Envisagez-vous d'utiliser Slack pour mettre à niveau le wiki interne de votre entreprise?

Vous n'êtes pas seul. Les fondateurs cherchent constamment (et ont souvent du mal) à trouver le wiki le plus adapté à la connaissance interne de leur entreprise. Et, honnêtement, je comprends parfaitement pourquoi la plupart des leaders pensent qu'un wiki interne serait bénéfique pour leur entreprise. Après tout, les wikis sont censés être un moyen assez rapide de collaborer et de partager des informations d'entreprise dans un emplacement centralisé. Mais la plupart des organisations — surtout les équipes à distance — font déjà cela dans Slack! Alors, en premier lieu, pourquoi ne pas profiter de toute cette connaissance? Sachant que vous souhaitez utiliser Slack, nous pouvons vous aider à évaluer la meilleure solution de wiki d'entreprise pour votre organisation.

Qu'est-ce qu'un wiki Slack?

Un wiki est une source actualisable d'informations internes de l'entreprise. Un wiki Slack a la même fonction, mais est adapté aux flux de travail collaboratifs. Les wikis qui ne sont pas équipés d'une intégration logicielle collaborative Slack ou autre ne tiennent pas compte de l'évolution de notre manière de travailler. En ajoutant Slack à votre wiki interne existant, vous pouvez accéder à l'intégralité de votre base de connaissances sans jamais quitter la conversation.

Les wikis d'entreprise sont juste le point de départ

Les wikis traditionnels (même avec des intégrations Slack) deviennent rapidement obsolètes et difficiles à gérer à mesure que votre équipe grandit et que vos connaissances s'étendent, ce qui entraîne une faible adoption. Cela étant dit, si vous êtes à la recherche d'un wiki d'entreprise interne, assurez-vous qu'il propose une intégration Slack.

Découvrez pourquoi votre entreprise mérite mieux qu'un wiki traditionnel.

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Décortiquons les deux raisons importantes pour lesquelles les wikis traditionnels ne suffisent plus :

Les wikis internes rendent difficile de déterminer si votre contenu est précis ou efficace

Voici ce qui se passe avec le contenu des wikis internes traditionnels :

• Vous passez beaucoup de temps à rédiger et à peaufiner la page parfaite, mais après l'avoir écrite, vous oubliez de la mettre à jour ou même de savoir qu'elle existe.
• Les wikis rendent presque impossible de savoir quand le contenu a été mis à jour pour la dernière fois ou même s'il est lu en premier lieu, ce qui entraîne un contenu obsolète.
• Votre équipe ne fait pas confiance
• que le contenu de votre wiki est précis, ce qui entraîne une faible adoption.
• Pire encore, votre équipe pourrait utiliser ces informations obsolètes et les partager avec vos prospects ou vos clients!

Les informations sur votre entreprise changent chaque jour : de nouvelles fonctionnalités sont développées, de nouveaux concurrents émergent et de nouveaux processus internes sont créés. Vous avez besoin de trouver un wiki interne qui vit et évolue avec votre entreprise, alors pourquoi ne pas le mettre dans Slack, au cœur des flux de communication?

Les wikis d'entreprise traditionnels ne font pas partie de votre flux de communication Slack

Bien que le contenu soit facile à ajouter dans les wikis internes, y accéder est beaucoup plus difficile. En général, les wikis internes servent de portails, ce qui signifie que pour obtenir des connaissances, votre équipe doit quitter son flux de travail, ouvrir un autre onglet et ensuite effectuer une recherche pour trouver des connaissances. C'est vraiment pénible et cela représente une perte de productivité pour votre entreprise. Selon McKinsey, vos équipes en contact avec les clients passent ⅓ de leur temps à simplement chercher des informations!

Contribuant à ce temps, il y a le changement constant de contexte entre le flux de travail et le wiki que votre équipe doit effectuer simplement pour accéder aux connaissances importantes de l'entreprise. Votre entreprise vit dans des applications comme Slack, ou votre CRM pour votre équipe de vente, et votre solution de billetterie pour votre équipe de support. Pour cette raison, votre wiki interne ne devrait-il pas y résider aussi?

En parlant de Slack, l'application de collaboration et de conversation est omniprésente. Il aide à renforcer la communication interne pour plus de 12 millions d'utilisateurs quotidiennement, et l'utilisateur moyen est connecté à Slack pendant plus de 10 heures par jour. En fait, c'est un excellente base pour l'ensemble de votre infrastructure technologique.

4 choses à rechercher lors de l'évaluation d'une solution wiki Slack:

1. Recherche de connaissances

Lorsque vous recherchez dans Slack, vous recherchez à travers des conversations. Lorsque vous recherchez dans votre wiki, vous cherchez des connaissances. Les conversations sont statiques, une fois qu'elles se produisent, elles ne changent pas. Les connaissances, cependant, devraient évoluer à mesure que votre entreprise grandit. Le contenu de votre wiki est censé changer. Découvrez comment Guru résout ce problème avec notre Solution Slack.

Contrairement à un wiki, une plateforme de gestion des connaissances intégrée est une source unique de vérité.

Votre entreprise a besoin d'une source unique de vérité afin de ne plus avoir à chercher entre plusieurs dossiers Google Drive et Box, fils de messagerie électronique et conversations Slack juste pour trouver une réponse.

Les informations dans les wikis internes traditionnels deviennent rapidement obsolètes car:

• Les conversations dans Slack et les fils de messagerie électronique sont statiques
• Les processus, les concurrents et les changements de votre produit évoluent avec le temps
• Les experts en la matière ne mettent pas constamment à jour et ne vérifient pas les informations dans les wikis

Donc, le manque de confiance dans votre wiki interne les pousse à contacter ou interrompre les experts en la matière de votre équipe. Cela entraîne un cycle de perte d'intérêt pour maintenir votre wiki interne. Cela conduit à un cycle de l'intérêt décroissant pour maintenir votre wiki interne.

En plus d'un retour sur investissement négatif à long terme, l'interruption de vos experts coûte de l'argent à votre équipe. Une étude récente a montré qu'il faut en moyenne 23 minutes et 15 secondes pour se remettre d'une interruption. Les messages ponctuels et les tapes sur l'épaule ne sont pas évolutifs, surtout lorsque vos équipes en contact avec les clients continuent de croître et envoient individuellement les mêmes questions à vos experts encore et encore. Trouver une solution de connaissance facilement recherchable dans Slack est essentiel pour éliminer les interruptions distractives qui entravent la productivité de votre équipe.

Psst! Saviez-vous que Slack utilise Guru pour la gestion des connaissances au lieu d'un wiki? Découvrez pourquoi leurs équipes adorent Guru.

2. Création de connaissances

Vos canaux Slack regorgent de connaissances pertinentes sur l'entreprise qui ont été créées lors de conversations organiques. L'application facilite la collaboration entre les équipes, mais chaque équipe peut avoir un canal Slack distinct où les connaissances sont partagées et mises à jour en temps réel, de sorte que tout le monde n'est pas au courant.

Si vous ne capturez pas cette connaissance après sa création, vous passez à côté de la valeur créée en utilisant Slack. Pire encore, cela signifie que vos experts en la matière continuent de recevoir des tapes sur l'épaule constantes et des questions répétitives qui pourraient déjà avoir des réponses dans votre base de connaissances.

Avec un wiki intégré à Slack, la capture des connaissances devrait être aussi simple qu'un clic, et avec la solution Slack de Guru, c'est le cas.

Une fois capturée dans votre wiki, elle peut être immédiatement réutilisée par l'ensemble de votre entreprise, ce qui réduira les questions répétitives que reçoivent constamment vos experts.

3. État de confiance du wiki

Comme mentionné précédemment, un contenu obsolète ou inexact conduit à une défiance envers votre wiki et à une faible adoption. Voici ce que vous devez rechercher dans un wiki pour garantir qu'il gère la question du contenu obsolète :

• Capacité à attribuer des connaissances à des experts de votre équipe (ou à un groupe d'entre eux)
• Le wiki intègre des tactiques de "poussée" pour rappeler de manière proactive aux experts de vérifier que le contenu est toujours exact
• Un moyen de permettre à vos experts de mettre à jour le contenu tout en travaillant dans Slack

Guru facilite la confiance en ce que vous trouvez. Découvrez plus d'informations sur nos fonctionnalités ici.

4. Analytiques pour surveiller l'adoption et l'utilisation

Il est important de pouvoir comprendre quelles connaissances de votre wiki sont les plus utilisées. Assurez-vous de trouver une solution qui propose des analyses pour surveiller l'utilisation de votre wiki afin d'identifier vos connaissances les plus efficaces ainsi que l'adoption globale de votre base de connaissances. Les meilleures solutions seront également capables de suggérer des connaissances à ajouter à votre wiki en fonction des recherches qui n'aboutissent pas à des résultats.

Voilà. Maintenant que vous comprenez pourquoi les wikis traditionnels ne sont pas efficaces et ce qu'il faut rechercher dans un wiki Slack, nous espérons que vous disposez de tout ce dont vous avez besoin pour évaluer efficacement les solutions potentielles.