Cada organización lidia con la falta de intercambio de conocimiento. Aquí hay las 8 principales formas en que el conocimiento puede estar oculto y cómo fomentar en cambio el intercambio de conocimientos.
El conocimiento es la savia de cualquier organización. Son los recursos, los procesos y la salsa secreta lo que hace que una empresa funcione. Es la documentación y la información en la que todos confiamos para hacer nuestro trabajo. A pesar de su importancia, el conocimiento interno a menudo no está optimizado, ya que muchas organizaciones no ven las consecuencias de un enfoque de gestión del conocimiento mal pensado. Suponen que cualquier "solución" — o falta de ella — que tengan en su lugar es suficiente. Estamos aquí para decirte que este no es el caso. Cada organización es susceptible a la mala gestión del conocimiento, y los efectos son más extensos de lo que parecen.
¿Piensas que tu organización no tiene un problema de conocimiento? Piénsalo de nuevo.
Aquí están los 8 principales indicadores de que tu organización se beneficiaría de una cultura de intercambio de conocimientos:
No estás seguro de que lo que has encontrado se haya actualizado recientemente
Tienes que buscar destinos separados uno por uno para encontrar lo que buscas
Solo existe en la mente de un experto en la materia
Está en un sistema al que no todos tienen acceso
Tu conocimiento es pasivo, no activo
El conocimiento informal no se captura
Está en documentos estáticos que son engorrosos de usar y actualizar
No sabes qué conocimiento se está utilizando efectivamente
1. No estás seguro de que lo que has encontrado se haya actualizado recientemente
Es importante saber que los recursos que estás utilizando son precisos y están actualizados. Si pasas tiempo escaneando documentos para asegurarte de que sean las versiones más recientes, o peor aún, compartiendo recursos desactualizados externamente, tendrás un problema de conocimiento. Depender solo de una convención de nombre de carpetas o archivos crea incertidumbre en torno al control de versión, y no garantiza que el conocimiento dentro de un recurso se haya actualizado recientemente. Cuando los usuarios no pueden confiar en la información de tu sistema, no la usarán. Eso hace que sea más fácil para ellos molestar a otra persona para pedir la última versión que determinar si lo encontrado es, de hecho, preciso.
Sin una solución de gestión del conocimiento, es posible que veas cuándo se actualizó un archivo por última vez, pero eso no es lo mismo que ver que un colega ha verificado que la información es 'confiable'. Por ejemplo, Guru responsabiliza a los autores de la información que crean. Si alguien agrega conocimiento a Guru, su nombre queda asociado y se hace responsable de verificar que la información sea precisa con una cadencia establecida. Con una solución de conocimiento, los usuarios no tienen que preguntarse si lo que encontraron es reciente; saben con certeza cuándo se verificó por última vez un recurso dado y por quién. Inspirar confianza en tu conocimiento empoderará a tus compañeros de equipo para trabajar con confianza.
2. Tienes que buscar destinos separados uno por uno para encontrar lo que buscas
Sin un hogar universal con una función de búsqueda universal para los recursos de tu empresa, buscar conocimiento siempre será un ejercicio ineficiente. Sabes que existe una pieza específica de información en algún lugar, pero no estás seguro de dónde. Tienes una palabra clave o un fragmento de texto en mente que puedes buscar, pero sin tener idea de dónde se encuentra la información, debes estar preparado para buscar en tu escritorio, tu bandeja de entrada, Slack, tu servicio de alojamiento de archivos y cualquier otro repositorio en línea donde exista conocimiento.
Cuando toda tu información vive en un mismo lugar, basta con una búsqueda para encontrar lo que estás buscando. Y no solo cualquier búsqueda, sino una directamente dentro de la aplicación en la que ya estás trabajando. No importa en qué sitio te encuentres, una extensión de navegador como la de Guru está ahí contigo, esperando proporcionar la información que buscas. Lo mismo ocurre con Slack. Una simple acción en Slack hace que el bot de Guru muestre la información que estás buscando directamente dentro de tu aplicación de Slack. Olvida el perder tiempo buscando más de una vez en múltiples destinos, un clic es todo lo que necesitas.
3. Solo existe en la cabeza de un experto en la materia
Los expertos en la materia (SMEs) son como enciclopedias humanas. Conocen tan a fondo sus áreas de expertise que pueden responder cualquier pregunta al instante. Desafortunadamente, la mayoría de los SMEs no están
pagados para sentarse y actuar como enciclopedias para sus compañeros. Por lo general, tienen trabajos importantes que atender y detener sus flujos de trabajo para responder preguntas de colegas les distrae de entregar un valor real. Hemos ayudado a los clientes a hacer el cálculo antes, y la cantidad de dinero que les cuesta tener SMEs valiosos dedicando tiempo a responder preguntas repetidas en lugar de enfocarse en su propio trabajo es aterrador. Miles de dólares desperdiciados cada semana es aterrador.
Las soluciones de gestión de conocimiento permiten a los SMEs “volcar” su experiencia en un recurso en línea que puede ser actualizado y editado según consideren necesario. De esta manera, cuando los miembros del equipo tengan preguntas, pueden ir directamente a la fuente de respuestas sin necesidad de molestar a la fuente real. Además, una característica de verificación como la de Guru informa a los usuarios que la información disponible es confiable y está actualizada, eliminando la necesidad de volver a verificar con el SME.
4. Vive en un sistema al que no todos tienen acceso
A medida que las organizaciones crecen y los equipos individuales desarrollan sus propios procesos, a menudo se producen desconexiones a medida que se adoptan diferentes herramientas. Tal vez tu equipo de marketing almacene sus archivos en Dropbox, pero tu equipo de productos opera exclusivamente en Trello. Los representantes de atención al cliente necesitan acceso a la información de ambos equipos, pero puede que no tengan acceso a ninguna herramienta. Esto los deja dependientes de otros equipos, incapaces de acceder a la información que necesitan cuando la necesitan.
Albergar todos los recursos de tus equipos en un solo lugar construye una sólida red interna de conocimiento y capacita a los individuos para encontrar la información que necesitan para desempeñar sus trabajos sin molestar a otros. En Guru, todos nuestros equipos guardan sus recursos en Guru, y todos nos beneficiamos del conocimiento compartido. Nuestros equipos de atención al cliente tienen acceso a información vital propiedad de marketing, ingeniería e incluso seguridad y cumplimiento. Empoderar a los representantes para encontrar rápidamente el conocimiento que necesitan es crucial, especialmente cuando los clientes y prospectos están esperando en la línea. La falta de conocimiento es frustrante tanto para los representantes como para los clientes.
Cuanta más información tengan tus equipos disponible, mejor equipados estarán para atender todas las solicitudes de manera rápida y eficiente.
5. Tu conocimiento es pasivo, no activo
Tal vez tu conocimiento esté bien organizado. Estás satisfecho con la estructura de tus carpetas y piensas que tus recursos son fáciles de encontrar para las personas. Pero, eso es todo lo que hace: estar pasivo esperando a que la gente lo encuentre. Buscar en una base de conocimiento pasiva funciona bien cuando tienes un resultado particular en mente, pero ¿qué sucede cuando no estás seguro exactamente de lo que necesitas? Con la búsqueda tradicional, estás limitado a los límites de tus términos de búsqueda. Si un representante de ventas sabe que un estudio de caso en particular en tu base de conocimiento ayudará a demostrar un punto a un prospecto, buscará ese estudio de caso y lo enviará. Pero ¿y si no sabe que también hay una antigua publicación de blog sobre el mismo tema que enfatizaría aún más el punto que está tratando de demostrar? Aunque relacionado, esa publicación de blog no aparecerá en una búsqueda simple de un estudio de caso, y tu representante de ventas acaba de perder una oportunidad clave.
Las soluciones de gestión del conocimiento que están impulsadas por IA llevan el conocimiento de pasivo a activo. En Guru, nos gusta decir que no estamos en el negocio de conocimientos útiles, sino en hacer útil el conocimiento. Creemos que la información no solo debe vivir en tu base de conocimientos; debería encontrarte cuando la necesitas y ayudarte a trabajar de manera más inteligente. La tecnología AI Suggest de Guru ofrece conocimientos relevantes directamente dentro de tu flujo de trabajo existente, basándose en el contexto que extrae de tu página web. Si estás escribiendo un correo electrónico sobre una característica específica, AI Suggest te ofrecerá conocimientos relevantes que hablen sobre esa característica. El AI de Guru se vuelve más inteligente con el tiempo a medida que aprende los patrones individuales y organizacionales, haciendo que cada pieza de conocimiento ofrecido sea relevante y útil. Con la IA realizando todo el trabajo pesado de búsqueda de conocimiento, los humanos pueden dedicarse a hacer lo que mejor saben hacer: deleitar a los clientes.
Cuando se piensa en la gestión del conocimiento, lo formal es lo que suele venir a la mente en primer lugar. El conocimiento formal incluye recursos como publicaciones de blog, estudios de caso y hojas informativas creadas por equipos como marketing específicamente para una distribución más amplia. Pero el conocimiento formal es solo una parte de la información que compone una base de conocimiento efectiva. El conocimiento informal es tan importante como el formal, pero a menudo se pasa por alto. El conocimiento informal incluye cosas como el aprendizaje en el trabajo y las percepciones obtenidas por individuos, a menudo de conversaciones e interacciones.
Por ejemplo, un nuevo empleado envía un mensaje en Slack a su supervisor preguntando sobre un proceso específico, y su supervisor escribe una respuesta reflexiva. Luego, al supervisor le ocurre que si su nuevo empleado tenía esta pregunta, es probable que otros nuevos empleados tengan la misma pregunta. Usa el bot de Slack de Guru para guardar su respuesta escrita en Guru, lo que brinda a todos los empleados acceso a la respuesta que acaba de tomarse el tiempo para escribir. En lugar de tener esa conversación ayudando a un empleado y luego perderse en un largo hilo de Slack, el bot de Guru permite a los usuarios guardar conocimiento informal, haciéndolo utilizable para todos los empleados.
Dar a tu equipo un medio para capturar conocimiento informal es fundamental para construir una red de conocimiento interna. Ya sea que ese conocimiento provenga de una interacción externa o de un chat interno, la capacidad de agregar rápidamente esa información a una red de conocimiento ayuda a los representantes a ayudarse mutuamente. Simplemente dar a las personas una forma de compartir información de nicho aumentará el conocimiento con el que cuenta tu equipo por mucho.
7. Vive en documentos estáticos que son difíciles de trabajar y actualizar.
Lo has logrado: has encontrado el fragmento exacto de información que buscabas. El único problema es que vive dentro de un PDF de 20 páginas. O una presentación de diapositivas. Para simplemente sacar el dato que necesitas, te ves obligado a descargar el archivo, abrir una nueva aplicación, revisar todas las páginas o diapositivas, y luego copiar la información que necesitas. Almacenar la información exclusivamente en documentos engorrosos como PDF o PPT dificulta el acceso a fragmentos de la misma. Esos tipos de archivo también son estáticos y no son fáciles de editar. ¿Qué pasa si, después de tanto esfuerzo buscando una estadística, te das cuenta de que está citando una fuente de 2015? Para actualizar ese PDF, tendrás que averiguar quién es el dueño del recurso, luego enviarle un mensaje y pedirle que edite el archivo por ti.
Una estructura de conocimiento modular te brinda la oportunidad de almacenar toda la información que necesitas en piezas accesibles y fáciles de usar. Los temas clave, estadísticas y cifras del PDF que necesitas se pueden presentar de forma puntual para copiar y pegar de manera más simple. Organizar la información en formatos dinámicos facilita que los usuarios encuentren lo que necesitan y hace que sea fácil para los expertos en la materia actualizar el contenido. ¿Recuerdas esa estadística del 2015? Si utilizas una estructura modular como Guru, simplemente puedes solicitar verificación sobre el conocimiento en Guru y el experto que lo agregó será notificado de que algo de lo que escribió está desactualizado. Pueden insertar una nueva estadística y el problema queda resuelto, sin necesidad de editar un PDF. Y para los casos de uso donde documentos como PDF o PPT son los medios correctos para compartir información, Guru te permite incrustar documentos también.
8. No sabes qué conocimiento se está utilizando de manera efectiva.
Con la proliferación de recursos circulando por tu organización, ¿cómo puedes estar seguro de que el documento que elegiste es el mejor para el trabajo? ¿Tienes una forma de medir qué recursos y activos influyen en las oportunidades? ¿Tienes información sobre qué contenido han tenido éxito tus colegas? ¿Puede tu equipo de marketing calcular el retorno de la inversión en el conocimiento que están creando?
Analizar cómo se está utilizando tu conocimiento hace que ese conocimiento trabaje más duro para ti. Con las analíticas de Guru, por ejemplo, puedes ver qué conocimiento está siendo visto, copiado y enviado a prospectos y clientes con más frecuencia. Puedes vincular el material promocional a oportunidades y comprender qué partes de contenido están impactando en los objetivos comerciales. También hay un registro de actividad detallando qué recursos están enviando tus colegas. Ver qué piezas de material promocional están siendo utilizadas por los representantes de ventas para ciertos prospectos puede ayudar a informar estrategias de ventas. Si alguien más en la industria X abrió un documento en particular, quizás otro prospecto del equipo en la industria X también encontraría valor en ese documento.
Los equipos de marketing pueden obtener información valiosa de las analíticas de Guru. Entender qué recursos se están usando más proporciona una visión valiosa sobre lo que los representantes necesitan para cerrar tickets y acuerdos. Guru también proporciona analíticas sobre las búsquedas que no producen resultados. Ver que varios representantes han buscado “seguridad” indica al marketing que hay una necesidad de conocimiento sobre las políticas de seguridad de su empresa. Tu relación con el conocimiento puede ser de doble vía; deja que te indique dónde tiene éxito y dónde tiene deficiencias.
Por qué necesitas repensar tu estrategia de gestión del conocimiento
¿Todavía crees que tu organización no tiene un problema de conocimiento? Ninguna empresa es inmune a los problemas que obligan a implementar una solución de gestión del conocimiento. Si tu empresa está creciendo e innovando, si el tiempo de tus expertos es extremadamente valioso, si tienes clientes a los que deleitar, necesitas una solución de gestión del conocimiento. Hay un valor cuantificable en optimizar los recursos de tu empresa para hacerlos accesibles y accionables. No te conformes con lo "suficientemente bueno" cuando se trata de la vida de tu organización. Descubre cómo una solución de gestión del conocimiento como Guru puede ayudar a tu organización a gestionar su conocimiento y aumentar los ingresos.
El conocimiento es la savia de cualquier organización. Son los recursos, los procesos y la salsa secreta lo que hace que una empresa funcione. Es la documentación y la información en la que todos confiamos para hacer nuestro trabajo. A pesar de su importancia, el conocimiento interno a menudo no está optimizado, ya que muchas organizaciones no ven las consecuencias de un enfoque de gestión del conocimiento mal pensado. Suponen que cualquier "solución" — o falta de ella — que tengan en su lugar es suficiente. Estamos aquí para decirte que este no es el caso. Cada organización es susceptible a la mala gestión del conocimiento, y los efectos son más extensos de lo que parecen.
¿Piensas que tu organización no tiene un problema de conocimiento? Piénsalo de nuevo.
Aquí están los 8 principales indicadores de que tu organización se beneficiaría de una cultura de intercambio de conocimientos:
No estás seguro de que lo que has encontrado se haya actualizado recientemente
Tienes que buscar destinos separados uno por uno para encontrar lo que buscas
Solo existe en la mente de un experto en la materia
Está en un sistema al que no todos tienen acceso
Tu conocimiento es pasivo, no activo
El conocimiento informal no se captura
Está en documentos estáticos que son engorrosos de usar y actualizar
No sabes qué conocimiento se está utilizando efectivamente
1. No estás seguro de que lo que has encontrado se haya actualizado recientemente
Es importante saber que los recursos que estás utilizando son precisos y están actualizados. Si pasas tiempo escaneando documentos para asegurarte de que sean las versiones más recientes, o peor aún, compartiendo recursos desactualizados externamente, tendrás un problema de conocimiento. Depender solo de una convención de nombre de carpetas o archivos crea incertidumbre en torno al control de versión, y no garantiza que el conocimiento dentro de un recurso se haya actualizado recientemente. Cuando los usuarios no pueden confiar en la información de tu sistema, no la usarán. Eso hace que sea más fácil para ellos molestar a otra persona para pedir la última versión que determinar si lo encontrado es, de hecho, preciso.
Sin una solución de gestión del conocimiento, es posible que veas cuándo se actualizó un archivo por última vez, pero eso no es lo mismo que ver que un colega ha verificado que la información es 'confiable'. Por ejemplo, Guru responsabiliza a los autores de la información que crean. Si alguien agrega conocimiento a Guru, su nombre queda asociado y se hace responsable de verificar que la información sea precisa con una cadencia establecida. Con una solución de conocimiento, los usuarios no tienen que preguntarse si lo que encontraron es reciente; saben con certeza cuándo se verificó por última vez un recurso dado y por quién. Inspirar confianza en tu conocimiento empoderará a tus compañeros de equipo para trabajar con confianza.
2. Tienes que buscar destinos separados uno por uno para encontrar lo que buscas
Sin un hogar universal con una función de búsqueda universal para los recursos de tu empresa, buscar conocimiento siempre será un ejercicio ineficiente. Sabes que existe una pieza específica de información en algún lugar, pero no estás seguro de dónde. Tienes una palabra clave o un fragmento de texto en mente que puedes buscar, pero sin tener idea de dónde se encuentra la información, debes estar preparado para buscar en tu escritorio, tu bandeja de entrada, Slack, tu servicio de alojamiento de archivos y cualquier otro repositorio en línea donde exista conocimiento.
Cuando toda tu información vive en un mismo lugar, basta con una búsqueda para encontrar lo que estás buscando. Y no solo cualquier búsqueda, sino una directamente dentro de la aplicación en la que ya estás trabajando. No importa en qué sitio te encuentres, una extensión de navegador como la de Guru está ahí contigo, esperando proporcionar la información que buscas. Lo mismo ocurre con Slack. Una simple acción en Slack hace que el bot de Guru muestre la información que estás buscando directamente dentro de tu aplicación de Slack. Olvida el perder tiempo buscando más de una vez en múltiples destinos, un clic es todo lo que necesitas.
3. Solo existe en la cabeza de un experto en la materia
Los expertos en la materia (SMEs) son como enciclopedias humanas. Conocen tan a fondo sus áreas de expertise que pueden responder cualquier pregunta al instante. Desafortunadamente, la mayoría de los SMEs no están
pagados para sentarse y actuar como enciclopedias para sus compañeros. Por lo general, tienen trabajos importantes que atender y detener sus flujos de trabajo para responder preguntas de colegas les distrae de entregar un valor real. Hemos ayudado a los clientes a hacer el cálculo antes, y la cantidad de dinero que les cuesta tener SMEs valiosos dedicando tiempo a responder preguntas repetidas en lugar de enfocarse en su propio trabajo es aterrador. Miles de dólares desperdiciados cada semana es aterrador.
Las soluciones de gestión de conocimiento permiten a los SMEs “volcar” su experiencia en un recurso en línea que puede ser actualizado y editado según consideren necesario. De esta manera, cuando los miembros del equipo tengan preguntas, pueden ir directamente a la fuente de respuestas sin necesidad de molestar a la fuente real. Además, una característica de verificación como la de Guru informa a los usuarios que la información disponible es confiable y está actualizada, eliminando la necesidad de volver a verificar con el SME.
4. Vive en un sistema al que no todos tienen acceso
A medida que las organizaciones crecen y los equipos individuales desarrollan sus propios procesos, a menudo se producen desconexiones a medida que se adoptan diferentes herramientas. Tal vez tu equipo de marketing almacene sus archivos en Dropbox, pero tu equipo de productos opera exclusivamente en Trello. Los representantes de atención al cliente necesitan acceso a la información de ambos equipos, pero puede que no tengan acceso a ninguna herramienta. Esto los deja dependientes de otros equipos, incapaces de acceder a la información que necesitan cuando la necesitan.
Albergar todos los recursos de tus equipos en un solo lugar construye una sólida red interna de conocimiento y capacita a los individuos para encontrar la información que necesitan para desempeñar sus trabajos sin molestar a otros. En Guru, todos nuestros equipos guardan sus recursos en Guru, y todos nos beneficiamos del conocimiento compartido. Nuestros equipos de atención al cliente tienen acceso a información vital propiedad de marketing, ingeniería e incluso seguridad y cumplimiento. Empoderar a los representantes para encontrar rápidamente el conocimiento que necesitan es crucial, especialmente cuando los clientes y prospectos están esperando en la línea. La falta de conocimiento es frustrante tanto para los representantes como para los clientes.
Cuanta más información tengan tus equipos disponible, mejor equipados estarán para atender todas las solicitudes de manera rápida y eficiente.
5. Tu conocimiento es pasivo, no activo
Tal vez tu conocimiento esté bien organizado. Estás satisfecho con la estructura de tus carpetas y piensas que tus recursos son fáciles de encontrar para las personas. Pero, eso es todo lo que hace: estar pasivo esperando a que la gente lo encuentre. Buscar en una base de conocimiento pasiva funciona bien cuando tienes un resultado particular en mente, pero ¿qué sucede cuando no estás seguro exactamente de lo que necesitas? Con la búsqueda tradicional, estás limitado a los límites de tus términos de búsqueda. Si un representante de ventas sabe que un estudio de caso en particular en tu base de conocimiento ayudará a demostrar un punto a un prospecto, buscará ese estudio de caso y lo enviará. Pero ¿y si no sabe que también hay una antigua publicación de blog sobre el mismo tema que enfatizaría aún más el punto que está tratando de demostrar? Aunque relacionado, esa publicación de blog no aparecerá en una búsqueda simple de un estudio de caso, y tu representante de ventas acaba de perder una oportunidad clave.
Las soluciones de gestión del conocimiento que están impulsadas por IA llevan el conocimiento de pasivo a activo. En Guru, nos gusta decir que no estamos en el negocio de conocimientos útiles, sino en hacer útil el conocimiento. Creemos que la información no solo debe vivir en tu base de conocimientos; debería encontrarte cuando la necesitas y ayudarte a trabajar de manera más inteligente. La tecnología AI Suggest de Guru ofrece conocimientos relevantes directamente dentro de tu flujo de trabajo existente, basándose en el contexto que extrae de tu página web. Si estás escribiendo un correo electrónico sobre una característica específica, AI Suggest te ofrecerá conocimientos relevantes que hablen sobre esa característica. El AI de Guru se vuelve más inteligente con el tiempo a medida que aprende los patrones individuales y organizacionales, haciendo que cada pieza de conocimiento ofrecido sea relevante y útil. Con la IA realizando todo el trabajo pesado de búsqueda de conocimiento, los humanos pueden dedicarse a hacer lo que mejor saben hacer: deleitar a los clientes.
Cuando se piensa en la gestión del conocimiento, lo formal es lo que suele venir a la mente en primer lugar. El conocimiento formal incluye recursos como publicaciones de blog, estudios de caso y hojas informativas creadas por equipos como marketing específicamente para una distribución más amplia. Pero el conocimiento formal es solo una parte de la información que compone una base de conocimiento efectiva. El conocimiento informal es tan importante como el formal, pero a menudo se pasa por alto. El conocimiento informal incluye cosas como el aprendizaje en el trabajo y las percepciones obtenidas por individuos, a menudo de conversaciones e interacciones.
Por ejemplo, un nuevo empleado envía un mensaje en Slack a su supervisor preguntando sobre un proceso específico, y su supervisor escribe una respuesta reflexiva. Luego, al supervisor le ocurre que si su nuevo empleado tenía esta pregunta, es probable que otros nuevos empleados tengan la misma pregunta. Usa el bot de Slack de Guru para guardar su respuesta escrita en Guru, lo que brinda a todos los empleados acceso a la respuesta que acaba de tomarse el tiempo para escribir. En lugar de tener esa conversación ayudando a un empleado y luego perderse en un largo hilo de Slack, el bot de Guru permite a los usuarios guardar conocimiento informal, haciéndolo utilizable para todos los empleados.
Dar a tu equipo un medio para capturar conocimiento informal es fundamental para construir una red de conocimiento interna. Ya sea que ese conocimiento provenga de una interacción externa o de un chat interno, la capacidad de agregar rápidamente esa información a una red de conocimiento ayuda a los representantes a ayudarse mutuamente. Simplemente dar a las personas una forma de compartir información de nicho aumentará el conocimiento con el que cuenta tu equipo por mucho.
7. Vive en documentos estáticos que son difíciles de trabajar y actualizar.
Lo has logrado: has encontrado el fragmento exacto de información que buscabas. El único problema es que vive dentro de un PDF de 20 páginas. O una presentación de diapositivas. Para simplemente sacar el dato que necesitas, te ves obligado a descargar el archivo, abrir una nueva aplicación, revisar todas las páginas o diapositivas, y luego copiar la información que necesitas. Almacenar la información exclusivamente en documentos engorrosos como PDF o PPT dificulta el acceso a fragmentos de la misma. Esos tipos de archivo también son estáticos y no son fáciles de editar. ¿Qué pasa si, después de tanto esfuerzo buscando una estadística, te das cuenta de que está citando una fuente de 2015? Para actualizar ese PDF, tendrás que averiguar quién es el dueño del recurso, luego enviarle un mensaje y pedirle que edite el archivo por ti.
Una estructura de conocimiento modular te brinda la oportunidad de almacenar toda la información que necesitas en piezas accesibles y fáciles de usar. Los temas clave, estadísticas y cifras del PDF que necesitas se pueden presentar de forma puntual para copiar y pegar de manera más simple. Organizar la información en formatos dinámicos facilita que los usuarios encuentren lo que necesitan y hace que sea fácil para los expertos en la materia actualizar el contenido. ¿Recuerdas esa estadística del 2015? Si utilizas una estructura modular como Guru, simplemente puedes solicitar verificación sobre el conocimiento en Guru y el experto que lo agregó será notificado de que algo de lo que escribió está desactualizado. Pueden insertar una nueva estadística y el problema queda resuelto, sin necesidad de editar un PDF. Y para los casos de uso donde documentos como PDF o PPT son los medios correctos para compartir información, Guru te permite incrustar documentos también.
8. No sabes qué conocimiento se está utilizando de manera efectiva.
Con la proliferación de recursos circulando por tu organización, ¿cómo puedes estar seguro de que el documento que elegiste es el mejor para el trabajo? ¿Tienes una forma de medir qué recursos y activos influyen en las oportunidades? ¿Tienes información sobre qué contenido han tenido éxito tus colegas? ¿Puede tu equipo de marketing calcular el retorno de la inversión en el conocimiento que están creando?
Analizar cómo se está utilizando tu conocimiento hace que ese conocimiento trabaje más duro para ti. Con las analíticas de Guru, por ejemplo, puedes ver qué conocimiento está siendo visto, copiado y enviado a prospectos y clientes con más frecuencia. Puedes vincular el material promocional a oportunidades y comprender qué partes de contenido están impactando en los objetivos comerciales. También hay un registro de actividad detallando qué recursos están enviando tus colegas. Ver qué piezas de material promocional están siendo utilizadas por los representantes de ventas para ciertos prospectos puede ayudar a informar estrategias de ventas. Si alguien más en la industria X abrió un documento en particular, quizás otro prospecto del equipo en la industria X también encontraría valor en ese documento.
Los equipos de marketing pueden obtener información valiosa de las analíticas de Guru. Entender qué recursos se están usando más proporciona una visión valiosa sobre lo que los representantes necesitan para cerrar tickets y acuerdos. Guru también proporciona analíticas sobre las búsquedas que no producen resultados. Ver que varios representantes han buscado “seguridad” indica al marketing que hay una necesidad de conocimiento sobre las políticas de seguridad de su empresa. Tu relación con el conocimiento puede ser de doble vía; deja que te indique dónde tiene éxito y dónde tiene deficiencias.
Por qué necesitas repensar tu estrategia de gestión del conocimiento
¿Todavía crees que tu organización no tiene un problema de conocimiento? Ninguna empresa es inmune a los problemas que obligan a implementar una solución de gestión del conocimiento. Si tu empresa está creciendo e innovando, si el tiempo de tus expertos es extremadamente valioso, si tienes clientes a los que deleitar, necesitas una solución de gestión del conocimiento. Hay un valor cuantificable en optimizar los recursos de tu empresa para hacerlos accesibles y accionables. No te conformes con lo "suficientemente bueno" cuando se trata de la vida de tu organización. Descubre cómo una solución de gestión del conocimiento como Guru puede ayudar a tu organización a gestionar su conocimiento y aumentar los ingresos.
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