Cuando un empleado deja una empresa, es más que simplemente perder un líder de proyecto o un compañero de café. Hay conocimiento institucional, experiencia y relaciones forjadas que se van por la puerta. Si las empresas no están preparadas para las salidas, pueden encontrarse fácilmente en una situación difícil.

Sabemos que recursos humanos, la gestión y otros departamentos ya están lo suficientemente ocupados con los empleados actuales. ¿Realmente necesitas hundir más tiempo o planificación en alguien que está por salir?

Cada empleado importa, y eso incluye a aquellos que ya se están preparando para la vida después de tu empresa. Esto es lo que te estás perdiendo al no tener un plan de salida.

Agrega estructura a un tiempo notoriamente desestructurado

Las últimas semanas de empleo tienden a ser un tiempo incómodo, de limbo en el que las personas no quieren involucrarse en nada grande, pero aún necesitan encontrar una manera de ocuparse. En lugar de pasar sus últimos días compartiendo conocimiento valioso, sus horas se dedican a navegar por internet y publicar en Reddit.

Las experiencias de salida que se centran en el intercambio de conocimientos permiten a los empleados que se van ser productivos y también ayudan a preparar a los empleados restantes para el éxito. Nadie tendrá que pasar ese tiempo sin saber qué hacer o temiendo el primer día sin su compañero de trabajo. Esto le da a todos el tiempo que necesitan para prepararse para lo que viene.

Obtén notas para la mejora

El intercambio de conocimientos debe ser bidireccional durante la salida. Los empleados que se van no solo tendrán la oportunidad de compartir su conocimiento con los empleados existentes. También te permite aprender más sobre la experiencia del empleado.

Si has estado buscando comentarios honestos, no busques más allá de la persona que se va. Algunos empleados no quieren que sus comentarios les reflejen negativamente, por lo que eligen permanecer en silencio en lugar de hablar. Utiliza esta rara oportunidad para aprender cómo puedes mejorar las cosas para el resto de tus empleados.

Un contribuyente individual que se va por esa oportunidad "única en la vida" puede arrojar algo de luz sobre lo que hizo que ese trabajo fuera tan irresistible para ellos. El gerente que se va por un mayor aumento de sueldo o mejores beneficios puede decirte mucho sobre cómo tu empresa puede tener paquetes de ofertas más competitivos.

Mantente seguro

Piensa en cuánta accesibilidad tiene el empleado promedio a información sensible. Alguien que está por salir podría tener información de inicio de sesión para tus programas y backends más importantes. Los gerentes, el personal de RRHH y las personas en finanzas incluso pueden tener acceso a información confidencial como información de enrutamiento bancario o números de seguridad social.

Hay una razón por la que hasta el 20% de los empleadores dicen que han experimentado brechas de datos de ex-empleados. Una contraseña olvidada o una cuenta no desactivada pueden ser suficientes para causar muchos problemas a las empresas. Afortunadamente, un excelente plan de salida ayuda a detener estos problemas antes de que comiencen.

Cómo crear tu propio plan de salida

Sabemos que estás ocupado con todos los cambios en la organización, promociones, cambios de trabajo y reducciones de personal. Pero ahora que sabes lo importante que es la salida para las empresas, ¡puedes hacer que recursos humanos, los líderes de departamento, IT y cualquier otra persona importante se enfoquen en crear un plan de salida completo y comprensivo!

Creemos que todos necesitan un plan comprensivo y seguro (nota al margen: conocemos una herramienta realmente buena y plantillas útiles que pueden ayudarte a organizar todos estos documentos y procesos importantes sin importar en qué etapa de planificación estés), pero también sabemos que el tiempo es esencial aquí. Si necesitas crear un plan de salida lo más pronto posible, Guru te apoya. Esto es lo que necesitas saber para comenzar.

Concéntrate en lo básico

Las personas que involucras y los procesos en los que te concentras cambiarán según el trabajo y el departamento en el que te enfoques. A pesar de esto, hay ciertos elementos que cada plan de salida necesita.

Enfoca tu energía en averiguar cómo transferirás conocimiento, a quién se le transferirá el conocimiento y el plazo que esperas para que todo esto suceda. Piensa en cuánto del conocimiento existente del empleado que se va ya está documentado y qué necesita ser organizado.

El tiempo puede importar mucho en estas situaciones. Si te encuentras con poco tiempo, piensa en cuáles son las cosas más importantes a capturar (planes de proyecto, nombres de clientes, wireframes, etc.) y luego sigue a partir de allí.

Ve más allá de las "notas" regulares

Cualquiera que sea tu decisión para la transferencia de conocimiento, te suplicamos que no sigas la ruta del "infodump". Abrir un documento en blanco y pedirle a un empleado que escriba "lo que considere importante" es una forma garantizada de perder su tiempo y asegurar que tus empleados actuales no obtengan lo que necesitan.

¡Hay tantas maneras diferentes de comunicar conocimiento! Una buena combinación de grabaciones de video y audio, visuales y dirección escrita puede ayudar a capturar conocimiento de manera efectiva.

Entiende qué es importante

Un empleado que se va está lleno de información valiosa, pero también hay algunas cosas que pueden no importar mucho a largo plazo. Las empresas enfrentan problemas cuando intentan preservar cada pequeño bit de información que encuentran. En lugar de intentar filtrar cada grano de conocimiento, concéntrate en recopilar esas "grandes rocas" de información antes que nada.

¿Cómo sabes qué es importante y qué no? Pregunta a los empleados sobre en qué están trabajando ahora, cómo es su lista de tareas diarias y qué necesitan para hacer su trabajo de manera efectiva. Una vez que hagas eso, compara notas con las personas con las que trabajan de cerca, así como con los gerentes y otros responsables de proyecto.

Asegura cooperación

Idealmente, cada empleado que se va estará más que dispuesto a tomarse el tiempo para compartir su conocimiento antes de irse. Desafortunadamente, sabemos que no siempre es así.

Los empleados que tienen prisa por irse pueden no estar dispuestos a compartir conocimiento. Si tu empleado es reacio a hablar, haz lo posible por averiguar por qué. Si es un asunto de que no saben por dónde empezar o están preocupados por la eficiencia del proceso, eso es algo que una o dos conversaciones podrían solucionar.

Si un empleado está preocupado por hacer su propio trabajo y transferir conocimiento, considera dejarlo enfocarse solo en eso durante sus últimos días. El trabajo puede verse ligeramente retrasado, pero tendrás el conocimiento importante que necesitarás para avanzar.

¿Estás tratando de capturar conocimiento de un empleado que sabes que se va en una nota menos que estelar? En casos como este, puede ser mejor trabajar con aquellos más cercanos a ellos en lugar de con ellos mismos.

Concentrarse en trabajar con los gerentes para tener una idea de en qué están trabajando y con IT para acceder a sus archivos. Pregúntale a los compañeros de equipo con los que trabajan de cerca qué necesitarían del empleado que se va para seguir trabajando.

Comparte conocimiento ahora para una mejor salida en el futuro

Situaciones como estas son un ejemplo perfecto de por qué siempre seremos fuertes defensores de las culturas impulsadas por el conocimiento. Para la mayoría de los lugares de trabajo que valoran capturar y compartir conocimiento, un empleado que se va no es causa de pánico. Dado que han estado documentando y compartiendo su conocimiento desde el principio, la salida puede verse mucho menos caótica.

No sabemos tú, pero preferiríamos pasar esas últimas semanas planeando un envío de despedida y recordando todo lo que logramos juntos. Una vez que abrazas la salida como solo otra parte de la experiencia del empleado, puedes hacer que las cosas sean mucho más fáciles para todos los involucrados.