No quieres presumir, pero tu lugar de trabajo está bastante alineado para tener una cultura auténticamente impulsada por el conocimiento. Tienes las herramientas, tienes el entusiasmo y hasta tienes algunos empleados que aman contribuir a tu base de conocimientos. Solo hay una cosa que te falta: un gestor del conocimiento verificado.

Sabemos lo que estás pensando. “A todos les encanta Guru/ el software de gestión del conocimiento que elijas (¡que probablemente sea Guru)! Parece que muchos equipos ya lo están utilizando, ¿realmente necesitamos a un gestor del conocimiento?”

¡Vamos a responder a esa pregunta con un entusiasta sí! Los gestores del conocimiento pueden hacer mucho más que mantener tus tarjetas y base de conocimientos organizadas. De hecho, contratar a uno puede tener muchos beneficios sorprendentes.

Mejorar el acceso a la información y el conocimiento

Sabemos que muchos empleados ya están usando tu software de compartición de conocimiento, pero un gestor del conocimiento realmente puede ayudar a llevar tu juego de compartición de conocimiento al siguiente nivel. Tus equipos han hecho un buen trabajo encontrando su propia manera de compartir conocimiento dentro de tu sistema establecido, pero un gestor del conocimiento puede ayudar a que las cosas sean aún más accesibles y compartibles. Son expertos en organizar y distribuir información importante, y saben cómo transformar un sistema “bastante bueno” en uno “realmente increíble”.

También es importante saber que la gestión del conocimiento no se limita solo a producir contenido para compartir. Un verdadero gestor del conocimiento puede ayudar a facilitar otros tipos de compartición de conocimiento y mentorar a otros sobre la manera correcta de difundir información.

¿No estás seguro de lo que queremos decir? Dejamos que Aprill Allen de Knowledge Bird explique:

Pienso en la gestión del conocimiento como una capacidad general con el gestor del conocimiento como entrenador y facilitador, empujando a equipos e individuos hacia la mejora de sus prácticas de compartición de conocimiento.

Lo hacen permitiendo un flujo de información más fluido entre herramientas, pero también creando las condiciones para que el conocimiento fluya entre las personas. Esas condiciones pueden ser oportunidades informales para reunirse así como estructuras formales como el aprendizaje entre pares y el mentoreo.

Optimizar el proceso de toma de decisiones

¿Cuál es la mejor manera de formatear tarjetas que describen el proceso de ventas? ¿Cómo podemos cambiar el título y el sistema de etiquetado para facilitar que las personas encuentren información?

Tu lugar de trabajo no carece de buenas ideas. El problema surge al decidir qué buena idea se lleva a cabo. A veces la forma más sencilla de hacer las cosas es simplemente tener a alguien que diga “sí” o “no”.

La belleza de tener un gestor del conocimiento es doble en este contexto. Tienes a alguien que puede ser el “decisor” oficial, y también tienes a alguien con la experiencia necesaria para tomar esas decisiones. En lugar de programar reuniones de planificación interminables y obtener docenas de opiniones, ahora tienes a una persona en quien puedes apoyarte para tomar decisiones informadas.

Promover la innovación y el cambio organizacional

¿Hay alguna empresa que no quiera ser más innovadora? Todos quieren decir que su empresa hizo la próxima “gran” cosa en su industria. La gestión del conocimiento es una piedra angular crucial para la innovación, y la persona adecuada puede ayudarte a alcanzar tus objetivos.

Imagina inventar el "Martes de Pancakes" de tu industria

Recuerda, la gestión del conocimiento es más que solo recopilar y organizar información importante. También ayuda a fomentar el intercambio de ideas y la colaboración entre empleados y equipos. Cuando contratas a un gestor del conocimiento, estás contratando a alguien que puede ayudar a fomentar la innovación. Tu gestor del conocimiento puede ayudar a facilitar discusiones, organizar conocimientos importantes y fomentar la colaboración entre equipos.

Mejorar la eficiencia entre departamentos

Te sorprendería cuánto más eficientes pueden ser las cosas cuando todos tienen la información que necesitan para trabajar. Luego, de repente, toma mucho menos tiempo realizar tareas esenciales porque todo lo que necesitas está disponible de inmediato.

Lo mismo

Considera lo que tus equipos realmente podrían hacer si tuvieran suficiente tiempo y recursos para trabajar en diferentes cosas. Nuevos proyectos pueden comenzar, las sesiones de lluvia de ideas se vuelven la norma, y ¡todos están trabajando al unísono porque la oficina es mucho más organizada y eficiente!

Cómo preparar a tu gestor del conocimiento para el éxito

Vamos a asumir que ya estás convencido de traer a un gestor del conocimiento, así que hablemos sobre cómo puedes prepararlo para un verdadero éxito. Los lugares de trabajo que quieren que su gestor del conocimiento tenga éxito necesitarán hacer un poco de trabajo para ponerlo en el mejor entorno posible. Si realmente estás serio sobre traer a un gestor del conocimiento, aquí te decimos qué necesitas hacer.

Determina tus objetivos finales

Dar a todos objetivos concretos es esencial para el éxito en el lugar de trabajo, y tu futuro gestor del conocimiento no es la excepción. Asumir este rol en organizaciones que son nuevas en entender el valor de la gestión del conocimiento puede sentirse un poco como hervir el océano. Así que antes de que lo traigas, piensa en lo que deseas que su gestor del conocimiento logre.

Imagina lo satisfactorio que se sentirá marcar esas casillas

Muchos de los resultados sobresalientes que ves de tu gestor del conocimiento pueden ser difíciles de cuantificar en términos de resultados comerciales concretos. Así que, en lugar de pensar en términos de ingresos y metas de ventas, piensa en cómo pueden mejorar la estructuración y compartición del conocimiento.

Haz que sea un objetivo identificar a los expertos en la materia y tenerlos completamente integrados en tu sistema de gestión del conocimiento dentro de los seis meses de incorporar a tu gestor del conocimiento. Asigna a tu gestor del conocimiento la tarea de proponer una nueva estructura de contenido para las tarjetas para su revisión de 90 días. Independientemente de lo que se te ocurra, asegúrate de darles objetivos alcanzables y concretos.

Entiende lo que pueden y no pueden hacer

Tu trabajador del conocimiento puede hacer mucho para ayudar a recopilar, organizar y distribuir información vital entre tu personal. Pueden ser vistos como comunicadores expertos, arquitectos de la información y maestros de la organización y la distribución.

Los gestores del conocimiento pueden ser muchas cosas, pero desafortunadamente, no son obreros milagrosos.

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Recuerda, la gestión del conocimiento es responsabilidad de todos en el trabajo, pero es tarea del gestor del conocimiento asegurar que todos puedan cumplir con esa responsabilidad. Pueden ayudar con los principios básicos de mantener el conocimiento organizado y distribuido. Sin embargo, para que eso funcione, los gerentes y otros empleados deben estar dispuestos a contribuir con los bloques fundamentales de esa información.

Es completamente posible que, para que eso suceda, tengas que hacer algunos cambios en tu organización. Pero no te preocupes, hablaremos de eso más adelante.

Habla con los miembros del equipo sobre sus necesidades de gestión del conocimiento

¿Qué quieren ver tus equipos del gestor del conocimiento? Por ejemplo, Recursos Humanos puede querer renovar la jerarquía de contenido de las colecciones, y ventas puede querer una mejor manera de organizar a sus prospectos. Cualquiera sea lo que deseen, la única manera de saberlo es preguntando.

Como dijimos anteriormente, queremos evitar que tu nuevo gestor del conocimiento sienta que está herviendo el océano, así que la priorización es clave. Piensa en los cambios más efectivos que un gestor del conocimiento puede hacer al hacer las preguntas correctas al equipo.

¿Qué haría más fácil el día para tus agentes de soporte? ¿Hay algo que puedas hacer internamente para mejorar la experiencia del cliente? ¿Qué ayudaría al equipo de ingeniería a enviar código más rápido? Cuando te concentras en cosas que pueden tener el mayor impacto, es más fácil comenzar a tu gestor del conocimiento con el pie derecho.

Crea un ambiente acogedor

Va a ser difícil contribuir a la base de conocimiento de tu empresa cuando estás sobrecargado de trabajo y recibes miradas despectivas de tu gerente cuando ven que no estás en un trabajo de proyecto. Muchas veces, cambiar a un lugar de trabajo más impulsado por el conocimiento implica más cambios culturales que cualquier otra cosa. Si realmente quieres preparar a tu gestor del conocimiento para el éxito, haz que sea más fácil para todos trabajar juntos.

Establece la expectativa con gerentes y miembros del equipo de que la gestión del conocimiento no es una actividad opcional.  Para que funcione de manera efectiva, todos deben dedicar tiempo y esfuerzo para contribuir.

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Dale a todos el tiempo que necesitan para crear y organizar conocimiento. No necesitas reservar horas cada día para fomentar que la gente añada y mejore tu base de conocimiento. Solo dar a todos de 15 a 30 minutos para hacer cambios y añadir nueva información puede ser más que suficiente.

¿Quieres verdaderamente hacer más fácil el día de tu gestor del conocimiento? Ayúdalos a identificar a tus campeones del conocimiento sobre diferentes temas y equipos. Jugarán un papel integral en ayudar a tu gestor del conocimiento y en construir tu base de conocimientos.

Prepáralos con la tecnología adecuada

Tu gestor del conocimiento tendrá que clasificar muchos conocimientos heredados. Facilita las cosas para ellos haciéndoles saber sobre todas las diferentes áreas en las que existe conocimiento actualmente en tu empresa. Involucra a gerentes de diferentes equipos para asegurarte de que no dejas piedra sin mover.

Saber dónde existe tu conocimiento puede facilitar la búsqueda de las herramientas y las integraciones adecuadas. Una vez que sepas eso, podrías comenzar a usar una base de conocimiento genuinamente excelente.