El mundo del trabajo ha cambiado. Pero el mundo de wikis, intranets y bases de conocimiento no ha cambiado. Y los empleados, los equipos de liderazgo y las ganancias de las empresas están pagando el precio. Es hora de un nuevo enfoque para la gestión del conocimiento: uno que esté diseñado específicamente para satisfacer las demandas del nuevo mundo del trabajo. Voy a explicar por qué.

El nuevo mundo del trabajo está impulsado por la tecnología, acelerado por la pandemia y definido por la comunicación asincrónica, el empleo remoto y la flexibilidad laboral. Y en este nuevo mundo del trabajo, no solo necesitamos nuevos productos, procesos y políticas, sino que también necesitamos toda una nueva forma de trabajar.

La mayoría de las empresas son conscientes de esto, pero hay dos trampas en las que veo que muchas caen:

• Utilizan nuevas herramientas de maneras antiguas
• Utilizan antiguas herramientas de maneras nuevas

Tomemos las reuniones como ejemplo. Cuando las empresas pasan a un modelo remoto o híbrido, su instinto natural a menudo es intentar replicar la cadencia y la estructura de las reuniones presenciales en un entorno virtual. Pero este enfoque no tiene en cuenta los muchos otros cambios que se están desarrollando rápidamente.

No solo se trata de que los empleados están trabajando a distancia, muchos también están trabajando desde nuevas ubicaciones en diferentes zonas horarias, la mayoría trabaja en horarios flexibles y un número creciente de ellos está optando por comunicación asíncrona siempre que sea posible. Como resultado, las reuniones son más difíciles de programar para los organizadores, más fáciles de justificar para los asistentes saltarse y una fuente de fatiga para todos. No es sorprendente que, según un estudio reciente de McKinsey, “el 80 por ciento de los ejecutivos están considerando cambios en la estructura y cadencia de las reuniones en respuesta a la evolución en cómo trabajan las personas.”

Al igual que las empresas están utilizando nuevas herramientas de maneras antiguas, muchas también están utilizando herramientas antiguas de maneras nuevas como un medio para resolver nuevos desafíos. En ninguna parte esto es más obvio (y doloroso) que en la gestión del conocimiento.

El dolor que causaron estos problemas era tolerable en el viejo mundo del trabajo.

Antes de la pandemia, las empresas usaban intranets, wikis y bases de conocimiento para una variedad de propósitos. Eran lugares para almacenar información de la empresa, publicar actualizaciones importantes y publicar todo, desde informes y memorandos hasta políticas y procesos. Pero el secreto a voces sobre estas herramientas es que están mal adoptadas, son difíciles de buscar y en muchos casos, están a punto de reventar con información que está desactualizada y es irrelevante.

El dolor que causaron estos problemas era tolerable en el viejo mundo del trabajo. Después de todo, los empleados no necesitaban usar la supuesta fuente de verdad de su empresa cuando podían simplemente acudir al colega que tenían al lado cuando tenían una pregunta urgente o necesitaban ser actualizados sobre las últimas noticias de la empresa.

Pero en el nuevo mundo del trabajo, una empresa sin una fuente de verdad confiable, ampliamente adoptada y fácilmente buscable, rápidamente se encontrará llena de desalineación, sobrecarga de información e ineficiencia crónica; problemas que, en última instancia, resultan en un impacto negativo en el rendimiento de la empresa.

De hecho, según estudios realizados antes de la pandemia, el trabajador del conocimiento promedio pasa casi el 20 por ciento de la semana laboral buscando información interna o “rastreando colegas que pueden ayudar con tareas específicas,” a las personas les toma cerca de 25 minutos recuperar el enfoque después de ser interrumpidos, y el costo financiero anual del constante cambio de contexto es $450 mil millones, a nivel global. ¿Te imaginas cómo lucen esos números desde que el trabajo remoto y híbrido se convirtió en la norma?

El nuevo mundo del trabajo está imponiendo nuevas demandas a los viejos sistemas de gestión del conocimiento, y esos sistemas están quedando cortos. Lo que las empresas necesitan hoy es una nueva generación de soluciones de gestión del conocimiento; una que permita que la información fluya sin esfuerzo a través de una organización—across time zones and locations, entre líderes y empleados, y directamente en las flujos de trabajo preferidos de los individuos.

Esta nueva generación de solución no solo debería permitir que los empleados obtengan información de una única fuente de verdad cuando la necesiten, sino que también debería permitir a los líderes empujar a los compañeros hacia esa misma fuente de verdad cuando haya una actualización oportuna que requiera acción. En otras palabras, las empresas ahora necesitan que su plataforma de gestión del conocimiento sea dos cosas en una:

Cuando estas dos capacidades se unen en una sola plataforma, esa plataforma se vuelve mayor que la suma de sus partes ya que empodera a los empleados, líderes y empresas enteras para desbloquear una forma completamente nueva de trabajar: una que se adapta a las demandas del nuevo mundo del trabajo.

Desbloqueando eficiencia en la era de la flexibilidad

Los empleados de hoy esperan poder elegir dónde trabajar, cuándo trabajar y cómo trabajar. Las empresas y los trabajadores de todas las industrias se han dado cuenta de que, si se implementa correctamente, la flexibilidad no solo aumenta la satisfacción de los empleados, sino que también impulsa la productividad, optimiza el rendimiento del equipo y mejora los resultados de la empresa. Sin embargo, muchos están fallando en preparar a sus equipos para el éxito en el nuevo mundo del trabajo. ¿Cómo es posible que, incluso con el tiempo de viaje reducido y la libertad de elegir sus propios horarios, los empleados sienten que están trabajando más horas?

Bueno, en ausencia de una fuente confiable de información sobre la empresa o compañeros de oficina con quienes hablar, los empleados pasan sus días buscando detalles básicos necesarios para hacer su trabajo, esperando respuestas de colegas que pueden o no estar en línea, y sentados en reuniones que solo existen para compartir actualizaciones. Y a menudo, cuando finalmente encuentran la información que buscan, les falta contexto y está desactualizada. El resultado son días laborales ineficientes, improductivos y profundamente frustrantes.

En el nuevo mundo del trabajo, las empresas deben asegurarse de que sus empleados tengan la capacidad de acceder instantáneamente a información confiable sin importar en qué zona horaria, ubicación o flujo de trabajo se encuentren en ese momento. Y, de manera crítica, necesitan que esa información esté acompañada por el contexto necesario para que sea comprensible y accionable. Esto no solo impulsará la eficiencia de los empleados, sino que también conducirá a un mayor compromiso de los empleados: un tema que está en la mente de muchos líderes, y uno que se puede mejorar mucho cuando las comunicaciones internas son parte central de la estrategia de gestión del conocimiento de una empresa.

Impulsando el compromiso de los empleados a través de comunicaciones oportunas

En el nuevo mundo del trabajo, los líderes deben ser intencionados acerca de comunicarse y conectar con sus equipos. Sin una oficina compartida y horarios de trabajo estándar, esto no ocurre de manera pasiva y están surgiendo brechas entre los equipos de liderazgo y los contribuyentes individuales en todas partes. A pesar de que los empleados están experimentando niveles de flexibilidad nunca vistos antes, las tasas de compromiso de los empleados están disminuyendo, mientras que las tasas de agotamiento y rotación están disparándose.

Lo que los equipos de liderazgo necesitan hoy es la capacidad de comunicar peticiones urgentes, mensajes de construcción de moral y actualizaciones importantes de la empresa a diferentes grupos dentro de su organización. Además, necesitan un circuito de retroalimentación que les diga qué tan bien han sido recibidas sus actualizaciones. Y estas actualizaciones no deberían ser interruptivas; más bien, deberían dirigir a los receptores de vuelta a una única fuente de verdad. Hacerlo fomenta una mayor adopción de esa fuente de verdad y recuerda a los empleados que podrán localizar y releer la actualización fácilmente en el futuro si lo necesitan.

Cuando los líderes tienen la capacidad de compartir actualizaciones oportunas como esta, puede ayudar a que los empleados se sientan más conectados no solo con esos líderes, sino también con los valores, la misión y los objetivos de su empresa. Y tener una fuerza laboral que se sienta conectada a su empresa a ese nivel puede ser un gran activo en tiempos de incertidumbre económica, como los que estamos experimentando ahora.

Navegando la incertidumbre con un nuevo enfoque a la gestión del conocimiento

Si los últimos años nos enseñaron algo, es que el cambio es constante. A medida que la pandemia se desarrollaba, las empresas de todo el mundo tuvieron que redactar rápidamente políticas de trabajo desde casa y asegurarse de que esas políticas fueran leídas y seguidas por cada empleado, rápidamente. A medida que los líderes empresariales publicaban estas actualizaciones urgentes en la intranet o wiki de sus empresas, muchos descubrieron que carecían de una manera confiable de distribuir realmente la información y asegurar que fuera entendida. A medida que la pandemia disminuía y fluía y las políticas necesitaban ser actualizadas, este problema surgió una y otra vez.

Ahora, mientras nos preparamos para un período de incertidumbre económica, las empresas de todo el mundo necesitarán pivotar en respuesta a factores externos y reorientar toda su organización—que probablemente está basada en múltiples ubicaciones y zonas horarias—con rapidez relámpago. Para hacer eso, necesitarán una forma de comunicar actualizaciones claras y procesables a las personas adecuadas en el momento adecuado. Sin embargo, muchas empresas hoy en día todavía están dependiendo de reuniones para todos y una combinación de correos electrónicos masivos y mensajes de chat para actualizar a los equipos sobre cambios importantes.

En un entorno cambiante, las empresas necesitan la capacidad de publicar y distribuir información con total confianza en que será leída, entendida y actuada. Un sistema de gestión del conocimiento que pueda permitir eso, al mismo tiempo que es una fuente de verdad confiable en toda la empresa, es el tipo de solución que ayudará a las empresas a adaptarse al nuevo mundo del trabajo y navegar con éxito en tiempos inciertos. Y es precisamente el tipo de sistema que estamos construyendo aquí en Guru, con la ayuda de nuestros clientes.

Nuevas características para un nuevo mundo del trabajo

Algunas de las empresas más innovadoras y con visión de futuro del mundo son clientes de Guru. Y estamos constantemente inspirados por esos clientes mientras construimos una plataforma de gestión del conocimiento para satisfacer sus necesidades en el nuevo mundo del trabajo.

Cuando vimos que el cambio de contexto era una fuente importante de dolor para las empresas, construimos una extensión del navegador para que pudieran acceder a información clave sin tener que cambiar de pestaña. Cuando la confianza en la precisión de la información surgió como un desafío para los equipos, lanzamos un flujo de trabajo de verificación para darle a los usuarios finales la tranquilidad de que la información que están leyendo está actualizada.

Ahora, estamos viendo a nuestros clientes enfrentar nuevos desafíos presentados por el nuevo mundo del trabajo utilizando Guru como fuente de verdad en toda la empresa y como un medio para comunicar actualizaciones oportunas de la empresa a través de su organización. Y esta semana, lanzamos una serie de nuevas funciones para ayudarlos aún más a superar esos desafíos. Puedes leer más sobre estas actualizaciones aquí.

La pandemia no creó un nuevo mundo del trabajo; solo hizo obsoleto el viejo y exacerbó sus fallas. Ahora, nos encontramos mirando un lienzo en blanco, con una oportunidad única en una generación para crear una forma completamente nueva de trabajar. Replicar rituales de oficina digitalmente no es la respuesta, ni intentar forzar herramientas antiguas para satisfacer nuevas necesidades.

1. Una fuente de verdad confiable sobre la información de la empresa (idealmente con mejor búsqueda, integraciones y experiencia de usuario)
2. Una herramienta de comunicación interna de vanguardia (que no solo mejora el consumo de información, sino también la comprensión)