuáles son los beneficios.
¿Cuáles son los beneficios de utilizar software de recursos humanos?
La triste realidad es que uno de cada tres nuevos empleados dejará un trabajo en los primeros 90 días si la experiencia de incorporación del empleado es mala. Una de las causas podría ser la falta de tecnología de RRHH que facilite el reclutamiento de nuevos empleados.
Sin embargo, las herramientas de RRHH son más que solo software de reclutamiento. Si bien las empresas tienen muchas necesidades y deseos diferentes, todas quieren los mismos beneficios de RRHH:
Un impulso a la experiencia y moral del empleado: El nuevo software de RRHH mejora la comunicación entre departamentos, especialmente porque es una aplicación donde los miembros del equipo pueden colaborar. Como resultado, es fácil para las personas encontrar información sobre sus recibos de pago, vacaciones, etc.
Todos los datos almacenados en un solo lugar: Los departamentos de RRHH que utilizan documentos en papel almacenados en archivadores se hacen un gran deservicio. Un sistema de RRHH reúne sus datos dispersos en un solo lugar para que sea más fácil buscarlos.
Un flujo de trabajo de RRHH optimizado: Al utilizar flujos de trabajo automatizados, puede realizar tareas relacionadas con RRHH sin temer cuellos de botella. Además, puede rastrear el estado de cada documento y proceso, así que siempre está al tanto de todo.
Mejora en la toma de decisiones: Aparte de ahorrar costos, las herramientas de RRHH también asignan recursos de manera más eficiente. Le ahorra tiempo y su departamento de RRHH puede tomar decisiones comerciales precisas y oportunas.
Datos del personal seguros: Los departamentos de RRHH trabajan con datos personales, por lo que es importante tener medidas de seguridad para prevenir el riesgo de ciberataques.
¿En conclusión? Utilizar software de RRHH mejora significativamente la forma en que gestiona los datos de sus empleados y mejora su experiencia. Como resultado, tendrá un departamento más eficiente que puede centrarse en lo que realmente importa: su gente.
Cómo elegir el software de recursos humanos adecuado
Hay muchos proveedores de software que intentarán encantarte con una administración de beneficios impecable o procesamiento de nómina sin inconvenientes. Pero, ¿y si no es lo que necesitas?
Si bien es tentador elegir el primer programa de software que te promete la luna, debes tomarte el tiempo para seguir los pasos a continuación.
Paso #1: Evalúa tus necesidades
Cualquier proceso de selección de software comienza con la evaluación de las necesidades de tu organización. Piensa en lo que estás tratando de resolver al implementar una solución así. ¿Quieres agilizar tu proceso de incorporación de nuevos empleados? ¿O mejorar tus procedimientos de evaluación de talento?
Evaluar tus flujos de trabajo de cerca te permitirá ver dónde tus empleados encuentran cuellos de botella y qué puedes mejorar.
Para tener una imagen clara, aquí hay algunas preguntas que puedes hacerte:
¿Estás utilizando actualmente otro sistema de RRHH que está fallando?
¿Cuáles son los desafíos más comunes de tu departamento de RRHH?
¿Hay procesos de RRHH que consumen mucho tiempo?
¿Están satisfechos tus empleados con la solución actual?
¿Cuál es tu presupuesto y cuál es el retorno de inversión (ROI) que esperas?
¿Tu equipo es experto en tecnología o tendrá problemas con la incorporación?
¿Cuáles son las políticas de tu organización en cuanto a la seguridad de los datos?
Paso #2: Identifica tus características imprescindibles
Todos tenemos una lista de deseos de lo que más queremos. Quizás sea un nuevo producto de Apple o una camisa elegante — el mundo es nuestro ostra.
Cuando se trata de elegir tu solución de RRHH, no es diferente. Después de identificar tus requisitos, es hora de comenzar a buscar las funcionalidades que necesitas.
Así que este paso crítico implica crear una lista de tus características imprescindibles y hacerlas una prioridad al evaluar soluciones de RRHH. Aquí tienes una pequeña lista de las características que definitivamente necesitas (hablaremos más sobre ellas más tarde):
Autoservicio para empleados: Nacido para mejorar la productividad de los empleados.
Análisis e informes: Para obtener información sobre la rotación de empleados, el absentismo, etc.
Gestión de reclutamiento e incorporación: Ayuda a eliminar el estrés de la contratación.
Una de las características no negociables más críticas es la integración. Con esta característica útil, puedes acceder a tus datos directamente en la herramienta en la que estás trabajando.
Por ejemplo, la sincronización de HRIS de Guru conecta automáticamente los datos de los empleados de tu software de RRHH, haciéndolos accesibles desde cualquier otro lugar en el que estés trabajando; no es necesario cambiar de contexto. Gracias a la búsqueda empresarial de IA de Guru, puedes obtener respuestas instantáneas a tus consultas de RRHH directamente en tu flujo de trabajo.
Después de hacer esta lista, reduce tus opciones hasta encontrar la herramienta que cumpla con tus requisitos. Ten cuidado, sin embargo. El software de RRHH está en constante evolución; además, muchas soluciones probablemente ofrecen todas las características de tu lista, lo que significa más costo.
Intenta encontrar una herramienta que resuelva tus deficiencias actuales — y ve más adelante si necesitas expandir.
Paso #3: Evalúa tu presupuesto
Después de una evaluación prolongada, finalmente has encontrado la herramienta que parece perfecta. Sin embargo, cuando miras su precio, crujes. Es mucho más caro de lo que habías pensado y te das cuenta de que no tienes el dinero para ello.
Por eso este paso es tan importante. Tendrás que establecer un presupuesto para el nuevo software antes de cometer un error costoso.
Así que, consulta con tomadores de decisiones clave, como los departamentos de finanzas, gestión y RRHH. Juntos, pueden crear un presupuesto que mantenga tus expectativas realistas.
Ten en cuenta que el precio del software de RRHH depende de factores como el tamaño del negocio, las características y el modelo de precios. Piensa cuidadosamente cuánto te gustaría gastar en la nueva herramienta, pero tampoco olvides los costos adicionales.
Por ejemplo, algunas herramientas tienen tarifas de migración e implementación que pueden aumentar los costos iniciales del software.
La única desventaja es que hay demasiadas soluciones disponibles, lo que hace más difícil elegir la correcta. Pero por eso estamos aquí, para decirte qué puedes hacer para facilitar el proceso de selección.
Cuando se trata de evaluar proveedores de software, puedes comenzar revisando guías del comprador (como esta). Estos artículos informativos comparan las mejores herramientas de RRHH entre sí, por lo que puedes ver claramente cuál es la mejor para tu caso de uso.
Para ayudarte, aquí hay algunas preguntas que puedes hacerte:
¿Puedes permitirte?
¿Cuál es la principal característica de la herramienta?
¿Cuáles son las mejores opciones para tu caso de uso?
¿La herramienta satisface tus necesidades y estándares?
¿Qué dicen los clientes al respecto?
¿Cuáles son las herramientas mejor valoradas en tu categoría?
¿Es fácil de usar y navegar o obstaculiza la experiencia del usuario?
¿Tiene una prueba gratuita o una demostración?
¿Está diseñado para pequeñas empresas o grandes corporaciones?
Responder estas preguntas te ayudará a reducir tu lista, llevándonos al siguiente paso.
Paso #5: Crea una lista corta
Tienes una lista enorme de sistemas de software de RRHH que satisfacen tus necesidades, se ajustan a tu presupuesto y tienen las características que deseas. Pero no te estás acercando a encontrar una respuesta.
Bueno, aquí es donde este paso resulta útil. Ahora que tienes toda la información que necesitas, es momento de reducir tus opciones hasta solo tener un puñado (tres a cinco).
Durante tu investigación, lo más probable es que ya tengas algunas soluciones en mente que hicieron una buena impresión. No es una mala idea compararlas nuevamente con tu lista de características imprescindibles y tu presupuesto antes de probarlas.
¿No sabes cómo hacerlo? Aquí hay algunos consejos:
Lee reseñas: Ve a sitios de reseñas confiables como G2 o Capterra y mira qué dicen las personas sobre las herramientas.
Busca estudios de caso: La mayoría de los proveedores de software de RRHH tienen estudios de caso que muestran cómo resolvieron los problemas de las personas.
Pregunta a tus compañeros: ¿Qué creen tus colegas que encajaría mejor con tu negocio? Utiliza su retroalimentación para ayudar a tus esfuerzos de toma de decisiones.
Contactar a un representante de ventas: Si tienes alguna pregunta o inquietud sobre la herramienta, no dudes en contactar al proveedor directamente.
Paso #6: Prueba las herramientas seleccionadas
¿Tienes lista tu selección? ¡Genial! Ahora es momento de ponerlas a prueba.
Muchas soluciones de software de recursos humanos tienen demostraciones, planes gratuitos o pruebas que puedes aprovechar para ver cómo funcionan antes de comprometerte. Aunque una herramienta pueda verse bien en papel y en capturas de pantalla, tal vez no sea tan intuitiva como pensabas.
Verla en acción y tener experiencia práctica te ayudará a decidir si vale la pena el dinero. Puedes probarla tú mismo o pedir a tu departamento de recursos humanos que la pruebe (o ambas).
Los comentarios de tu personal de recursos humanos deberían influir mucho en tu decisión final.
Paso #7: Seleccionar software de recursos humanos
¡Finalmente! El momento de tomar una decisión está cerca. Aunque puedas sentirte seguro en tu elección, ¿está tu departamento de recursos humanos en la misma sintonía? ¿Ellos sienten lo mismo?
Tal vez tu equipo no sea tan hábil con la tecnología como otros y tengan miedo de usar tal herramienta por primera vez. En este caso, es importante dejarles claro que estás implementando una nueva herramienta de recursos humanos e invitarlos a hablar sobre sus preocupaciones con alguien a cargo.
Además, algunos proveedores tienen recursos de integración y capacitación que permiten a tus empleados aprender a usar la herramienta. Asegúrate de que se familiaricen para que puedas integrar correctamente la herramienta en sus operaciones.
Tanto bla bla bla sobre las características, pero aún tenemos que explorarlas. Vamos a solucionar eso.
Qué características buscar en el software de recursos humanos
Cualquier software de recursos humanos tiene muchas características interesantes como gestión del rendimiento, analítica y reportes, y aprendizaje y desarrollo. Pero, ¿cuáles son las principales características que debe tener una herramienta de recursos humanos? Bueno, comienza con estas:
Autoservicio para empleados: ¿Tu departamento de recursos humanos suele estar bombardeado con demasiadas solicitudes de empleados sobre recibos de sueldo o solicitudes de vacaciones? Un portal de autoservicio puede resolver estos problemas y aumentar la productividad, permitiendo a los empleados ver PTO o marcar la entrada y salida por sí mismos.
Reclutamiento y gestión del talento: Adquirir candidatos top es un proceso arduo. Y luego debes luchar para mantenerlos en tu empresa. Una buena herramienta de software HRIS simplifica la contratación y elimina el estrés asociado con ello.
Sistemas de nómina: Es fácil perderse en cálculos matemáticos o incluso olvidar pagar a tus empleados a tiempo. Las soluciones de recursos humanos con funcionalidad de nómina pueden ayudarte a manejar impuestos y recibos de sueldo sin complicaciones, reduciendo significativamente tu carga de trabajo.
Integraciones: Es bastante contraproducente cambiar constantemente entre aplicaciones mientras trabajas. Por eso, la herramienta de recursos humanos que elijas debería funcionar bien con tus sistemas existentes. Toma Guru, por ejemplo. Se conecta sin problemas con tu HRIS para completar automáticamente campos en perfiles de empleados y crear una sola fuente de datos de empleados.
Administración de beneficios: Esta es otra característica clave de los sistemas de recursos humanos ya que te permite gestionar cuidadosamente los beneficios de los empleados, como seguros de salud o bonos por desempeño. Es crítico para mantener la buena voluntad en tu empresa y aumentar las tasas de retención.
Una cosa más. Con la creciente popularidad de la inteligencia artificial (IA), más sistemas de recursos humanos la utilizarán para eliminar procesos intensivos en recursos y tareas repetitivas.
Suficiente sobre las características, sin embargo. Veamos algunos de los mejores software de recursos humanos actualmente disponibles.
5 herramientas a considerar en tu proceso de selección de software de recursos humanos
Hay mucha planificación e investigación involucradas cuando se trata de elegir el software de recursos humanos adecuado. La herramienta elegida debería satisfacer tus necesidades comerciales y debería integrarse cuidadosamente en tus flujos de trabajo.
De lo contrario… 😬
Ahora que sabes qué características debes tener en cuenta, es más fácil seleccionar la solución de software de recursos humanos perfecta. Nuestras opciones cuidadosamente seleccionadas también ayudan.
1. BambooHR
BambooHR es una plataforma fácil de usar que automatiza tareas clave de recursos humanos, como base de datos de empleados, nómina y onboarding.
Esta solución te ayuda a encontrar, contratar e integrar rapidamente el mejor talento. Al utilizar un sólido sistema de seguimiento de candidatos, puedes crear experiencias atractivas para tus nuevas contrataciones desde el primer día.
Además, BambooHR mejora la experiencia y el rendimiento de los empleados creando un entorno próspero. La herramienta puede medir la satisfacción de los empleados y recopilar comentarios relevantes para asegurar el bienestar de los empleados.
Gusto ofrece una solución de nómina y recursos humanos en línea que ayuda a tu personal de recursos humanos con tareas como beneficios, contratación, gestión de recursos, etc.
Su propósito principal es facilitar la nómina al presentar automáticamente tus impuestos e identificar créditos fiscales, lo que puede ahorrarte dinero. Además, Gusto sincroniza el PTO, horas y días festivos de tu equipo con la nómina, por lo que tienes todo lo que necesitas para mantener felices a los empleados.
La herramienta tiene un proceso de integración simple, lo que la hace fácil de entender y usar.
Los clientes dicen: “Su interfaz es limpia y fácil de navegar, y apreciamos su base de conocimiento de recursos para ayudarnos a mantenernos en cumplimiento…”
Y, Gusto se integra con Guru.
3. HiBob
HiBob es una plataforma moderna de recursos humanos que automatiza la forma en que trabajan los departamentos de recursos humanos y promueve más compromiso y productividad.
Puedes personalizar la herramienta según la forma en que operas, ya sea en sitio, remoto o híbrido.
Lo que la gente aprecia es “la simplicidad del producto. Es tan fácil almacenar datos de empleados y agregar campos personalizados para cualquier información adicional que necesites añadir.”
HiBob te ayuda a gestionar tus procesos de recursos humanos básicos, mostrándote información crítica sobre tus empleados, como cumpleaños, quién está enfermo, aniversarios de trabajo, etc.
¿Y adivina qué? HiBob se integra con Guru!
4. Rippling
Rippling proporciona un sistema de gestión de la fuerza laboral para la nómina, gastos, beneficios y dispositivos de una empresa.
Rippling es simple. “Creo que mi abuela podría usarlo, es tan fácil.” Los usuarios pueden encontrar rápidamente lo que buscan, ya sea recibos de sueldo o solicitudes de PTO.
Además, esta solución de recursos humanos automatiza todas tus operaciones y las mantiene en un solo lugar, desde la incorporación hasta la desvinculación.
En general, Rippling hace lo que todo el software de recursos humanos hace. Te ayuda a pagar a los empleados a tiempo, gestionar los beneficios del equipo, manejar evaluaciones de rendimiento y llevar un control del tiempo y la asistencia.
Puedes obtener lo mejor de ambos mundos utilizando Rippling y Guru juntos.
5. TriNet
TriNet es una plataforma de recursos humanos, nómina y externalización adecuada para pequeñas y medianas empresas en cualquier industria.
Ofrece muchas funcionalidades de recursos humanos que resuelven muchas tareas que consumen tiempo, como mitigación de riesgos y cumplimiento, nómina y experiencia en capital humano.
“Me gusta lo fácil que es contactar a una persona real si surge un problema,” dice un revisor. Pero la gente también aprecia que la herramienta sea fácil de usar y cómo gestiona todo el ciclo de vida del empleado.
Además, TriNet te permite cuidar de la nómina y los beneficios de los empleados desde un solo tablero. Dado que también sincroniza automáticamente los datos en toda la plataforma, conduce a menos errores y a operaciones más optimizadas.
Prueba TriNet y Guru juntos hoy.
Es tu turno
Entonces, ¿cómo te sientes? ¿Como si pudieras enfrentar cualquier cosa? 😊 Esperamos que sí.
Esta guía definitivamente te ayudó a aprender cómo elegir el software de recursos humanos que se adapte a las necesidades de tu negocio. Así que no tengas miedo de seguir estos pasos y encontrar la solución de recursos humanos adecuada para ti.
Pero, ¿por qué no llevar a Guru contigo en este camino?
Guru es una herramienta de búsqueda, intranet y wiki potenciada por IA que es ideal para proporcionar a los equipos acceso rápido a la información que necesitan a diario. Brinda al departamento de recursos humanos una plataforma única y confiable para centralizar políticas, listas de verificación y manuales para que puedan trabajar de manera más inteligente y más rápida.
¿Cuáles son los diferentes tipos de software de recursos humanos?
Diferentes tipos de software de recursos humanos te ayudan a automatizar las tareas clave de recursos humanos, incluyendo:
Sistema de Información de Recursos Humanos (HRIS) para centralizar información.
Gestión del Capital Humano (HCM) para alcanzar metas comerciales.
Sistema de Seguimiento de Solicitudes (ATS) para ayudar en tus esfuerzos de reclutamiento.
Sistema de Gestión de Recursos Humanos (HRMS) para una mejor optimización de procesos.
Software de gestión del rendimiento para manejar revisiones de rendimiento.
Sistema de Gestión de Aprendizaje (LMS) para ayudar en el aprendizaje y desarrollo de empleados.
¿Cuánto cuesta el software de recursos humanos?
El software de recursos humanos puede costar entre $25 y $80 por mes.
Un informe de Software Path, sin embargo, indicó que el costo promedio de los sistemas HRIS es de alrededor de $12,625 por cada usuario o $210 por usuario al mes.
El costo del software de recursos humanos puede variar dependiendo de diferentes factores, como el tamaño de tu organización, el modelo de precios y las características y funcionalidades específicas que necesitas.
¿Cómo eliges entre software de HRIS y software de nómina?
El software de HRIS y el software de nómina tienen diferentes roles. Las plataformas de recursos humanos gestionan muchos aspectos del departamento de recursos humanos, como reclutamiento, capacitación de nuevos empleados o gestión del talento.
El software de nómina, por otro lado, solo se encarga de pagar a tu gente y emitir facturas.
Así que, elige una solución de nómina si necesitas automatizar el pago. Si deseas gestionar más aspectos de recursos humanos, entonces necesitas un HRIS.
Aprenda a elegir el software de recursos humanos de sus sueños para mejorar su capacidad de reclutar y retener a los mejores talentos.
El software de recursos humanos es una herramienta ampliamente utilizada que ayuda a las empresas a reducir tareas manuales y costos. Pero también optimiza la forma en que funciona su departamento de recursos humanos, lo que lleva a una mejor productividad y eficiencia.
No es una sorpresa: el proceso de selección es complicado, especialmente si no sabe realmente qué buscar. Además, con tantas opciones, ¿cómo puede elegir una cuando todas prometen grandes cosas?
Hemos creado esta guía del comprador precisamente por esta razón. Aprenda a establecer sus criterios de selección para que pueda encontrar la herramienta perfecta para las necesidades de su equipo de recursos humanos.
¿Qué es el software de recursos humanos?
El software de Recursos Humanos (RRHH) es un software basado en suscripción o en la nube que utilizan muchas empresas para gestionar, optimizar y automatizar tareas relacionadas con los RRHH, como la gestión de información de empleados.
Estas soluciones digitales trabajan arduamente para optimizar los procesos diarios de RRHH e incrementar la eficiencia y productividad de los departamentos de RRHH. En lugar de perder tiempo realizando las mismas tareas administrativas repetitivas, los profesionales de RRHH se centran en esfuerzos más productivos.
Además, dado que las herramientas son altamente personalizables, pueden adaptarse a los requisitos únicos de cualquier empresa, presupuesto y objetivos comerciales.
Pero, ¿cómo funcionan exactamente?
¿Cómo se utiliza el software de recursos humanos?
El principal propósito del software de recursos humanos es reemplazar documentos en papel y ayudar con:
Mantener actualizados y organizados los datos de los empleados
Rastrear el tiempo y medir la satisfacción del empleado
Monitorizar datos y crear informes personalizados
Dar retroalimentación en tiempo real y rastrear el desempeño del empleado
Optimizar el trabajo administrativo y crear nuevos flujos de trabajo
Gestionar beneficios para mejorar el compromiso de los empleados
En resumen, facilita la vida de la gestión de recursos humanos a través de la automatización. Además, mantiene los datos de su personal actualizados, lo que permite una mejor colaboración.
Como resultado, el departamento de recursos humanos puede centrarse en tareas de RRHH más rentables sin verse atrapado por procesos que consumen mucho tiempo. Sí, una plataforma de RRHH tiene muchos beneficios. Veamos cuáles son los beneficios.
¿Cuáles son los beneficios de utilizar software de recursos humanos?
La triste realidad es que uno de cada tres nuevos empleados dejará un trabajo en los primeros 90 días si la experiencia de incorporación del empleado es mala. Una de las causas podría ser la falta de tecnología de RRHH que facilite el reclutamiento de nuevos empleados.
Sin embargo, las herramientas de RRHH son más que solo software de reclutamiento. Si bien las empresas tienen muchas necesidades y deseos diferentes, todas quieren los mismos beneficios de RRHH:
Un impulso a la experiencia y moral del empleado: El nuevo software de RRHH mejora la comunicación entre departamentos, especialmente porque es una aplicación donde los miembros del equipo pueden colaborar. Como resultado, es fácil para las personas encontrar información sobre sus recibos de pago, vacaciones, etc.
Todos los datos almacenados en un solo lugar: Los departamentos de RRHH que utilizan documentos en papel almacenados en archivadores se hacen un gran deservicio. Un sistema de RRHH reúne sus datos dispersos en un solo lugar para que sea más fácil buscarlos.
Un flujo de trabajo de RRHH optimizado: Al utilizar flujos de trabajo automatizados, puede realizar tareas relacionadas con RRHH sin temer cuellos de botella. Además, puede rastrear el estado de cada documento y proceso, así que siempre está al tanto de todo.
Mejora en la toma de decisiones: Aparte de ahorrar costos, las herramientas de RRHH también asignan recursos de manera más eficiente. Le ahorra tiempo y su departamento de RRHH puede tomar decisiones comerciales precisas y oportunas.
Datos del personal seguros: Los departamentos de RRHH trabajan con datos personales, por lo que es importante tener medidas de seguridad para prevenir el riesgo de ciberataques.
¿En conclusión? Utilizar software de RRHH mejora significativamente la forma en que gestiona los datos de sus empleados y mejora su experiencia. Como resultado, tendrá un departamento más eficiente que puede centrarse en lo que realmente importa: su gente.
Cómo elegir el software de recursos humanos adecuado
Hay muchos proveedores de software que intentarán encantarte con una administración de beneficios impecable o procesamiento de nómina sin inconvenientes. Pero, ¿y si no es lo que necesitas?
Si bien es tentador elegir el primer programa de software que te promete la luna, debes tomarte el tiempo para seguir los pasos a continuación.
Paso #1: Evalúa tus necesidades
Cualquier proceso de selección de software comienza con la evaluación de las necesidades de tu organización. Piensa en lo que estás tratando de resolver al implementar una solución así. ¿Quieres agilizar tu proceso de incorporación de nuevos empleados? ¿O mejorar tus procedimientos de evaluación de talento?
Evaluar tus flujos de trabajo de cerca te permitirá ver dónde tus empleados encuentran cuellos de botella y qué puedes mejorar.
Para tener una imagen clara, aquí hay algunas preguntas que puedes hacerte:
¿Estás utilizando actualmente otro sistema de RRHH que está fallando?
¿Cuáles son los desafíos más comunes de tu departamento de RRHH?
¿Hay procesos de RRHH que consumen mucho tiempo?
¿Están satisfechos tus empleados con la solución actual?
¿Cuál es tu presupuesto y cuál es el retorno de inversión (ROI) que esperas?
¿Tu equipo es experto en tecnología o tendrá problemas con la incorporación?
¿Cuáles son las políticas de tu organización en cuanto a la seguridad de los datos?
Paso #2: Identifica tus características imprescindibles
Todos tenemos una lista de deseos de lo que más queremos. Quizás sea un nuevo producto de Apple o una camisa elegante — el mundo es nuestro ostra.
Cuando se trata de elegir tu solución de RRHH, no es diferente. Después de identificar tus requisitos, es hora de comenzar a buscar las funcionalidades que necesitas.
Así que este paso crítico implica crear una lista de tus características imprescindibles y hacerlas una prioridad al evaluar soluciones de RRHH. Aquí tienes una pequeña lista de las características que definitivamente necesitas (hablaremos más sobre ellas más tarde):
Autoservicio para empleados: Nacido para mejorar la productividad de los empleados.
Análisis e informes: Para obtener información sobre la rotación de empleados, el absentismo, etc.
Gestión de reclutamiento e incorporación: Ayuda a eliminar el estrés de la contratación.
Una de las características no negociables más críticas es la integración. Con esta característica útil, puedes acceder a tus datos directamente en la herramienta en la que estás trabajando.
Por ejemplo, la sincronización de HRIS de Guru conecta automáticamente los datos de los empleados de tu software de RRHH, haciéndolos accesibles desde cualquier otro lugar en el que estés trabajando; no es necesario cambiar de contexto. Gracias a la búsqueda empresarial de IA de Guru, puedes obtener respuestas instantáneas a tus consultas de RRHH directamente en tu flujo de trabajo.
Después de hacer esta lista, reduce tus opciones hasta encontrar la herramienta que cumpla con tus requisitos. Ten cuidado, sin embargo. El software de RRHH está en constante evolución; además, muchas soluciones probablemente ofrecen todas las características de tu lista, lo que significa más costo.
Intenta encontrar una herramienta que resuelva tus deficiencias actuales — y ve más adelante si necesitas expandir.
Paso #3: Evalúa tu presupuesto
Después de una evaluación prolongada, finalmente has encontrado la herramienta que parece perfecta. Sin embargo, cuando miras su precio, crujes. Es mucho más caro de lo que habías pensado y te das cuenta de que no tienes el dinero para ello.
Por eso este paso es tan importante. Tendrás que establecer un presupuesto para el nuevo software antes de cometer un error costoso.
Así que, consulta con tomadores de decisiones clave, como los departamentos de finanzas, gestión y RRHH. Juntos, pueden crear un presupuesto que mantenga tus expectativas realistas.
Ten en cuenta que el precio del software de RRHH depende de factores como el tamaño del negocio, las características y el modelo de precios. Piensa cuidadosamente cuánto te gustaría gastar en la nueva herramienta, pero tampoco olvides los costos adicionales.
Por ejemplo, algunas herramientas tienen tarifas de migración e implementación que pueden aumentar los costos iniciales del software.
La única desventaja es que hay demasiadas soluciones disponibles, lo que hace más difícil elegir la correcta. Pero por eso estamos aquí, para decirte qué puedes hacer para facilitar el proceso de selección.
Cuando se trata de evaluar proveedores de software, puedes comenzar revisando guías del comprador (como esta). Estos artículos informativos comparan las mejores herramientas de RRHH entre sí, por lo que puedes ver claramente cuál es la mejor para tu caso de uso.
Para ayudarte, aquí hay algunas preguntas que puedes hacerte:
¿Puedes permitirte?
¿Cuál es la principal característica de la herramienta?
¿Cuáles son las mejores opciones para tu caso de uso?
¿La herramienta satisface tus necesidades y estándares?
¿Qué dicen los clientes al respecto?
¿Cuáles son las herramientas mejor valoradas en tu categoría?
¿Es fácil de usar y navegar o obstaculiza la experiencia del usuario?
¿Tiene una prueba gratuita o una demostración?
¿Está diseñado para pequeñas empresas o grandes corporaciones?
Responder estas preguntas te ayudará a reducir tu lista, llevándonos al siguiente paso.
Paso #5: Crea una lista corta
Tienes una lista enorme de sistemas de software de RRHH que satisfacen tus necesidades, se ajustan a tu presupuesto y tienen las características que deseas. Pero no te estás acercando a encontrar una respuesta.
Bueno, aquí es donde este paso resulta útil. Ahora que tienes toda la información que necesitas, es momento de reducir tus opciones hasta solo tener un puñado (tres a cinco).
Durante tu investigación, lo más probable es que ya tengas algunas soluciones en mente que hicieron una buena impresión. No es una mala idea compararlas nuevamente con tu lista de características imprescindibles y tu presupuesto antes de probarlas.
¿No sabes cómo hacerlo? Aquí hay algunos consejos:
Lee reseñas: Ve a sitios de reseñas confiables como G2 o Capterra y mira qué dicen las personas sobre las herramientas.
Busca estudios de caso: La mayoría de los proveedores de software de RRHH tienen estudios de caso que muestran cómo resolvieron los problemas de las personas.
Pregunta a tus compañeros: ¿Qué creen tus colegas que encajaría mejor con tu negocio? Utiliza su retroalimentación para ayudar a tus esfuerzos de toma de decisiones.
Contactar a un representante de ventas: Si tienes alguna pregunta o inquietud sobre la herramienta, no dudes en contactar al proveedor directamente.
Paso #6: Prueba las herramientas seleccionadas
¿Tienes lista tu selección? ¡Genial! Ahora es momento de ponerlas a prueba.
Muchas soluciones de software de recursos humanos tienen demostraciones, planes gratuitos o pruebas que puedes aprovechar para ver cómo funcionan antes de comprometerte. Aunque una herramienta pueda verse bien en papel y en capturas de pantalla, tal vez no sea tan intuitiva como pensabas.
Verla en acción y tener experiencia práctica te ayudará a decidir si vale la pena el dinero. Puedes probarla tú mismo o pedir a tu departamento de recursos humanos que la pruebe (o ambas).
Los comentarios de tu personal de recursos humanos deberían influir mucho en tu decisión final.
Paso #7: Seleccionar software de recursos humanos
¡Finalmente! El momento de tomar una decisión está cerca. Aunque puedas sentirte seguro en tu elección, ¿está tu departamento de recursos humanos en la misma sintonía? ¿Ellos sienten lo mismo?
Tal vez tu equipo no sea tan hábil con la tecnología como otros y tengan miedo de usar tal herramienta por primera vez. En este caso, es importante dejarles claro que estás implementando una nueva herramienta de recursos humanos e invitarlos a hablar sobre sus preocupaciones con alguien a cargo.
Además, algunos proveedores tienen recursos de integración y capacitación que permiten a tus empleados aprender a usar la herramienta. Asegúrate de que se familiaricen para que puedas integrar correctamente la herramienta en sus operaciones.
Tanto bla bla bla sobre las características, pero aún tenemos que explorarlas. Vamos a solucionar eso.
Qué características buscar en el software de recursos humanos
Cualquier software de recursos humanos tiene muchas características interesantes como gestión del rendimiento, analítica y reportes, y aprendizaje y desarrollo. Pero, ¿cuáles son las principales características que debe tener una herramienta de recursos humanos? Bueno, comienza con estas:
Autoservicio para empleados: ¿Tu departamento de recursos humanos suele estar bombardeado con demasiadas solicitudes de empleados sobre recibos de sueldo o solicitudes de vacaciones? Un portal de autoservicio puede resolver estos problemas y aumentar la productividad, permitiendo a los empleados ver PTO o marcar la entrada y salida por sí mismos.
Reclutamiento y gestión del talento: Adquirir candidatos top es un proceso arduo. Y luego debes luchar para mantenerlos en tu empresa. Una buena herramienta de software HRIS simplifica la contratación y elimina el estrés asociado con ello.
Sistemas de nómina: Es fácil perderse en cálculos matemáticos o incluso olvidar pagar a tus empleados a tiempo. Las soluciones de recursos humanos con funcionalidad de nómina pueden ayudarte a manejar impuestos y recibos de sueldo sin complicaciones, reduciendo significativamente tu carga de trabajo.
Integraciones: Es bastante contraproducente cambiar constantemente entre aplicaciones mientras trabajas. Por eso, la herramienta de recursos humanos que elijas debería funcionar bien con tus sistemas existentes. Toma Guru, por ejemplo. Se conecta sin problemas con tu HRIS para completar automáticamente campos en perfiles de empleados y crear una sola fuente de datos de empleados.
Administración de beneficios: Esta es otra característica clave de los sistemas de recursos humanos ya que te permite gestionar cuidadosamente los beneficios de los empleados, como seguros de salud o bonos por desempeño. Es crítico para mantener la buena voluntad en tu empresa y aumentar las tasas de retención.
Una cosa más. Con la creciente popularidad de la inteligencia artificial (IA), más sistemas de recursos humanos la utilizarán para eliminar procesos intensivos en recursos y tareas repetitivas.
Suficiente sobre las características, sin embargo. Veamos algunos de los mejores software de recursos humanos actualmente disponibles.
5 herramientas a considerar en tu proceso de selección de software de recursos humanos
Hay mucha planificación e investigación involucradas cuando se trata de elegir el software de recursos humanos adecuado. La herramienta elegida debería satisfacer tus necesidades comerciales y debería integrarse cuidadosamente en tus flujos de trabajo.
De lo contrario… 😬
Ahora que sabes qué características debes tener en cuenta, es más fácil seleccionar la solución de software de recursos humanos perfecta. Nuestras opciones cuidadosamente seleccionadas también ayudan.
1. BambooHR
BambooHR es una plataforma fácil de usar que automatiza tareas clave de recursos humanos, como base de datos de empleados, nómina y onboarding.
Esta solución te ayuda a encontrar, contratar e integrar rapidamente el mejor talento. Al utilizar un sólido sistema de seguimiento de candidatos, puedes crear experiencias atractivas para tus nuevas contrataciones desde el primer día.
Además, BambooHR mejora la experiencia y el rendimiento de los empleados creando un entorno próspero. La herramienta puede medir la satisfacción de los empleados y recopilar comentarios relevantes para asegurar el bienestar de los empleados.
Gusto ofrece una solución de nómina y recursos humanos en línea que ayuda a tu personal de recursos humanos con tareas como beneficios, contratación, gestión de recursos, etc.
Su propósito principal es facilitar la nómina al presentar automáticamente tus impuestos e identificar créditos fiscales, lo que puede ahorrarte dinero. Además, Gusto sincroniza el PTO, horas y días festivos de tu equipo con la nómina, por lo que tienes todo lo que necesitas para mantener felices a los empleados.
La herramienta tiene un proceso de integración simple, lo que la hace fácil de entender y usar.
Los clientes dicen: “Su interfaz es limpia y fácil de navegar, y apreciamos su base de conocimiento de recursos para ayudarnos a mantenernos en cumplimiento…”
Y, Gusto se integra con Guru.
3. HiBob
HiBob es una plataforma moderna de recursos humanos que automatiza la forma en que trabajan los departamentos de recursos humanos y promueve más compromiso y productividad.
Puedes personalizar la herramienta según la forma en que operas, ya sea en sitio, remoto o híbrido.
Lo que la gente aprecia es “la simplicidad del producto. Es tan fácil almacenar datos de empleados y agregar campos personalizados para cualquier información adicional que necesites añadir.”
HiBob te ayuda a gestionar tus procesos de recursos humanos básicos, mostrándote información crítica sobre tus empleados, como cumpleaños, quién está enfermo, aniversarios de trabajo, etc.
¿Y adivina qué? HiBob se integra con Guru!
4. Rippling
Rippling proporciona un sistema de gestión de la fuerza laboral para la nómina, gastos, beneficios y dispositivos de una empresa.
Rippling es simple. “Creo que mi abuela podría usarlo, es tan fácil.” Los usuarios pueden encontrar rápidamente lo que buscan, ya sea recibos de sueldo o solicitudes de PTO.
Además, esta solución de recursos humanos automatiza todas tus operaciones y las mantiene en un solo lugar, desde la incorporación hasta la desvinculación.
En general, Rippling hace lo que todo el software de recursos humanos hace. Te ayuda a pagar a los empleados a tiempo, gestionar los beneficios del equipo, manejar evaluaciones de rendimiento y llevar un control del tiempo y la asistencia.
Puedes obtener lo mejor de ambos mundos utilizando Rippling y Guru juntos.
5. TriNet
TriNet es una plataforma de recursos humanos, nómina y externalización adecuada para pequeñas y medianas empresas en cualquier industria.
Ofrece muchas funcionalidades de recursos humanos que resuelven muchas tareas que consumen tiempo, como mitigación de riesgos y cumplimiento, nómina y experiencia en capital humano.
“Me gusta lo fácil que es contactar a una persona real si surge un problema,” dice un revisor. Pero la gente también aprecia que la herramienta sea fácil de usar y cómo gestiona todo el ciclo de vida del empleado.
Además, TriNet te permite cuidar de la nómina y los beneficios de los empleados desde un solo tablero. Dado que también sincroniza automáticamente los datos en toda la plataforma, conduce a menos errores y a operaciones más optimizadas.
Prueba TriNet y Guru juntos hoy.
Es tu turno
Entonces, ¿cómo te sientes? ¿Como si pudieras enfrentar cualquier cosa? 😊 Esperamos que sí.
Esta guía definitivamente te ayudó a aprender cómo elegir el software de recursos humanos que se adapte a las necesidades de tu negocio. Así que no tengas miedo de seguir estos pasos y encontrar la solución de recursos humanos adecuada para ti.
Pero, ¿por qué no llevar a Guru contigo en este camino?
Guru es una herramienta de búsqueda, intranet y wiki potenciada por IA que es ideal para proporcionar a los equipos acceso rápido a la información que necesitan a diario. Brinda al departamento de recursos humanos una plataforma única y confiable para centralizar políticas, listas de verificación y manuales para que puedan trabajar de manera más inteligente y más rápida.
¿Cuáles son los diferentes tipos de software de recursos humanos?
Diferentes tipos de software de recursos humanos te ayudan a automatizar las tareas clave de recursos humanos, incluyendo:
Sistema de Información de Recursos Humanos (HRIS) para centralizar información.
Gestión del Capital Humano (HCM) para alcanzar metas comerciales.
Sistema de Seguimiento de Solicitudes (ATS) para ayudar en tus esfuerzos de reclutamiento.
Sistema de Gestión de Recursos Humanos (HRMS) para una mejor optimización de procesos.
Software de gestión del rendimiento para manejar revisiones de rendimiento.
Sistema de Gestión de Aprendizaje (LMS) para ayudar en el aprendizaje y desarrollo de empleados.
¿Cuánto cuesta el software de recursos humanos?
El software de recursos humanos puede costar entre $25 y $80 por mes.
Un informe de Software Path, sin embargo, indicó que el costo promedio de los sistemas HRIS es de alrededor de $12,625 por cada usuario o $210 por usuario al mes.
El costo del software de recursos humanos puede variar dependiendo de diferentes factores, como el tamaño de tu organización, el modelo de precios y las características y funcionalidades específicas que necesitas.
¿Cómo eliges entre software de HRIS y software de nómina?
El software de HRIS y el software de nómina tienen diferentes roles. Las plataformas de recursos humanos gestionan muchos aspectos del departamento de recursos humanos, como reclutamiento, capacitación de nuevos empleados o gestión del talento.
El software de nómina, por otro lado, solo se encarga de pagar a tu gente y emitir facturas.
Así que, elige una solución de nómina si necesitas automatizar el pago. Si deseas gestionar más aspectos de recursos humanos, entonces necesitas un HRIS.
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