Quando um funcionário deixa uma empresa, é mais do que apenas perder um líder de projeto ou um parceiro de café. Há conhecimento institucional, experiência e relacionamentos estreitamente construídos saindo pela porta. Se as empresas não estiverem preparadas para as saídas, podem facilmente se encontrar em uma situação difícil.

Sabemos que o RH, a administração e outros departamentos já estão ocupados o suficiente com os funcionários atuais. Você realmente precisa gastar mais tempo ou planejamento com alguém que está saindo?

Cada funcionário é importante, incluindo aqueles que já estão se preparando para a vida após sua empresa. Aqui está o que você está perdendo ao negligenciar ter um plano de desligamento.

Adicione estrutura a um tempo notoriamente sem estrutura

As últimas semanas de trabalho tendem a ser um tempo awkward, uma espécie de limbo onde as pessoas não querem se envolver em nada grande, mas também ainda precisam encontrar uma maneira de ocupar seu tempo. Em vez de passar seus últimos dias compartilhando conhecimento valioso, suas horas são gastas fazendo compras online e postando no Reddit.

Experiências de desligamento que se concentram na troca de conhecimento permitem que funcionários em saída sejam produtivos e também ajudam a preparar os funcionários restantes para o sucesso. Ninguém terá que passar aquele tempo entediado ou temendo o primeiro dia sem seu colega de trabalho. Isso dá a todos o tempo necessário para se preparar para o que vem a seguir.

Obtenha anotações para melhoria

A troca de conhecimento deve acontecer em ambas as direções durante o desligamento. Funcionários que estão saindo não terão apenas a chance de compartilhar seu conhecimento com os funcionários existentes. Isso também permite que você saiba mais sobre a experiência do funcionário.

Se você está procurando feedback honesto, não precisa procurar mais longe do que a pessoa que está saindo. Alguns funcionários não querem que seu feedback os prejudique, então escolhem ficar em silêncio ao invés de se pronunciar. Use essa rara oportunidade para aprender como você pode melhorar as coisas para o restante de seus funcionários.

Um colaborador que está saindo para aquela “oportunidade única na vida” pode iluminar o que fez aquele trabalho tão irresistível para eles. O gerente que está saindo por um salário maior ou melhores benefícios pode lhe contar muito sobre como sua empresa pode ter pacotes de ofertas mais competitivos.

Fique seguro

Pense em quanto acesso o funcionário médio tem a informações sensíveis. Alguém que está saindo pela porta pode ter informações de login para seus programas mais importantes e backends. Gerentes, pessoal de RH e pessoas em finanças podem até ter acesso a informações seguras, como informações de contas bancárias ou até números de seguro social.

Há uma razão pela qual até 20% dos empregadores dizem que já experimentaram violações de dados por parte de ex-funcionários. Uma senha esquecida ou uma conta não desativada pode ser o suficiente para causar muitos problemas para as empresas. Felizmente, um excelente plano de desligamento pode ajudar a impedir que esses problemas comecem.

Como criar seu próprio plano de desligamento

Sabemos que você está ocupado com todas as reorganizações organizacionais, promoções, mudanças de emprego e reduções de pessoal que estão ocorrendo. Mas agora que você sabe quão importante é o desligamento para as empresas, você pode totalmente fazer com que o RH, os líderes de departamento, TI e outras pessoas importantes concentrem seu tempo na criação de um plano de desligamento completo e abrangente!

Nós pensamos que todos precisam de um plano abrangente e seguro (nota lateral: conhecemos uma ferramenta realmente ótima e modelos úteis que podem ajudar você a organizar todos esses documentos e processos importantes, independentemente de onde você está no processo de planejamento), mas também sabemos que o tempo é essencial aqui. Se você precisa criar um plano de desligamento o mais rápido possível, o Guru está aqui para te ajudar. Aqui está o que você precisa saber para começar.

Concentre-se no básico

As pessoas que você envolve e os processos nos quais se concentra mudam dependendo do trabalho e do departamento que você está focando. Apesar disso, há certos elementos que todo plano de desligamento precisa.

Concentre sua energia em descobrir como você fará a transferência de conhecimento, para quem o conhecimento transferido irá e o prazo que você espera que tudo isso aconteça. Pense em quanto do conhecimento existente do funcionário que está saindo já está documentado e o que ainda precisa ser exposto.

O tempo pode ser muito importante nessas situações. Se você se encontra no limite, pense nas coisas mais importantes a serem capturadas (planos de projeto, nomes de clientes, wireframes, etc.) e siga a partir daí.

Vá além das “notas” regulares

O que quer que você decida para sua transferência de conhecimento, estamos implorando para você não seguir pelo caminho do “infodump”. Abrir um documento em branco e pedir a um funcionário para escrever “o que quer que considerem importante” é uma maneira garantida de desperdiçar o tempo deles e garantir que seus funcionários atuais não recebam o que precisam.

Existem muitas maneiras diferentes de comunicar conhecimento! Uma boa combinação de gravações de vídeo e áudio, visuais e instruções escritas pode se juntar para capturar efetivamente o conhecimento.

Entenda o que é importante

Um funcionário que está saindo é cheio de informações valiosas, mas também há algumas coisas que podem não importar muito a longo prazo. As empresas enfrentam problemas quando tentam preservar cada pequeno pedaço de informação que encontram. Em vez de tentar peneirar cada grão de conhecimento, concentre-se em coletar aquelas “grandes pedras” de informação antes de qualquer outra coisa.

Como você sabe o que é importante e o que não é? Pergunte aos funcionários sobre o que estão trabalhando agora, como é sua lista de tarefas diárias e o que precisam para fazer seu trabalho de forma eficaz. Uma vez que você fizer isso, compare anotações com pessoas com quem eles trabalham de perto, bem como gerentes e outros responsáveis por projetos.

Secure cooperation

Idealmente, todo funcionário que está saindo estará mais do que disposto a dedicar tempo para compartilhar seu conhecimento antes de ir embora. Infelizmente, sabemos que nem sempre é o caso.

Funcionários que estão apressados para sair podem não ser os mais dispostos a compartilhar conhecimento. Se seu funcionário estiver relutante em conversar, faça o melhor para descobrir o porquê. Se é uma questão de não saber por onde começar ou estar preocupado com a eficiência do processo, isso é algo que uma ou duas conversas podem resolver.

Se um funcionário está preocupado em fazer seu próprio trabalho e transferir conhecimento, considere deixá-lo focar apenas nisso durante seus últimos dias. O trabalho pode ser levemente atrasado, mas você terá o conhecimento importante que precisa para seguir em frente.

Você está tentando capturar conhecimento de um funcionário que sabe que está saindo de uma maneira menos que ideal? Em casos como este, pode ser melhor trabalhar com aqueles que estão mais próximos deles em vez de com eles mesmos.

Concentre-se em trabalhar com gerentes para ter uma ideia do que estão fazendo e com TI para obter acesso a seus arquivos. Pergunte aos colegas de equipe com quem trabalham de perto o que precisariam do funcionário que está saindo para continuar trabalhando.

Compartilhe conhecimento agora para um melhor desligamento no futuro

Situações como essas são um exemplo perfeito do porquê sempre seremos defensores fortes de culturas orientadas ao conhecimento. Para a maioria dos ambientes de trabalho que valorizam capturar e compartilhar conhecimento, um funcionário que está saindo não é motivo para pânico. Uma vez que eles estiveram documentando e compartilhando seu conhecimento desde o início, o desligamento pode parecer muito menos caótico.

Não sabemos você, mas preferiríamos passar essas últimas semanas planejando uma despedida e relembrando tudo o que conseguimos juntos. Uma vez que você abrace o desligamento como apenas mais uma parte da experiência do funcionário, você pode tornar as coisas muito mais fáceis para todos os envolvidos.