¿Estás considerando usar Slack para actualizar el wiki interno de tu empresa?

No estás solo. Los fundadores están constantemente buscando (y a menudo luchando) para encontrar el wiki más adecuado para el conocimiento interno de su empresa. Y, sinceramente, entiendo completamente por qué la mayoría de los líderes piensan que un wiki interno beneficiaría a su negocio. Después de todo, se supone que los wikis son una forma bastante rápida de colaborar y compartir información de la empresa en un lugar centralizado. Pero la mayoría de las organizaciones, especialmente las remotas, ¡ya están haciendo justamente eso en Slack! Entonces, como primer paso, ¿por qué no aprovechar todo ese conocimiento? Sabiendo que quieres usar Slack, podemos ayudarte a evaluar la mejor solución de wiki de empresa para tu organización.

¿Qué es un wiki de Slack?

Un wiki es una fuente actualizable de información interna de la empresa. Un wiki de Slack tiene la misma función, pero está diseñado para flujos de trabajo colaborativos. Los wikis que no están equipados con una integración de Slack u otro software colaborativo no tienen en cuenta la forma en que nuestro trabajo está cambiando. Al agregar Slack a tu wiki interno existente, puedes acceder a toda tu base de conocimiento sin salir nunca de la conversación.

Los wikis de empresa son solo el punto de partida

Los wikis tradicionales (incluso los que tienen integraciones de Slack) rápidamente quedan desactualizados y difíciles de manejar a medida que tu equipo crece y tu conocimiento se escala, lo que resulta en una baja adopción. Dicho esto, si estás buscando un wiki corporativo interno, asegúrate de que ofrezca una integración con Slack.

Descubre por qué tu empresa merece algo mejor que un wiki tradicional.

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Desglosemos las dos razones importantes por las que los wikis tradicionales ya no son suficientes:

Los wikis internos dificultan determinar si tu contenido es preciso o efectivo

Esto es lo que sucede con el contenido en los wikis internos tradicionales:

• Pasas mucho tiempo escribiendo y perfeccionando la página perfecta, pero después de escribirla, te olvidas de actualizarla o incluso de que existe.
• Los wikis hacen que sea casi imposible saber cuándo se actualizó por última vez el contenido o incluso si se está leyendo en primer lugar, lo que resulta en contenido obsoleto.
• Tu equipo no confía
• que el contenido en tu wiki es preciso, lo que lleva a una baja adopción.
• Aún peor, ¡tu equipo podría estar utilizando esta información desactualizada y compartiéndola con tus prospectos o clientes!

La información sobre tu negocio cambia todos los días: se crean nuevas funciones, surgen nuevos competidores y se crean nuevos procesos internos. Necesitas encontrar un wiki interno que viva y crezca con tu empresa, ¿por qué no ponerlo en Slack, en el corazón de los flujos de comunicación?

Los wikis de empresas tradicionales no viven en tu flujo de comunicaciones de Slack

Si bien es fácil agregar contenido en wikis internos, acceder a él es mucho más difícil. Típicamente, los wikis internos actúan como portales, lo que significa que para obtener cualquier conocimiento de ellos, tu equipo debe salir de su flujo de trabajo, abrir otra pestaña y luego buscar para encontrar conocimiento. Esto es realmente molesto y una pérdida de productividad para tu empresa. ¡Según McKinsey, tus equipos que interactúan con los clientes pasan ⅓ de su tiempo solo buscando información!

Contribuyendo a ese tiempo está el constante cambio de contexto entre el flujo de trabajo y el wiki que tu equipo necesita hacer solo para acceder al conocimiento importante de la empresa. Tu empresa vive en aplicaciones como Slack, o tu CRM para tu equipo de ventas, y tu solución de tickets para tu equipo de soporte. Por esa razón, ¿no debería residir tu wiki interno también allí?

Hablando de Slack, la aplicación de colaboración y conversación es ubicua. Ayuda a fortalecer la comunicación interna para más de 12 millones de usuarios diariamente, y el usuario promedio está conectado a Slack por más de 10 horas al día. De hecho, es un gran fundamento para toda tu pila tecnológica.

4 cosas a tener en cuenta al evaluar una solución de wiki en Slack:

1. Capacidad de búsqueda de conocimiento

Cuando buscas en Slack, estás buscando a través de conversaciones. Cuando buscas en tu wiki, estás buscando conocimiento. Las conversaciones son estáticas, una vez que suceden no cambian. El conocimiento, sin embargo, debería evolucionar a medida que tu empresa crece. El contenido en tu wiki está destinado a cambiar. Descubre cómo Guru resuelve este problema con nuestra Solución para Slack.

A diferencia de un wiki, un plataforma de gestión de conocimiento integrada es una única fuente de verdad.

Tu empresa necesita una única fuente de verdad para que ya no tengan que buscar entre múltiples carpetas de Google Drive y Box, hilos de correo electrónico y conversaciones de Slack solo para encontrar una respuesta.

La información en los wikis internos tradicionales se vuelve rápidamente obsoleta porque:

• Las conversaciones en Slack y los hilos de correo electrónico son estáticos
• Los procesos, competidores y los cambios en tu producto evolucionan con el tiempo
• Los expertos en la materia no están constantemente actualizando y verificando la información en los wikis

Los equipos que interactúan con los clientes no quieren desinformar a prospectos y clientes. Entonces, la falta de confianza en tu wiki interno los lleva a enviar mensajes o interrumpir a los expertos en la materia de tu equipo. Esto conduce a un ciclo de interés decadente en mantener tu wiki interno.

Aparte de un retorno negativo a largo plazo de la inversión, solo la interrupción de tus expertos está costando dinero a tu equipo. Un estudio reciente mostró que se necesitan en promedio 23 minutos y 15 segundos para recuperarse de una interrupción. Los mensajes aislados y los toques en el hombro no son escalables, especialmente cuando tus equipos orientados al cliente siguen creciendo y envían individualmente las mismas preguntas a tus expertos una y otra vez. Encontrar una solución de conocimiento que pueda ser fácilmente buscada dentro de Slack es clave para eliminar las interrupciones distraídas que obstaculizan la productividad de tu equipo.

¡Psst! ¿Sabías que Slack utiliza Guru para la gestión del conocimiento en lugar de un wiki? Descubre por qué sus equipos aman a Guru.

2. Creación de conocimiento

Tus canales de Slack están llenos de un tesoro de conocimiento relevante de la empresa que se ha creado a través de conversaciones orgánicas. La belleza de la aplicación radica en que facilita la colaboración entre equipos, pero cada equipo puede tener un canal de Slack separado donde se comparte y actualiza el conocimiento en tiempo real, por lo que no todos están al tanto.

Si no capturas ese conocimiento después de haber sido creado, estás dejando pasar el valor creado al utilizar Slack. Peor aún, significa que tus expertos en la materia siguen recibiendo constantes toques en el hombro y preguntas repetitivas que podrían tener respuestas ya disponibles en tu base de conocimiento.

Con un wiki integrado en Slack, capturar conocimiento debería ser tan simple como hacer clic en un botón, y con la solución de Slack de Guru, lo es.

Una vez capturado en tu wiki, puede ser reutilizado de inmediato por toda tu empresa, lo que reducirá las preguntas repetitivas que tus expertos reciben constantemente.

3. Estado de confianza del wiki

Como se mencionó anteriormente, el contenido obsoleto o inexacto conduce a la desconfianza en tu wiki y a una baja adopción. Esto es lo que debes buscar en un wiki para garantizar que estén abordando el problema del contenido obsoleto:

• Capacidad de asignar conocimiento a expertos en tu equipo (o a un grupo de ellos)
• El wiki incorpora tácticas de "empuje" para recordar de forma proactiva a los expertos que verifiquen que el contenido sigue siendo preciso
• Una forma de permitir que tus expertos actualicen el contenido mientras trabajan en Slack

Guru hace que sea fácil confiar en lo que encuentras. Obtén más información sobre nuestras funciones aquí.

4. Analíticas para monitorear la adopción y el uso

Es importante poder entender qué conocimiento en tu wiki se está utilizando más. Asegúrate de encontrar una solución que tenga analíticas para monitorear el uso de tu wiki, de modo que puedas identificar tu conocimiento más efectivo, así como la adopción general de tu base de conocimiento. Las mejores soluciones también podrán sugerir conocimiento que debería ser agregado a tu wiki basado en búsquedas que no arrojan resultados.

Ahí lo tienes. Ahora que entiendes por qué las wikis tradicionales no son efectivas y qué buscar en una wiki de Slack, esperamos que estés armado con todo lo que necesitas para evaluar de manera efectiva posibles soluciones.