Innovative Strategies for Dissolving Silos and Introducing Effective Collaboration
Los silos de información son un problema común en los lugares de trabajo, pero los equipos exitosos pueden contrarrestarlos con estrategias proactivas y una mejor colaboración en equipo.
El peor momento de trabajar en un silo es darse cuenta de que estás trabajando en un silo.
En mi primer trabajo, recuerdo revisar meticulosamente un borrador de informe muy específico. Pasé horas haciendo ediciones y actualizando gráficos, solo para darme cuenta más tarde en la semana de que todo era en vano. Había estado trabajando en una versión desactualizada que aún no había sido actualizada en la unidad del departamento.
No estoy solo en experimentar este tipo de frustración. Resulta que los equipos pierden hasta 20 horas al mes debido a silos informativos. El problema con los silos solo ha aumentado a medida que los lugares de trabajo han cambiado entre modelos en oficina, remoto e híbrido en los últimos años. No sorprende que sea aún más fácil perderse en los silos cuando no estás trabajando en el mismo espacio físico que tus colegas.
Silos informativos
Empecemos con lo que queremos decir cuando hablamos de silos informativos. En pocas palabras, los silos informativos ocurren cuando los equipos dentro de una organización no comparten información y procesos entre sí. Los silos suelen comenzar pequeños y se expanden a medida que las organizaciones crecen, inhibiendo la colaboración.
¿Entonces, por qué se forman silos en las organizaciones?
Causas de los silos
Casi todas las organizaciones tienen silos, y generalmente son involuntarios. No hay una sola razón por la que se formen silos, pero algunas razones comunes para esta falta de transparencia incluyen:
Prioridades diferentes
Cuando los grupos dentro de las organizaciones tienen prioridades diferentes (o peor, compitiendo), la información y los procesos no fluyen de manera fluida. Naturalmente, cada equipo tiene sus propios objetivos, pero una cultura empresarial transparente debería ayudar al equipo a alinear prioridades entre grupos.
Estado actual
La inercia es una fuerza poderosa. Las organizaciones a menudo encuentran dificultades cuando los procesos arraigados necesitan cambiar para acomodar cambios.
Política de la empresa
Las grandes organizaciones a menudo tienen una red compleja de relaciones entre varios grupos. La información y los procesos pueden no fluir fácilmente debido a las personalidades en el lugar de trabajo.
Geografía y cultura
Los equipos están cada vez más distribuidos por el mundo y están compuestos por individuos con diversos antecedentes culturales. Diferentes zonas horarias, competencia de lenguajes y otros factores pueden contribuir a lugares de trabajo en silos.
Falta de seguridad psicológica
La confianza es un componente esencial para colaborar eficazmente con los pares. Cuando los equipos sienten que pueden presentar ideas arriesgadas y experimentar con el apoyo de su equipo, la innovación florece. Cuando ese no es el caso, la comunicación se descompone y pueden ocurrir silos.
Sistemas ineficaces
Las tecnologías y procesos correctos pueden hacer toda la diferencia en términos de transparencia. Usar los sistemas incorrectos puede introducir fricción innecesaria para compartir información y trabajar de manera colaborativa.
Costos de los silos
Desafortunadamente, los silos no solo desperdician tiempo. El efecto silo en las organizaciones puede causar problemas importantes.
Algunos silos son evidentes. Para los demás, necesitarás investigar un poco. Para ayudarte a entender dónde se está rompiendo la comunicación y colaboración, considera encuestas y entrevistas.
Hay algunos tipos de encuestas que pueden ayudarte a entender mejor los silos informativos entre equipos. Primero, considera usar una encuesta de compromiso de empleados. Este tipo de encuesta te ayudará a identificar qué empleados se sienten más conectados a su equipo y empresa, así como cuáles se sienten más aislados.
De manera similar, puedes diseñar una encuesta con preguntas específicamente sobre comunicación y colaboración para identificar problemas. Otro tipo de encuesta útil es la encuesta de pulso. Las encuestas de pulso se envían con frecuencia y regularmente, y a menudo identifican problemas de silos antes de que comiencen a causar problemas.
Además de las encuestas, considera realizar entrevistas de salida y entrevistas de permanencia con empleados. Las entrevistas de salida deberían iluminar las razones por las cuales los empleados se están yendo y qué parte de la rotación es causada por silos informativos. Por otro lado, las entrevistas de permanencia son discusiones con empleados que han estado con la empresa durante un período significativo de tiempo y pueden iluminar dónde la colaboración entre pares está teniendo éxito.
Estrategias para desmantelar silos e introducir colaboración efectiva
Una vez que hayas identificado dónde están los silos informativos de tu equipo, es hora de comenzar a desmantelar esos silos y reemplazarlos con una base de transparencia. Aquí hay algunas estrategias que pueden ayudarte a mejorar la comunicación y colaboración a través de tu equipo.
Alinear objetivos y valores
Lograr que diferentes grupos trabajen juntos de manera efectiva comienza por asegurarse de que todos estén en la misma página en términos de los objetivos y valores de la empresa. Esto comienza con el liderazgo. Asegúrate de que todos entiendan la misión de la empresa y sepan cómo su trabajo encaja en el panorama general.
Desde allí, identifica los objetivos de los equipos individuales y ponlos en el contexto de la misión de la empresa y los objetivos de otros equipos. Reitera estos objetivos y valores regularmente, ya sea durante reuniones generales.
Errar en el lado de la sobrecomunicación
Es sorprendentemente complicado realmente sobrecomunicar en un entorno empresarial, especialmente cuando se hace de manera asincrónica. Es mucho más común que las personas sientan que se les está excluyendo.
Si te preocupa abrumar a tu equipo con demasiada información, considera si estás proporcionando un mensaje claro y conciso, y luego brinda oportunidades para que las personas aprendan más en un sistema que funcione para todos.
Una buena regla general es comunicar más, no menos. Cuando haya dudas, errar en el lado de la sobrecomunicación. Tu equipo te lo agradecerá a largo plazo.
Fomentar la experimentación a través del compartir
Intentar algo nuevo puede dar miedo, especialmente si es algo que podría fallar. Dicho esto, los equipos innovadores necesitan sentirse cómodos asumiendo riesgos.
Una forma de fomentar la experimentación es crear un entorno donde los equipos puedan compartir sus experimentos entre sí, ya sea un espacio físico como un laboratorio o un taller, o un espacio digital como un blog o un sitio de intranet de empleados. Al experimentar de manera transparente, los equipos pueden aprender de los éxitos y fracasos de los demás y sentirse más cómodos asumiendo riesgos futuros sabiendo que tienen un sistema de apoyo en el que apoyarse.
Fomentar actividades de construcción de equipos
Crear relaciones de trabajo positivas es esencial para una colaboración efectiva. Considera organizar eventos de construcción de equipos que ayuden a los empleados a conocerse mejor y fomentar un sentido de camaradería.
Hay muchos tipos diferentes de actividades de construcción de equipos para elegir, desde clases de cocina en grupo hasta búsquedas del tesoro y voluntariado. La clave es encontrar actividades que todos disfruten y que les ayuden a verse de manera diferente.
Hacer que la información del equipo sea accesible
No es suficiente fomentar una cultura donde la gente quiera compartir información; también necesitas darles las herramientas adecuadas. Facilita a los equipos encontrar y compartir información entre sí.
A menudo, esto significa configurar una base de datos de conocimiento centralizada como Guru para asegurarte de que la información sea fácil de usar. Significa crear un entorno accesible para compartir información en el que los usuarios puedan acceder y contribuir.
Adiós a los silos
Los silos informativos son, sin duda, un problema común en los lugares de trabajo, pero los equipos exitosos pueden enfrentarlos con estrategias proactivas y mejorar la colaboración en equipo.
Al tomarte el tiempo para identificar dónde existen los silos en tu equipo y presentar estrategias efectivas a tu equipo, mejorarás el rendimiento, la moral y más en tu equipo.
El peor momento de trabajar en un silo es darse cuenta de que estás trabajando en un silo.
En mi primer trabajo, recuerdo revisar meticulosamente un borrador de informe muy específico. Pasé horas haciendo ediciones y actualizando gráficos, solo para darme cuenta más tarde en la semana de que todo era en vano. Había estado trabajando en una versión desactualizada que aún no había sido actualizada en la unidad del departamento.
No estoy solo en experimentar este tipo de frustración. Resulta que los equipos pierden hasta 20 horas al mes debido a silos informativos. El problema con los silos solo ha aumentado a medida que los lugares de trabajo han cambiado entre modelos en oficina, remoto e híbrido en los últimos años. No sorprende que sea aún más fácil perderse en los silos cuando no estás trabajando en el mismo espacio físico que tus colegas.
Silos informativos
Empecemos con lo que queremos decir cuando hablamos de silos informativos. En pocas palabras, los silos informativos ocurren cuando los equipos dentro de una organización no comparten información y procesos entre sí. Los silos suelen comenzar pequeños y se expanden a medida que las organizaciones crecen, inhibiendo la colaboración.
¿Entonces, por qué se forman silos en las organizaciones?
Causas de los silos
Casi todas las organizaciones tienen silos, y generalmente son involuntarios. No hay una sola razón por la que se formen silos, pero algunas razones comunes para esta falta de transparencia incluyen:
Prioridades diferentes
Cuando los grupos dentro de las organizaciones tienen prioridades diferentes (o peor, compitiendo), la información y los procesos no fluyen de manera fluida. Naturalmente, cada equipo tiene sus propios objetivos, pero una cultura empresarial transparente debería ayudar al equipo a alinear prioridades entre grupos.
Estado actual
La inercia es una fuerza poderosa. Las organizaciones a menudo encuentran dificultades cuando los procesos arraigados necesitan cambiar para acomodar cambios.
Política de la empresa
Las grandes organizaciones a menudo tienen una red compleja de relaciones entre varios grupos. La información y los procesos pueden no fluir fácilmente debido a las personalidades en el lugar de trabajo.
Geografía y cultura
Los equipos están cada vez más distribuidos por el mundo y están compuestos por individuos con diversos antecedentes culturales. Diferentes zonas horarias, competencia de lenguajes y otros factores pueden contribuir a lugares de trabajo en silos.
Falta de seguridad psicológica
La confianza es un componente esencial para colaborar eficazmente con los pares. Cuando los equipos sienten que pueden presentar ideas arriesgadas y experimentar con el apoyo de su equipo, la innovación florece. Cuando ese no es el caso, la comunicación se descompone y pueden ocurrir silos.
Sistemas ineficaces
Las tecnologías y procesos correctos pueden hacer toda la diferencia en términos de transparencia. Usar los sistemas incorrectos puede introducir fricción innecesaria para compartir información y trabajar de manera colaborativa.
Costos de los silos
Desafortunadamente, los silos no solo desperdician tiempo. El efecto silo en las organizaciones puede causar problemas importantes.
Algunos silos son evidentes. Para los demás, necesitarás investigar un poco. Para ayudarte a entender dónde se está rompiendo la comunicación y colaboración, considera encuestas y entrevistas.
Hay algunos tipos de encuestas que pueden ayudarte a entender mejor los silos informativos entre equipos. Primero, considera usar una encuesta de compromiso de empleados. Este tipo de encuesta te ayudará a identificar qué empleados se sienten más conectados a su equipo y empresa, así como cuáles se sienten más aislados.
De manera similar, puedes diseñar una encuesta con preguntas específicamente sobre comunicación y colaboración para identificar problemas. Otro tipo de encuesta útil es la encuesta de pulso. Las encuestas de pulso se envían con frecuencia y regularmente, y a menudo identifican problemas de silos antes de que comiencen a causar problemas.
Además de las encuestas, considera realizar entrevistas de salida y entrevistas de permanencia con empleados. Las entrevistas de salida deberían iluminar las razones por las cuales los empleados se están yendo y qué parte de la rotación es causada por silos informativos. Por otro lado, las entrevistas de permanencia son discusiones con empleados que han estado con la empresa durante un período significativo de tiempo y pueden iluminar dónde la colaboración entre pares está teniendo éxito.
Estrategias para desmantelar silos e introducir colaboración efectiva
Una vez que hayas identificado dónde están los silos informativos de tu equipo, es hora de comenzar a desmantelar esos silos y reemplazarlos con una base de transparencia. Aquí hay algunas estrategias que pueden ayudarte a mejorar la comunicación y colaboración a través de tu equipo.
Alinear objetivos y valores
Lograr que diferentes grupos trabajen juntos de manera efectiva comienza por asegurarse de que todos estén en la misma página en términos de los objetivos y valores de la empresa. Esto comienza con el liderazgo. Asegúrate de que todos entiendan la misión de la empresa y sepan cómo su trabajo encaja en el panorama general.
Desde allí, identifica los objetivos de los equipos individuales y ponlos en el contexto de la misión de la empresa y los objetivos de otros equipos. Reitera estos objetivos y valores regularmente, ya sea durante reuniones generales.
Errar en el lado de la sobrecomunicación
Es sorprendentemente complicado realmente sobrecomunicar en un entorno empresarial, especialmente cuando se hace de manera asincrónica. Es mucho más común que las personas sientan que se les está excluyendo.
Si te preocupa abrumar a tu equipo con demasiada información, considera si estás proporcionando un mensaje claro y conciso, y luego brinda oportunidades para que las personas aprendan más en un sistema que funcione para todos.
Una buena regla general es comunicar más, no menos. Cuando haya dudas, errar en el lado de la sobrecomunicación. Tu equipo te lo agradecerá a largo plazo.
Fomentar la experimentación a través del compartir
Intentar algo nuevo puede dar miedo, especialmente si es algo que podría fallar. Dicho esto, los equipos innovadores necesitan sentirse cómodos asumiendo riesgos.
Una forma de fomentar la experimentación es crear un entorno donde los equipos puedan compartir sus experimentos entre sí, ya sea un espacio físico como un laboratorio o un taller, o un espacio digital como un blog o un sitio de intranet de empleados. Al experimentar de manera transparente, los equipos pueden aprender de los éxitos y fracasos de los demás y sentirse más cómodos asumiendo riesgos futuros sabiendo que tienen un sistema de apoyo en el que apoyarse.
Fomentar actividades de construcción de equipos
Crear relaciones de trabajo positivas es esencial para una colaboración efectiva. Considera organizar eventos de construcción de equipos que ayuden a los empleados a conocerse mejor y fomentar un sentido de camaradería.
Hay muchos tipos diferentes de actividades de construcción de equipos para elegir, desde clases de cocina en grupo hasta búsquedas del tesoro y voluntariado. La clave es encontrar actividades que todos disfruten y que les ayuden a verse de manera diferente.
Hacer que la información del equipo sea accesible
No es suficiente fomentar una cultura donde la gente quiera compartir información; también necesitas darles las herramientas adecuadas. Facilita a los equipos encontrar y compartir información entre sí.
A menudo, esto significa configurar una base de datos de conocimiento centralizada como Guru para asegurarte de que la información sea fácil de usar. Significa crear un entorno accesible para compartir información en el que los usuarios puedan acceder y contribuir.
Adiós a los silos
Los silos informativos son, sin duda, un problema común en los lugares de trabajo, pero los equipos exitosos pueden enfrentarlos con estrategias proactivas y mejorar la colaboración en equipo.
Al tomarte el tiempo para identificar dónde existen los silos en tu equipo y presentar estrategias efectivas a tu equipo, mejorarás el rendimiento, la moral y más en tu equipo.
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