Lorsqu'un employé quitte une entreprise, c'est plus qu'un simple départ d'un responsable de projet ou d'un camarade de pause café. Il y a des connaissances institutionnelles, de l'expertise et des relations étroitement établies qui s'en vont. Si les entreprises ne sont pas prêtes pour les départs, elles peuvent rapidement se retrouver dans une situation difficile.

Nous savons que les RH, la direction et d'autres départements sont déjà assez occupés avec les employés actuels. Avez-vous vraiment besoin d'investir encore plus de temps ou de planification pour quelqu'un qui est sur le départ ?

Chaque employé compte, y compris ceux qui se préparent déjà à leur vie après votre entreprise. Voici ce que vous manquez en négligeant d'avoir un plan de départ.

Ajoutez de la structure à une période notoirement sans structure

Les dernières semaines d'emploi ont tendance à être une période gênante, similaire à un limbo, où les gens ne veulent pas s'impliquer dans des choses importantes, mais ils doivent aussi trouver un moyen d'occuper leur temps. Au lieu de passer leurs derniers jours à partager des connaissances précieuses, leurs heures sont passées à faire du shopping en ligne et à poster sur Reddit.

Les expériences de départ axées sur le partage de connaissances permettent aux employés sortants d'être productifs et aident également à préparer les employés restants au succès. Personne n'aura à passer ce temps à s'ennuyer ou à redouter le premier jour sans leur collègue. Cela donne à chacun le temps dont il a besoin pour se préparer à la suite.

Obtenez des notes pour amélioration

Le partage de connaissances doit aller dans les deux sens lors du départ. Les employés sortants ne vont pas juste avoir l'opportunité de partager leurs connaissances avec les employés actuels. Cela vous permet également d'en apprendre davantage sur l'expérience des employés.

Si vous cherchez des retours honnêtes, ne cherchez pas plus loin que la personne qui est sur le départ. Certains employés ne veulent pas que leurs retours nuisent à leur réputation, aussi préfèrent-ils rester silencieux plutôt que de s'exprimer. Utilisez cette rare occasion pour découvrir comment vous pouvez améliorer les choses pour le reste de vos employés.

Un contributeur individuel qui s'en va pour cette « opportunité unique » peut éclairer ce qui a rendu ce travail si irrésistible pour lui. Le manager qui s'en va pour une augmentation de salaire ou des avantages meilleurs peut vous en dire beaucoup sur la manière dont votre entreprise peut proposer des offres plus compétitives.

Restez en sécurité

Réfléchissez à la quantité d'accès qu'a un employé moyen à des informations sensibles. Quelqu'un qui est sur le départ pourrait avoir des informations de connexion pour vos programmes et systèmes les plus importants. Les managers, les RH et les personnes en finance peuvent même avoir accès à des informations sécurisées comme des coordonnées bancaires ou des numéros de sécurité sociale.

Il y a une raison pour laquelle jusqu'à 20 % des employeurs disent avoir connu des violations de données par d'anciens employés. Un mot de passe oublié ou un compte non désactivé peut suffire à causer beaucoup de problèmes aux entreprises. Heureusement, un excellent plan de départ aide à prévenir ces problèmes avant qu'ils ne commencent.

Comment créer votre propre plan de départ

Nous savons que vous êtes occupé avec tous les remaniements organisationnels, promotions, changements de poste et réductions d'effectifs en cours. Mais maintenant que vous savez à quel point le départ est crucial pour les entreprises, vous pouvez totalement demander aux RH, aux responsables de département, à l'IT et à toute autre personne importante de se concentrer sur la création d'un plan de départ complet et cohérent !

Nous pensons que chacun a besoin d'un plan complet et sécurisé (petite note : nous connaissons un outil vraiment génial et des modèles utiles qui peuvent vous aider à organiser tous ces documents et processus importants, peu importe où vous en êtes dans le processus de planification), mais nous savons aussi que le temps est compté ici. Si vous devez créer un plan de départ rapidement, Guru est là pour vous aider. Voici ce que vous devez savoir pour commencer.

Concentrez-vous sur les bases

Les personnes que vous impliquez et les processus sur lesquels vous vous concentrez varieront selon le poste et le département sur lequel vous vous concentrez. Cela dit, il y a certains éléments que chaque plan de départ doit avoir.

Concentrez votre énergie à découvrir comment vous allez transférer des connaissances, à qui les connaissances transférées iront et le délai dans lequel vous vous attendez à ce que tout cela se produise. Réfléchissez à la quantité de connaissances existant déjà qui sont documentées par l'employé sortant et ce qui doit encore être mis au clair.

Le timing peut avoir beaucoup d'importance dans ces situations. Si vous vous retrouvez à la dernière minute, réfléchissez à ce qui est le plus important à capturer (plans de projet, noms de clients, maquettes, etc.), puis partez de là.

Allez au-delà de simples « notes »

Quoi que vous décidiez pour votre transfert de connaissances, nous vous en prions, ne tombez pas dans le piège de « l'inondation d'informations ». Ouvrir un document vierge et dire à un employé d'écrire « tout ce qu'il pense être important » est un moyen garanti de perdre du temps et d'assurer que vos employés actuels ne reçoivent pas ce dont ils ont besoin.

Il existe tant de façons différentes de communiquer les connaissances ! Une bonne combinaison d'enregistrements vidéo et audio, de visuels et d'instructions écrites peut tous se rassembler pour capturer efficacement les connaissances.

Comprenez ce qui est important

Un employé sortant regorge d'informations précieuses, mais il y a aussi certaines choses qui peuvent ne pas avoir beaucoup d'importance à long terme. Les entreprises rencontrent des problèmes lorsqu'elles essaient de préserver chaque petit morceau d'information qu'elles trouvent. Au lieu d'essayer de trier chaque grain de connaissance, concentrez-vous sur la collecte de ces « gros morceaux » d'informations avant tout.

Comment savez-vous ce qui est important et ce qui ne l'est pas ? Demandez aux employés ce sur quoi ils travaillent actuellement, à quoi ressemble leur liste de tâches quotidienne et ce dont ils ont besoin pour faire leur travail efficacement. Une fois que vous aurez fait cela, comparez vos notes avec des personnes avec lesquelles ils travaillent quotidiennement ainsi qu'avec des managers et d'autres personnes responsables sur les projets.

Sécuriser la coopération

Idéalement, chaque employé sortant sera plus qu'heureux de prendre le temps de partager ses connaissances avant de partir. Malheureusement, nous savons que ce n'est pas toujours le cas.

Les employés qui sont pressés de partir ne sont peut-être pas les plus enclins à partager leurs connaissances. Si votre employé est réticent à parler, faites de votre mieux pour découvrir pourquoi. Si cela découle de leur méconnaissance de l'endroit où commencer ou de leur inquiétude concernant l'efficacité du processus, une ou deux conversations pourraient résoudre le problème.

Si un employé s'inquiète de faire son propre travail et de transférer ses connaissances, envisagez de lui permettre de se concentrer uniquement sur cela pendant ses derniers jours. Le travail peut être légèrement retardé, mais vous aurez les connaissances importantes dont vous aurez besoin pour aller de l'avant.

Essayez-vous de capturer des connaissances d'un employé que vous savez qui part sur une note peu reluisante ? Dans des cas comme celui-ci, il peut être préférable de travailler avec ceux qui leur sont les plus proches plutôt qu'avec eux-mêmes.

Concentrez-vous sur la collaboration avec les managers pour avoir une idée de ce sur quoi ils travaillent et avec l'IT pour accéder à leurs fichiers. Demandez aux membres de l'équipe avec lesquels ils travaillent étroitement ce dont ils auraient besoin de l'employé sortant pour pouvoir continuer à travailler.

Partagez maintenant les connaissances pour un meilleur départ à l'avenir

Des situations comme celles-ci sont un parfait exemple de pourquoi nous serons toujours de fervents défenseurs des cultures axées sur la connaissance. Pour la plupart des lieux de travail qui apprécient la capture et le partage des connaissances, un employé sortant n'est pas une source de panique. Comme ils ont documenté et partagé leurs connaissances depuis le départ, le départ peut sembler beaucoup moins chaotique.

Nous ne savons pas pour vous, mais nous préférerions passer ces dernières semaines à planifier un au revoir et à nous rappeler tout ce que nous avons accompli ensemble. Une fois que vous acceptez que le départ est juste une autre partie de l'expérience employé, vous pouvez rendre les choses beaucoup plus faciles pour chacun.