Todos nós já estivemos lá—um RFP (pedido de proposta) chega à sua mesa e você é recebido com partes iguais de empolgação e náusea. É um processo bem estabelecido, e um que é simplesmente inevitável ao vender software para empresas. Em vez de jogar um monte de jargão e apresentar a você uma bala de prata do RFP (alerta de spoiler: não existe uma), vamos adotar uma abordagem simples para entender o pedido do cliente e olhar algumas táticas comprovadas para ajudá-lo a vencer seu próximo processo de RFP.
Você gosta de tacos, certo? Quem não gosta? Vamos imaginar por um momento que você é um representante de vendas em uma empresa de catering de tacos chamada Tacos de Plata. Seus cofundadores pensaram muito, se esforçaram e tiveram energia para criar o melhor taco possível. Você tem ótimas avaliações no Yelp, e vai além para garantir ingredientes de qualidade.
Você tem tortillas personalizadas feitas à mão
Seu chef e cofundador é de classe mundial e vem de uma família de chefs de Fresnillo, México (mais sobre isso mais tarde)
Você usa o queijo Cotija da mais alta qualidade
Você faz todo o seu guacamole internamente e cultiva todas as suas cebolas, pimentões, coentro e tomates em seu próprio jardim
Você usa carne bovina orgânica e alimentada com pasto
Você oferece uma cozinha dedicada sem glúten para alergias severas
Você foi contratado por algumas das maiores celebridades (prova social, yay!)
Você se orgulha do seu incrível atendimento ao cliente e experiência—que mantém seus clientes voltando
Não apenas marque caixas; conte uma história
Qualquer representante de vendas ou especialista em marketing que valha a pena seu sal dirá que listas de verificação de recursos são onde a diferenciação real pode morrer.
Listas de verificação de recursos podem generalizar funcionalidades de tal forma que sua concorrência pode simplesmente marcar uma caixa, independentemente de poderem oferecer mesmo perto do mesmo tipo de valor que você oferece por esse item. Alternativamente, existem itens de linha—talvez menos significativos—que você pode não oferecer, dando a impressão de que o concorrente “marca mais caixas”, e, portanto, é uma opção melhor para ganhar o negócio. Embora esses sejam inevitáveis em cenários de RFP, não precisa ser tão preto e branco.
Vamos voltar ao exemplo de catering por um segundo (esperamos que você não esteja com fome). Você tem uma conversa inicial por telefone com uma cliente em potencial chamada Stephanie, que está interessada no Tacos de Plata para a SKO de sua equipe. "Nossa equipe de vendas tem pedido tacos para o evento da nossa empresa," ela indica. "Estamos em SF, então eles podem ser um pouco exigentes sobre qualidade." Após uma boa primeira conversa, Stephanie te envia um RFP e menciona que está olhando para outro catering.
Você está competindo com um catering "faça tudo", o Catering do Carl, cujo menu é mais longo que Guerra e Paz, e inclui uma maior variedade de tacos, além de hambúrgueres, cachorros-quentes e macarrão com queijo. Eles têm avaliações medianas no Yelp (em termos de sabor e serviço, pouca ou nenhuma prova social significativa), todos os seus ingredientes são congelados ou pré-embalados, e seu chef não tem nenhuma experiência no mundo dos tacos. No entanto, eles têm mais seleção e uma equipe maior. Eles também estão te subcotando em preço.
Stephanie está na equipe administrativa. Ela não estará no evento, ela está apenas organizando e pedindo para a equipe de vendas. Ela se conectou com a liderança de vendas e coletou algum feedback anedótico dos representantes de vendas, mas nada concreto. Ela começa a construir um RFP para selecionar o melhor catering para a SKO da Initech. Ela monta um RFP e o envia para você. Você é recebido com a alegria e a apreensão bem conhecidas. Você não sabe o que está prestes a ver, mas com base na qualidade dos seus tacos, você se sente confiante.
Incluído no RFP estão itens de linha para o seguinte:
Tacos de carnitas
Tacos de carne
Opções vegetarianas
Opções sem glúten
Tortilhas
Chips
Queijo
Salsa
Guacamole
Hambúrgueres
Cachorros-quentes
Tenders de frango
Burritos
Bem, o que está acontecendo? Você provavelmente está pensando consigo mesmo este RFP não reflete realmente a conversa que tivemos ou o problema que Stephanie queria resolver. O que aconteceu? As exigências dela mudaram? De onde vieram esses itens de linha adicionais, Stephanie (a compradora), ou sua equipe de vendas (os usuários/consumidores)? Se você simplesmente entrar em uma guerra de marcação de caixa, não vai parecer tão impressionante para Stephanie, especialmente considerando que a estratégia do Catering do Carl é usar seu tamanho para subcotá-lo.
Não caia na armadilha
Infelizmente, esse cenário é típico nas vendas de software.
RFPs nunca contam toda a história, e provavelmente nunca contarão. No entanto, se você começar a pintar uma história realmente clara com especificidade, detalhe e consistência, você pode transformar seu RFP em uma história que pode dar ao seu comprador uma noção muito mais clara das suas vantagens. O detalhe aqui é fundamental.
Aqui está como essas respostas podem parecer quando feitas corretamente:
Carne: A linhagem da chef Maria é repleta de gerações de chefs mexicanos. A chef sabe que um taco é tão bom quanto sua proteína, e é por isso que pegamos toda a nossa carne bovina orgânica, alimentada com pasto e livre, diretamente da fazenda familiar Ned's Friendly Farm em Nova York.
Queijo: Em vez de usar cheddar processado, trabalhamos com a Fresnilla Farms no México, que nos envia queijo Cotija fresco toda semana.
Tortilhas: Fazemos todas as nossas tortilhas internamente. Também temos (não menos deliciosas) opções sem glúten disponíveis para aqueles com sensibilidades.
Guacamole: Nossos abacates são colhidos à mão pela chef Maria, que cresceu em Michoacán, lar de 92% da produção mundial de abacate. Crescemos nosso próprio coentro, cebolas e limões em nosso jardim para garantir os ingredientes mais frescos e saborosos.
A maioria dos RFPs lhe dão a capacidade de comentar e adicionar cor. Se não, preencha a versão deles e inclua a sua—completo com contexto e cor. Estabeleça sua vantagem estratégica e conte uma história que construa um fosso em torno de suas vantagens principais.
Neste caso, é autenticidade, expertise de domínio e qualidade dos ingredientes.
1. Tenha cuidado ao esticar a verdade ou trabalhar com informações desatualizadas
Credibilidade é crítica e, assumindo que você ganhe o negócio, definirá o tom para o resto de seu relacionamento com seu cliente.
Embora isso seja particularmente verdadeiro para empresas de SaaS, o mesmo se aplica a todos. No caso do Tacos de Plata, haverá várias outras excursões ou eventos da empresa, e Stephanie conhece muitos administradores no setor. Construir confiança e proporcionar a ela uma ótima experiência, mesmo sendo uma empresa de catering, será benéfico para negócios de referência e compras repetidas.
Então, de volta ao seu RFP. Você percebe aquele item na lista sobre burritos e começa a se preocupar. Você está ansioso para ganhar esse negócio; o trimestre está acabando e você precisa bater suas metas, e seu banco não se importa com burritos—apenas com seu pagamento da hipoteca.
Você começa a ver muitas caixas não marcadas e o pânico começa a se instalar. É quando você se lembra: a chef fez burritos uma ou duas vezes para eventos especiais. Você se lembra porque também vendeu esses negócios. Então, como se espera, você pensa consigo mesmo Bem, nós temos carne, tortilhas e queijo. A chef já fez isso no passado, então vou dizer que podemos fazer isso. Caso contrário, não há como vencermos este RFP.
Sem você saber, tornou-se mais difícil de apoiar do que a chef Maria tinha imaginado. Como resultado, ela parou de fazer burritos completamente. Ela enviou um e-mail para a empresa indicando isso e até colocou na wiki da empresa (que você raramente visita), mas você rapidamente esqueceu.
Agora você colocou Maria—e a si mesmo—em uma situação bem complicada. É uma situação sem saída que, no melhor dos casos, apenas compromete a confiança entre você e o cliente. No pior dos casos, compromete seu relacionamento com seus colegas.
2. Vá direto à fonte
Em muitos casos ao preencher um RFP, um representante de vendas trabalha isoladamente. Se forem inteligentes, eles incluem seu engenheiro de vendas ou até mesmo um especialista em marketing. Mas isso é realmente o suficiente? Pense nisso; quem é o especialista em segurança? Que tal integrações? Não é um especialista em marketing (e isso vindo de um), é sua equipe de segurança ou sua equipe de desenvolvimento, respectivamente. Quebrar esses silos (mesmo que seja um silo de GTM), pode ser incrivelmente útil para obter o detalhe que você precisa para reposicionar o RFP e transformá-lo em uma história convincente.
No RFP do Tacos Plata, vemos um item de linha para "Opções sem glúten." Agora, sabemos que temos isso, então marcamos a caixa e seguimos em frente. Bom, ótimo, fabuloso, maravilhoso.
Aqui está a questão, porém—seu gerente de instalações descobriu diferentes graus de sensibilidade ao glúten ao construir suas instalações. Ela realmente aprendeu que enquanto algumas pessoas com problemas de glúten simplesmente não podem comer glúten, as sensibilidades e alergias de outras pessoas são tão fortes que não pode haver nenhuma contaminação cruzada por nada que contenha glúten. Ela sabe que SF tem um grande mercado sem glúten, e assim investiu nisso com uma cozinha sem glúten dedicada, livre de qualquer contaminação cruzada.
Essa é uma informação crítica que você de outra forma não teria a menos que fosse diretamente à autoridade.
Para o que você sabe, a equipe de Stephanie tem algumas pessoas que não podem comer nada contaminado cruzadamente, e o Catering do Carl simplesmente oferece opções sem glúten sem uma cozinha dedicada. Esse detalhe sozinho poderia afundar o negócio para o Carl—mas se você não souber melhor, você depende do seu cliente para saber melhor. E Stephanie, que está preenchendo o RFP em nome de sua equipe, pode não ir até eles para obter esse tipo de detalhes, também.
3. Finalmente, saiba quando sair
No final do dia, você é um catering de tacos. Se você contou uma história interessante e convincente em torno do seu RFP com o máximo de detalhes possível de uma forma que enfatize sua vantagem, e o cliente apenas quer cachorros-quentes e burritos e não se importa sobre glúten—desista. Existem toneladas de SKOs por aí; vá gastar seu tempo em um que você sabe que pode fechar. Seu pagamento da hipoteca depende disso.
Confira o guia completo do Guru sobre todas as coisas de habilitação de vendas!
Todos nós já estivemos lá—um RFP (pedido de proposta) chega à sua mesa e você é recebido com partes iguais de empolgação e náusea. É um processo bem estabelecido, e um que é simplesmente inevitável ao vender software para empresas. Em vez de jogar um monte de jargão e apresentar a você uma bala de prata do RFP (alerta de spoiler: não existe uma), vamos adotar uma abordagem simples para entender o pedido do cliente e olhar algumas táticas comprovadas para ajudá-lo a vencer seu próximo processo de RFP.
Você gosta de tacos, certo? Quem não gosta? Vamos imaginar por um momento que você é um representante de vendas em uma empresa de catering de tacos chamada Tacos de Plata. Seus cofundadores pensaram muito, se esforçaram e tiveram energia para criar o melhor taco possível. Você tem ótimas avaliações no Yelp, e vai além para garantir ingredientes de qualidade.
Você tem tortillas personalizadas feitas à mão
Seu chef e cofundador é de classe mundial e vem de uma família de chefs de Fresnillo, México (mais sobre isso mais tarde)
Você usa o queijo Cotija da mais alta qualidade
Você faz todo o seu guacamole internamente e cultiva todas as suas cebolas, pimentões, coentro e tomates em seu próprio jardim
Você usa carne bovina orgânica e alimentada com pasto
Você oferece uma cozinha dedicada sem glúten para alergias severas
Você foi contratado por algumas das maiores celebridades (prova social, yay!)
Você se orgulha do seu incrível atendimento ao cliente e experiência—que mantém seus clientes voltando
Não apenas marque caixas; conte uma história
Qualquer representante de vendas ou especialista em marketing que valha a pena seu sal dirá que listas de verificação de recursos são onde a diferenciação real pode morrer.
Listas de verificação de recursos podem generalizar funcionalidades de tal forma que sua concorrência pode simplesmente marcar uma caixa, independentemente de poderem oferecer mesmo perto do mesmo tipo de valor que você oferece por esse item. Alternativamente, existem itens de linha—talvez menos significativos—que você pode não oferecer, dando a impressão de que o concorrente “marca mais caixas”, e, portanto, é uma opção melhor para ganhar o negócio. Embora esses sejam inevitáveis em cenários de RFP, não precisa ser tão preto e branco.
Vamos voltar ao exemplo de catering por um segundo (esperamos que você não esteja com fome). Você tem uma conversa inicial por telefone com uma cliente em potencial chamada Stephanie, que está interessada no Tacos de Plata para a SKO de sua equipe. "Nossa equipe de vendas tem pedido tacos para o evento da nossa empresa," ela indica. "Estamos em SF, então eles podem ser um pouco exigentes sobre qualidade." Após uma boa primeira conversa, Stephanie te envia um RFP e menciona que está olhando para outro catering.
Você está competindo com um catering "faça tudo", o Catering do Carl, cujo menu é mais longo que Guerra e Paz, e inclui uma maior variedade de tacos, além de hambúrgueres, cachorros-quentes e macarrão com queijo. Eles têm avaliações medianas no Yelp (em termos de sabor e serviço, pouca ou nenhuma prova social significativa), todos os seus ingredientes são congelados ou pré-embalados, e seu chef não tem nenhuma experiência no mundo dos tacos. No entanto, eles têm mais seleção e uma equipe maior. Eles também estão te subcotando em preço.
Stephanie está na equipe administrativa. Ela não estará no evento, ela está apenas organizando e pedindo para a equipe de vendas. Ela se conectou com a liderança de vendas e coletou algum feedback anedótico dos representantes de vendas, mas nada concreto. Ela começa a construir um RFP para selecionar o melhor catering para a SKO da Initech. Ela monta um RFP e o envia para você. Você é recebido com a alegria e a apreensão bem conhecidas. Você não sabe o que está prestes a ver, mas com base na qualidade dos seus tacos, você se sente confiante.
Incluído no RFP estão itens de linha para o seguinte:
Tacos de carnitas
Tacos de carne
Opções vegetarianas
Opções sem glúten
Tortilhas
Chips
Queijo
Salsa
Guacamole
Hambúrgueres
Cachorros-quentes
Tenders de frango
Burritos
Bem, o que está acontecendo? Você provavelmente está pensando consigo mesmo este RFP não reflete realmente a conversa que tivemos ou o problema que Stephanie queria resolver. O que aconteceu? As exigências dela mudaram? De onde vieram esses itens de linha adicionais, Stephanie (a compradora), ou sua equipe de vendas (os usuários/consumidores)? Se você simplesmente entrar em uma guerra de marcação de caixa, não vai parecer tão impressionante para Stephanie, especialmente considerando que a estratégia do Catering do Carl é usar seu tamanho para subcotá-lo.
Não caia na armadilha
Infelizmente, esse cenário é típico nas vendas de software.
RFPs nunca contam toda a história, e provavelmente nunca contarão. No entanto, se você começar a pintar uma história realmente clara com especificidade, detalhe e consistência, você pode transformar seu RFP em uma história que pode dar ao seu comprador uma noção muito mais clara das suas vantagens. O detalhe aqui é fundamental.
Aqui está como essas respostas podem parecer quando feitas corretamente:
Carne: A linhagem da chef Maria é repleta de gerações de chefs mexicanos. A chef sabe que um taco é tão bom quanto sua proteína, e é por isso que pegamos toda a nossa carne bovina orgânica, alimentada com pasto e livre, diretamente da fazenda familiar Ned's Friendly Farm em Nova York.
Queijo: Em vez de usar cheddar processado, trabalhamos com a Fresnilla Farms no México, que nos envia queijo Cotija fresco toda semana.
Tortilhas: Fazemos todas as nossas tortilhas internamente. Também temos (não menos deliciosas) opções sem glúten disponíveis para aqueles com sensibilidades.
Guacamole: Nossos abacates são colhidos à mão pela chef Maria, que cresceu em Michoacán, lar de 92% da produção mundial de abacate. Crescemos nosso próprio coentro, cebolas e limões em nosso jardim para garantir os ingredientes mais frescos e saborosos.
A maioria dos RFPs lhe dão a capacidade de comentar e adicionar cor. Se não, preencha a versão deles e inclua a sua—completo com contexto e cor. Estabeleça sua vantagem estratégica e conte uma história que construa um fosso em torno de suas vantagens principais.
Neste caso, é autenticidade, expertise de domínio e qualidade dos ingredientes.
1. Tenha cuidado ao esticar a verdade ou trabalhar com informações desatualizadas
Credibilidade é crítica e, assumindo que você ganhe o negócio, definirá o tom para o resto de seu relacionamento com seu cliente.
Embora isso seja particularmente verdadeiro para empresas de SaaS, o mesmo se aplica a todos. No caso do Tacos de Plata, haverá várias outras excursões ou eventos da empresa, e Stephanie conhece muitos administradores no setor. Construir confiança e proporcionar a ela uma ótima experiência, mesmo sendo uma empresa de catering, será benéfico para negócios de referência e compras repetidas.
Então, de volta ao seu RFP. Você percebe aquele item na lista sobre burritos e começa a se preocupar. Você está ansioso para ganhar esse negócio; o trimestre está acabando e você precisa bater suas metas, e seu banco não se importa com burritos—apenas com seu pagamento da hipoteca.
Você começa a ver muitas caixas não marcadas e o pânico começa a se instalar. É quando você se lembra: a chef fez burritos uma ou duas vezes para eventos especiais. Você se lembra porque também vendeu esses negócios. Então, como se espera, você pensa consigo mesmo Bem, nós temos carne, tortilhas e queijo. A chef já fez isso no passado, então vou dizer que podemos fazer isso. Caso contrário, não há como vencermos este RFP.
Sem você saber, tornou-se mais difícil de apoiar do que a chef Maria tinha imaginado. Como resultado, ela parou de fazer burritos completamente. Ela enviou um e-mail para a empresa indicando isso e até colocou na wiki da empresa (que você raramente visita), mas você rapidamente esqueceu.
Agora você colocou Maria—e a si mesmo—em uma situação bem complicada. É uma situação sem saída que, no melhor dos casos, apenas compromete a confiança entre você e o cliente. No pior dos casos, compromete seu relacionamento com seus colegas.
2. Vá direto à fonte
Em muitos casos ao preencher um RFP, um representante de vendas trabalha isoladamente. Se forem inteligentes, eles incluem seu engenheiro de vendas ou até mesmo um especialista em marketing. Mas isso é realmente o suficiente? Pense nisso; quem é o especialista em segurança? Que tal integrações? Não é um especialista em marketing (e isso vindo de um), é sua equipe de segurança ou sua equipe de desenvolvimento, respectivamente. Quebrar esses silos (mesmo que seja um silo de GTM), pode ser incrivelmente útil para obter o detalhe que você precisa para reposicionar o RFP e transformá-lo em uma história convincente.
No RFP do Tacos Plata, vemos um item de linha para "Opções sem glúten." Agora, sabemos que temos isso, então marcamos a caixa e seguimos em frente. Bom, ótimo, fabuloso, maravilhoso.
Aqui está a questão, porém—seu gerente de instalações descobriu diferentes graus de sensibilidade ao glúten ao construir suas instalações. Ela realmente aprendeu que enquanto algumas pessoas com problemas de glúten simplesmente não podem comer glúten, as sensibilidades e alergias de outras pessoas são tão fortes que não pode haver nenhuma contaminação cruzada por nada que contenha glúten. Ela sabe que SF tem um grande mercado sem glúten, e assim investiu nisso com uma cozinha sem glúten dedicada, livre de qualquer contaminação cruzada.
Essa é uma informação crítica que você de outra forma não teria a menos que fosse diretamente à autoridade.
Para o que você sabe, a equipe de Stephanie tem algumas pessoas que não podem comer nada contaminado cruzadamente, e o Catering do Carl simplesmente oferece opções sem glúten sem uma cozinha dedicada. Esse detalhe sozinho poderia afundar o negócio para o Carl—mas se você não souber melhor, você depende do seu cliente para saber melhor. E Stephanie, que está preenchendo o RFP em nome de sua equipe, pode não ir até eles para obter esse tipo de detalhes, também.
3. Finalmente, saiba quando sair
No final do dia, você é um catering de tacos. Se você contou uma história interessante e convincente em torno do seu RFP com o máximo de detalhes possível de uma forma que enfatize sua vantagem, e o cliente apenas quer cachorros-quentes e burritos e não se importa sobre glúten—desista. Existem toneladas de SKOs por aí; vá gastar seu tempo em um que você sabe que pode fechar. Seu pagamento da hipoteca depende disso.
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