Está a considerar usar o Slack para atualizar a wiki interna da sua empresa?

Não está sozinho. Os fundadores estão constantemente à procura (e muitas vezes a ter dificuldades) em encontrar a wiki mais adequada para o conhecimento interno da sua empresa. E, honestamente, eu entendo completamente porque a maioria dos líderes pensam que uma wiki interna beneficiaria o seu negócio. Afinal, as wikis são supostamente uma forma rápida de colaborar e partilhar informações da empresa num local centralizado. Mas a maioria das organizações — especialmente as remotas — já estão a fazer precisamente isso no Slack! Então, como primeiro passo, por que não tirar vantagem de todo esse conhecimento? Sabendo que deseja usar o Slack, podemos ajudá-lo a avaliar a melhor solução de wiki empresarial para a sua organização.

O que é uma wiki do Slack?

Uma wiki é uma fonte atualizável de informação interna da empresa. Uma wiki do Slack tem a mesma função, mas é adequada para fluxos de trabalho colaborativos. As wikis que não estão equipadas com integração Slack ou outro software colaborativo não levam em consideração a forma como o nosso trabalho está a mudar. Ao adicionar o Slack à sua wiki interna existente, pode aceder a toda a sua base de conhecimento sem sair da conversa.

As wikis empresariais são apenas o ponto de partida

As wikis tradicionais (mesmo as com integração Slack) rapidamente se tornam desatualizadas e difíceis de gerir à medida que a sua equipa cresce e o seu conhecimento escala, resultando numa baixa adoção. Dito isto, se está à procura de uma wiki empresarial interna, certifique-se de que oferece uma integração Slack.

Descubra por que a sua empresa merece mais do que uma wiki tradicional.

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Vamos analisar as duas razões importantes pelas quais as wikis tradicionais já não são suficientes:

As wikis internas tornam difícil determinar se o seu conteúdo é preciso ou eficaz

Aqui está o que acontece ao conteúdo nas wikis internas tradicionais:

• Passa muito tempo a escrever e a criar a página perfeita, mas depois de a escrever, esquece-se de a atualizar ou que ela sequer existe.
• As wikis tornam praticamente impossível perceber quando o conteúdo foi atualizado pela última vez ou mesmo se está a ser lido, resultando em conteúdo obsoleto.
• A sua equipa não confia
• que o conteúdo na sua wiki é preciso, o que leva a uma baixa adoção.
• Ainda pior, a sua equipa poderia estar a utilizar esta informação desatualizada e a partilhá-la com os seus prospects ou clientes!

As informações sobre o seu negócio mudam todos os dias: novas funcionalidades são desenvolvidas, novos concorrentes surgem e novos processos internos são criados. É necessário encontrar um wiki interno que viva e cresça com a sua empresa, então por que não colocá-lo no Slack, bem no coração dos fluxos de comunicação?

Os wikis tradicionais das empresas não fazem parte do fluxo de comunicação do Slack

Embora adicionar conteúdo aos wikis internos seja fácil, acessá-lo é muito mais difícil. Tipicamente, os wikis internos atuam como portais, o que significa que para obter qualquer conhecimento deles, sua equipe deve sair do fluxo de trabalho, abrir outra aba e depois procurar para encontrar conhecimento. Isso é realmente frustrante e uma perda de produtividade para a sua empresa. De acordo com a McKinsey, as equipes voltadas para o cliente estão passando ⅓ do seu tempo apenas procurando informações!

Contribuindo para esse tempo está a constante alternância de contexto entre o fluxo de trabalho e o wiki que sua equipe precisa fazer apenas para acessar o conhecimento importante da empresa. Seu negócio vive em aplicativos como Slack, ou seu CRM para sua equipe de vendas, e sua solução de tickets para sua equipe de suporte. Por esse motivo, o seu wiki interno não deveria estar lá também?

Falando em Slack, o aplicativo de colaboração e conversa é onipresente. Ajuda a fortalecer a comunicação interna para mais de 12 milhões de usuários diariamente, e o usuário médio entra no Slack por mais de 10 horas por dia. De fato, é um ótimo alicerce para toda a sua pilha de tecnologia.

4 coisas a procurar ao avaliar uma solução de wiki no Slack:

1. Pesquisa de conhecimento

Quando você pesquisa no Slack, está procurando em conversas. Quando você pesquisa no seu wiki, está procurando por conhecimento. As conversas são estáticas, uma vez que ocorrem, elas não mudam. O conhecimento, entretanto, deve evoluir à medida que a sua empresa cresce. O conteúdo no seu wiki deve ser capaz de mudar. Veja como o Guru resolve esse problema com nossa Solução do Slack.

Ao contrário de um wiki, uma plataforma de gerenciamento de conhecimento integrada é uma única fonte de verdade.

Sua empresa precisa de uma única fonte de verdade para que não precise mais buscar entre várias pastas do Google Drive e Box, threads de e-mail e conversas no Slack apenas para encontrar uma resposta.

As informações nos wikis internos tradicionais rapidamente se tornam desatualizadas porque:

• As conversas no Slack e as threads de e-mail são estáticas
• Processos, competidores e as mudanças em seu produto evoluem com o tempo
• Especialistas no assunto não estão constantemente atualizando e verificando as informações nos wikis

Assim, a falta de confiança no seu wiki interno os leva a enviar mensagens ou interromper os especialistas no assunto da sua equipe. Isso gera um ciclo de interesse decrescente na manutenção do seu wiki interno. Isso leva a um ciclo de desinteresse em manter sua wiki interna.

Além de um retorno negativo a longo prazo do investimento, apenas a interrupção dos seus especialistas está custando dinheiro para sua equipe. Um estudo recente mostrou que leva uma média de 23 minutos e 15 segundos para se recuperar de uma interrupção. As mensagens avulsas e cutucadas no ombro não escalam, especialmente quando suas equipes de atendimento ao cliente continuam crescendo e enviam individualmente as mesmas perguntas aos seus especialistas repetidamente. Encontrar uma solução de conhecimento que possa ser facilmente pesquisada dentro do Slack é fundamental para eliminar as interrupções distraentes que estão prejudicando a produtividade da sua equipe.

Psst! Você sabia que o Slack usa o Guru para gestão de conhecimento em vez de um wiki? Descubra por que suas equipes amam o Guru.

2. Criação de conhecimento

Seus canais do Slack estão cheios de um vasto conhecimento relevante da empresa que foi criado através de conversas orgânicas. A beleza do aplicativo é o fato de facilitar a colaboração entre equipes, mas cada equipe pode ter um canal Slack separado onde o conhecimento é compartilhado e atualizado em tempo real, então nem todos estão cientes.

Se você não capturar esse conhecimento depois de criado, estará perdendo o valor gerado pelo uso do Slack. Pior ainda, significa que seus especialistas no assunto ainda estão recebendo constantes cutucadas no ombro e perguntas repetitivas que poderiam ter respostas armazenadas em sua base de conhecimento.

Com um wiki que está no Slack, capturar conhecimento deve ser tão simples quanto um clique de botão, e com a solução do Guru para o Slack, é.

Uma vez capturado em seu wiki, ele pode ser imediatamente reutilizado por toda a sua empresa, o que reduzirá as perguntas repetitivas que seus especialistas recebem constantemente.

3. Status de confiança do wiki

Como mencionado anteriormente, conteúdo desatualizado ou impreciso leva à desconfiança em relação ao seu wiki e baixa adoção. Veja o que você deve procurar em um wiki para garantir que estejam lidando com o problema de conteúdo desatualizado:

• Capacidade de atribuir conhecimento a especialistas de sua equipe (ou a um grupo deles)
• O wiki incorpora táticas de "push" para lembrar proativamente os especialistas de verificar se o conteúdo ainda é preciso
• Uma maneira de permitir que seus especialistas atualizem o conteúdo enquanto trabalham no Slack

O Guru facilita confiar no que você encontra. Saiba mais sobre nossos recursos aqui.

4. Análises para monitorar a adoção e uso

É importante ser capaz de entender quais conhecimentos em seu wiki estão sendo mais utilizados. Certifique-se de encontrar uma solução que tenha análises para monitorar o uso do seu wiki, para que você possa identificar seu conhecimento mais eficaz, bem como a adoção geral de sua base de conhecimento. As melhores soluções também serão capazes de sugerir conhecimento que deve ser adicionado ao seu wiki com base em pesquisas que não produzem resultados.

Aí está. Agora que você entende por que os wikis tradicionais não são eficazes e o que procurar em um wiki do Slack, esperamos que você esteja armado com tudo o que precisa para avaliar efetivamente as soluções potenciais.