Todos hemos estado allí: un RFP (solicitud de propuesta) llega a tu escritorio y te encuentras con partes iguales de emoción y náuseas. Es un proceso bien establecido y uno que es simplemente inevitable al vender software empresarial. En lugar de lanzar un montón de jerga y presentarte un RFP como si fuera la solución mágica (aviso: no lo es), tomemos un enfoque simple para desglosar la solicitud del cliente y veamos algunas tácticas probadas para ayudarte a ganar tu próximo proceso de RFP.

Te gustan los tacos, ¿verdad? ¿A quién no le gustan? Imaginemos por un momento que eres un representante de ventas en una empresa de catering de tacos llamada Tacos de Plata. Tus cofundadores han puesto un montón de pensamiento, esfuerzo y energía en crear el mejor taco posible. Tienes excelentes comentarios en Yelp y haces todo lo posible para garantizar ingredientes de primera calidad.

• Tienes tortillas personalizadas hechas en casa.
• Tu chef y co-propietario es de primera clase y proviene de una familia de chefs de Fresnillo, México (más sobre eso más adelante).
• Usas el mejor queso Cotija.
• Haces todo tu guacamole en casa y cultivas todas tus cebollas, pimientos, cilantro y tomates en tu propio jardín.
• Usas carne de res alimentada con pasto y orgánica.
• Ofreces una cocina libre de gluten dedicada para alergias severas.
• Has sido contratado por algunas de las grandes celebridades (prueba social, ¡yay!).
• Te enorgulleces de tu increíble servicio al cliente y experiencia, que mantiene a tus clientes regresando.

No solo marques las casillas; cuenta una historia.

Cualquier vendedor o comercializador que valga su sal te dirá que las listas de verificación de características son donde la diferenciación real puede morir.

Las listas de verificación de características pueden generalizar la funcionalidad de tal manera que tu competencia simplemente puede marcar un cuadro, independientemente de si pueden ofrecer un valor cercano al que tú ofreces para ese ítem. Alternativamente, hay ítems que quizás no apoyes, dando la impresión de que el competidor "marca más cuadros", y es, por lo tanto, un mejor ajuste para ganar el negocio. Aunque estos son inevitables en escenarios de RFP, no necesita ser tan blanco y negro.

Volvamos al ejemplo de catering por un segundo (esperemos que no tengas hambre). Tienes una conversación telefónica inicial con un cliente potencial llamado Stephanie, quien está interesada en Tacos de Plata para el SKO de su equipo. "Nuestro equipo de ventas ha estado pidiendo tacos en el evento de nuestra empresa", indica ella. "Estamos en SF, así que pueden ser un poco exigentes sobre la calidad." Después de una buena primera conversación, Stephanie te envía un RFP y menciona que está considerando a otro catering.

Te enfrentas a un catering "todo en uno", Carl's Catering, cuyo menú es más largo que Guerra y Paz, e incluye una mayor variedad de tacos, así como hamburguesas, perros calientes y macarrones con queso. Tienen opiniones mediocres en Yelp (en términos de sabor y servicio, poca o ninguna prueba social significativa), todos sus ingredientes son congelados o preenvasados, y su chef no tiene experiencia alguna en el mundo de los tacos. Sin embargo, tienen más variedad y un personal más grande. También te están subcotizando en precio.

Stephanie está en el equipo administrativo. No estará en el evento, simplemente está organizando y ordenando para su equipo de ventas. Ella se conectó con la dirección de ventas y reunió algunos comentarios anecdóticos sueltos de sus representantes de ventas, pero nada concreto. Ella se pone a construir un RFP para seleccionar el mejor catering para el SKO de Initech. Ella elabora un RFP y te lo envía. Te encuentras con la alegría y la aprensión de siempre. No sabes lo que vas a ver, pero según la calidad de tus tacos, te sientes confiado.

Incluido en el RFP hay ítems para los siguientes:

• Tacos de carnitas
• Tacos de carne
• Opciones vegetarianas
• Opciones sin gluten
• Tortillas
• Chips
• Queso
• Salsa
• Guacamole
• Hamburguesas
• Perros calientes
• Nuggets de pollo
• Burritos

Bueno, ¿qué pasa? Probablemente te estés diciendo a ti mismo este RFP no refleja realmente la conversación que tuvimos o el problema que Stephanie quería resolver. ¿Qué pasó? ¿Han cambiado sus requisitos? ¿De dónde provienen estos ítems adicionales, de Stephanie (la compradora) o de su equipo de ventas (los usuarios/consumidores)? Si simplemente entras en una guerra de marcación de cuadros, no te verás tan impresionante para Stephanie, especialmente considerando que la estrategia de Carl's Catering es aprovechar su tamaño para subcotizarte.

No caigas en la trampa.

Desafortunadamente, este escenario es demasiado típico en ventas de software.

Los RFP nunca cuentan la historia completa, y probablemente nunca lo harán. Sin embargo, si comienzas a pintar una historia realmente clara con especificidad, detalle y consistencia, puedes convertir tu RFP en una historia que le dé a tu comprador una idea mucho más clara de tus ventajas. El detalle aquí es clave.

Así es como pueden verse estas respuestas cuando se hacen bien:

• Carne: El linaje de la Chef María está lleno de generaciones de chefs mexicanos. La Chef sabe que un taco solo es tan bueno como su proteína, y es por eso que obtenemos toda nuestra carne de res de libre pastoreo y orgánica directamente de la granja familiar Ned’s Friendly Farm en Nueva York.
• Queso: En lugar de utilizar cheddar procesado, trabajamos con Fresnilla Farms en México, que nos envía Cotija fresco todas las semanas.
• Tortillas: Hacemos todas nuestras tortillas en casa. También tenemos (no menos deliciosas) opciones sin gluten disponibles para aquellos con sensibilidades.
• Guacamole: Nuestros aguacates son recolectados a mano por la Chef María misma, quien creció en Michoacán, hogar del 92% de la producción mundial de aguacates. Cultivamos nuestro propio cilantro, cebollas y limones en nuestro jardín para garantizar los ingredientes más frescos y llenos de sabor.

La mayoría de los RFP te dan la capacidad de comentar y agregar color. Si no, completa su versión e incluye la tuya, completa con contexto y color. Establece tu posición estratégica y cuenta una historia que construya un foso alrededor de tus ventajas clave.

En este caso, son la autenticidad, la experiencia en el dominio y la calidad de los ingredientes.

1. Ten cuidado con estirar la verdad o trabajar con información desactualizada.

La credibilidad es crítica y, suponiendo que ganes el negocio, establecerá el tono para el resto de tu relación con el cliente.

Si bien esto es particularmente cierto para las empresas de SaaS, lo mismo se aplica a todos. En el caso de Tacos de Plata, habrá varias otras salidas o eventos de la empresa, y Stephanie conoce a muchos administradores en el negocio. Construir confianza y darle una gran experiencia, incluso como empresa de catering, será beneficioso para negocios de referencia y compras repetidas.

Así que, volviendo a tu RFP. Ves ese ítem en burritos y comienzas a preocuparte. Estás ansioso por ganar este negocio; el trimestre está llegando a su fin y necesitas cumplir con tu número, y tu banco no se preocupa por los burritos, solo por tu pago hipotecario.

Estás comenzando a ver muchas casillas sin marcar y empieza a cernirse el pánico. Es entonces cuando recuerdas: el chef ha hecho burritos una o dos veces para eventos especiales. Lo recuerdas porque tú también vendiste esos negocios. Así que, como cualquiera, piensas para ti mismo Bueno, tenemos carne, tortillas y queso. El chef ha hecho esto en el pasado, así que voy a decir que lo hacemos. De lo contrario, no hay forma de que ganemos este RFP.

Sin que tú lo sepas, se volvió más difícil de apoyar de lo que la Chef María había imaginado. Como resultado, dejó de hacer burritos por completo. Envió un correo electrónico a la empresa indicando tal hecho, y lo incluyó incluso en la wiki de la empresa (que rara vez consultas) pero rápidamente olvidaste.

Ahora has puesto a María y a ti mismo en una situación bastante difícil. Es una situación de perder/perder que, como mucho, solo compromete la confianza entre tú y el cliente. En el peor de los casos, compromete tu relación con tus colegas.

2. Ve directamente a la fuente.

En muchos casos, al completar un RFP, un representante de ventas trabaja en un silo. Si son inteligentes, involucran a su ingeniero de ventas o incluso a un comercializador. Pero, ¿es esto realmente suficiente? Piensa en ello; ¿quién es el experto en seguridad? ¿Qué hay de las integraciones? No es un comercializador (y esto lo dice uno), son tu equipo de seguridad o tu equipo de desarrollo, respectivamente. Salir de estos silos (incluso si es un silo de GTM), puede ser increíblemente útil para obtener los detalles que necesitas para reposicionar el RFP y convertirlo en una historia convincente.

En el RFP de Tacos de Plata, vemos un ítem para "Opciones sin gluten." Ahora, sabemos que tenemos esto, así que marcamos la casilla y seguimos adelante. Bien, genial, grandioso, maravilloso.

Sin embargo, aquí está la cosa: tu gerente de instalaciones descubrió diferentes grados de sensibilidad al gluten al construir tu instalación. Ella en realidad aprendió que mientras algunos con problemas de gluten simplemente no pueden comer gluten, las sensibilidades y alergias de otros son tan fuertes que no puede haber ninguna contaminación cruzada por nada que contenga gluten. Ella sabe que SF tiene un gran mercado sin gluten, y así se enfocó en eso con una cocina sin gluten dedicada, libre de cualquier contaminación cruzada.

Esta es una pieza crítica de información que de otro modo no tendrías a menos que fueras directamente a la autoridad.

Por lo que sabes, el equipo de Stephanie tiene algunas personas que no pueden comer nada contaminado, y Carl's Catering simplemente ofrece opciones sin gluten sin cocina dedicada. Este detalle solo podría hundir el trato con Carl's, pero si tú no lo sabes, depende de tu cliente saberlo. Y Stephanie, que está llenando el RPF en nombre de su equipo, podría no ir a ellos para obtener este tipo de detalles, tampoco.

3. Finalmente, sabe cuándo alejarse.

Al final del día, eres un catering de tacos. Si has contado una historia interesante y convincente alrededor de tu RFP con el mayor detalle posible de una manera que enfatice tu posición, y el cliente solo quiere perros calientes y burritos y no se preocupa por el gluten—retírate. Hay toneladas de SKOs por ahí; pasa tu tiempo en uno que sabes que puedes cerrar. Tu hipoteca depende de ello.

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