Le monde du travail a changé. Mais le monde des wikis, des intranets et des bases de connaissances n’a pas changé. Et les employés, les équipes de direction et les résultats financiers des entreprises en payent le prix. Il est temps d'adopter une nouvelle approche de la gestion des connaissances - une approche spécifiquement conçue pour répondre aux exigences du nouveau monde du travail. Je vais expliquer pourquoi.

Le nouveau monde du travail est propulsé par la technologie, accéléré par la pandémie et défini par la communication asynchrone, l'emploi à distance et la flexibilité des travailleurs. Et dans ce nouveau monde du travail, nous ne nécessitons pas seulement de nouveaux produits, processus et politiques, nous avons besoin d'une toute nouvelle façon de travailler.

La plupart des entreprises en sont conscientes, mais il y a deux pièges dans lesquels je vois beaucoup tomber :

• Ils utilisent des nouveaux outils de manière ancienne
• Ils utilisent des anciens outils de manière nouvelle

Prenons les réunions par exemple. Lorsque les entreprises adoptent un modèle à distance ou hybride, leur instinct naturel est souvent de tenter de reproduire le rythme et la structure des réunions en personne dans un environnement virtuel. Mais cette approche ne tient pas compte des nombreux autres changements qui se déroulent rapidement.

Ce n’est pas seulement que les employés travaillent maintenant à distance — beaucoup travaillent également depuis de nouveaux lieux dans différents fuseaux horaires, la plupart travaillent à des heures flexibles, et un nombre croissant privilégie la communication asynchrone dès que possible. En conséquence, il est plus difficile pour les organisateurs de programmer des réunions, plus facile pour les participants de justifier leur absence, et une source de fatigue pour tous. Il n'est pas surprenant que, selon une étude récente de McKinsey, « 80 % des dirigeants envisagent des changements dans la structure et le rythme des réunions en réponse à l'évolution des méthodes de travail des personnes ».

Tout comme les entreprises utilisent des nouveaux outils de manière ancienne, beaucoup utilisent également des anciens outils de manière nouvelle pour résoudre de nouveaux défis. Nulle part cela n'est plus évident (et douloureux) que dans la gestion des connaissances.

La douleur qui en résulte devrait rester dans le passé

Avant la pandémie, les entreprises utilisaient des intranets, des wikis et des bases de connaissances pour un éventail de raisons. Ils étaient des lieux pour stocker des informations sur l'entreprise, publier des mises à jour importantes et publier tout, des rapports et mémos aux politiques et processus. Mais le secret de polichinelle à propos de ces outils est qu'ils sont mal adoptés, difficiles à rechercher, et dans de nombreux cas, remplis à ras bord d'informations obsolètes et sans pertinence.

La douleur causée par ces problèmes était supportable dans l'ancien monde du travail. Après tout, les employés n’avaient pas besoin d'utiliser la prétendue source de vérité de leur entreprise lorsqu'ils pouvaient simplement se tourner vers le collègue à côté d'eux lorsqu'ils avaient une question urgente ou avaient besoin d'être mis à jour sur les dernières nouvelles de l'entreprise.

Mais dans le nouveau monde du travail, une entreprise sans une source de vérité fiable, largement adoptée et facilement recherchable va rapidement se retrouver pleine de désalignement, de surcharge d'information et d'inefficacité chronique — des problèmes qui entraînent tous finalement un impact négatif sur la performance de l'entreprise.

En fait, selon des études menées avant la pandémie, le travailleur du savoir moyen passe près de 20 pour cent de la semaine de travail à chercher des informations internes ou « à retrouver des collègues qui peuvent l’aider dans des tâches spécifiques », il faut aux gens près de 25 minutes pour retrouver leur concentration après avoir été interrompus, et le coût financier annuel du changement constant de contexte s'élève à 450 milliards de dollars, dans le monde. Imaginez à quoi ces chiffres ressemblent depuis que le travail à distance et hybride est devenu la norme ?

Le nouveau monde du travail exerce de nouvelles exigences sur d'anciens systèmes de gestion des connaissances, et ces systèmes se révèlent insuffisants. Ce dont les entreprises ont besoin aujourd'hui, c'est d'un nouveau type de solution de gestion des connaissances ; une solution qui permet à l'information de circuler sans effort au sein d'une organisation — à travers les fuseaux horaires et les lieux, entre les dirigeants et les employés, et directement dans les flux de travail préférés des individus.

Ce nouveau type de solution ne devrait pas seulement permettre aux employés de tirer des informations d'une seule source de vérité quand ils en ont besoin, mais aussi permettre aux dirigeants d'orienter les membres de l'équipe vers cette même source de vérité lorsqu'il y a une mise à jour opportune nécessitant une action. En d'autres termes, les entreprises ont maintenant besoin de leur plateforme de gestion des connaissances de deux manières :

Lorsque ces deux capacités sont réunies dans une seule plateforme, cette plateforme devient plus grande que la somme de ses parties car elle permet aux employés, aux dirigeants et à l'ensemble des entreprises de débloquer une toute nouvelle façon de travailler - une façon qui répond aux exigences du nouveau monde du travail.

Débloquer l'efficacité à l'ère de la flexibilité

Les employés d'aujourd'hui s'attendent à pouvoir choisir où ils travaillent, quand ils travaillent et comment ils travaillent. Les entreprises et les travailleurs de tous les secteurs ont réalisé que, lorsqu'elle est mise en œuvre correctement, la flexibilité n'augmente pas seulement la satisfaction des employés, elle stimule également la productivité, optimise la performance des équipes et améliore les résultats de l'entreprise. Pourtant, beaucoup échouent à préparer leurs équipes pour réussir dans le nouveau monde du travail. Comment se fait-il que, même avec une réduction du temps de transport et la liberté de choisir leurs propres heures, les employés ont l'impression de travailler plus d'heures ?

Eh bien, en l'absence d'une source de vérité fiable sur les informations de l'entreprise ou de collègues dans le bureau avec qui discuter, les employés passent leurs journées à chercher des détails de base nécessaires pour faire leur travail, attendant des réponses de collègues qui peuvent ou non être en ligne, et participant à des réunions qui existent uniquement pour partager des mises à jour. Et souvent, lorsqu'ils trouvent enfin les informations qu'ils recherchent, celles-ci manquent de contexte et sont obsolètes. Le résultat est des journées de travail inefficaces, peu productives et profondément frustrantes.

Dans le nouveau monde du travail, les entreprises doivent s'assurer que leurs employés ont la capacité d'accéder instantanément à des informations fiables, peu importe le fuseau horaire, le lieu ou le flux de travail dans lequel ils se trouvent à ce moment-là. Et, de manière critique, ils ont besoin que ces informations soient accompagnées du contexte nécessaire pour les rendre compréhensibles et exploitables. Non seulement cela favorisera l'efficacité des employés, mais cela entraînera également un plus grand engagement des employés — un enjeu qui préoccupe de nombreux dirigeants, et qui peut être grandement amélioré lorsque les communications internes sont une partie centrale de la stratégie de gestion des connaissances d'une entreprise.

Favoriser l'engagement des employés grâce à des communications opportunes

Dans le nouveau monde du travail, les dirigeants doivent être intentionnels dans leur communication et leur connexion avec leurs équipes. Sans bureau partagé et heures de travail standard, cela ne se produit pas de manière passive et il y a des lacunes qui émergent entre les équipes de direction et les contributeurs individuels partout. Malgré le fait que les employés connaissent des niveaux de flexibilité sans précédent, les taux d'engagement des employés baissent alors que les taux de burnout et de turnover augmentent.

Ce dont les équipes de direction ont besoin aujourd'hui, c'est d'une capacité à communiquer des demandes sensibles au temps, des messages de renforcement moral et des mises à jour importantes de l'entreprise à différents groupes au sein de leur organisation. De plus, ils ont besoin d'une boucle de rétroaction qui leur indique à quel point leurs mises à jour ont été bien reçues. Et ces mises à jour ne devraient pas être interrompues — au contraire, elles devraient orienter les destinataires vers une seule source de vérité. Ce faisant, cela encourage une adoption plus profonde de cette source de vérité et rappelle aux employés qu'ils pourront facilement localiser et relire la mise à jour à l'avenir si nécessaire.

Lorsque les dirigeants ont la capacité de partager des mises à jour opportunes comme celle-ci, cela peut aller loin pour aider les employés à se sentir plus engagés non seulement envers ces dirigeants, mais aussi envers les valeurs, la mission et les objectifs de leur entreprise. Et avoir une main-d'œuvre qui se sent connectée à son entreprise à ce niveau peut être un atout considérable en période d'incertitude économique, comme celle que nous connaissons actuellement.

Naviguer à travers l'incertitude avec une nouvelle approche de la gestion des connaissances

Si les dernières années nous ont appris quelque chose, c’est que le changement est constant. Au fur et à mesure que la pandémie se déroulait, les entreprises du monde entier devaient rapidement rédiger des politiques de travail à domicile et s'assurer que ces politiques étaient lues et respectées par chaque employé - rapidement. Lorsque les dirigeants d'entreprise publiaient ces mises à jour sensibles au temps sur l'intranet ou le wiki de l'entreprise, beaucoup ont constaté qu'ils manquaient d'un moyen fiable de réellement distribuer l'information et de s'assurer qu'elle était comprise. Au fur et à mesure que la pandémie diminuait et que les politiques devaient être mises à jour à nouveau, ce problème est survenu encore et encore.

Aujourd'hui, alors que nous nous préparons à une période d'incertitude économique, les entreprises devront réagir face à des facteurs externes et réorienter leur organisation entière - qui est probablement basée dans plusieurs lieux et fuseaux horaires - à une vitesse fulgurante. Pour ce faire, elles auront besoin d'un moyen de communiquer des mises à jour claires et exploitables aux bonnes personnes au bon moment. Pourtant, de nombreuses entreprises s'appuient encore sur des réunions plénières et une combinaison de pylônes d'e-mails et de chat pour tenir les équipes informées des changements majeurs.

Dans un environnement en évolution, les entreprises ont besoin de la capacité de publier et de distribuer des informations en toute confiance, en étant sûres qu'elles seront lues, comprises et appliquées. Un système de gestion des connaissances qui peut permettre cela, tout en étant simultanément une source de vérité fiable à l'échelle de l'entreprise, est le type de solution qui aidera les entreprises à s'adapter au nouveau monde du travail et à naviguer avec succès en période d'incertitude. Et c’est précisément le type de système que nous construisons ici chez Guru, avec l'aide de nos clients.

Nouvelles fonctionnalités pour un nouveau monde du travail

Certaines des entreprises les plus innovantes et avant-gardistes au monde sont des clients de Guru. Et nous sommes constamment inspirés par ces clients alors que nous construisons une plateforme de gestion des connaissances pour répondre à leurs besoins dans le nouveau monde du travail.

Lorsque nous avons vu que le changement de contexte était une source majeure de douleur pour les entreprises, nous avons construit une extension de navigateur afin qu'elles puissent accéder à des informations clés sans avoir à changer d'onglet. Lorsque la confiance dans l'exactitude des informations est devenue un défi pour les équipes, nous avons lancé un flux de vérification pour donner aux utilisateurs finaux l'esprit tranquille que les informations qu'ils lisent sont à jour.

Aujourd'hui, nous voyons nos clients relever de nouveaux défis présentés par le nouveau monde du travail en utilisant Guru à la fois comme une source de vérité pour l'ensemble de l'entreprise et comme moyen de communiquer des mises à jour opportunes de l'entreprise dans toute leur organisation. Et cette semaine, nous avons déployé une série de nouvelles fonctionnalités pour les aider encore davantage à surmonter ces défis. Vous pouvez en lire plus sur ces mises à jour ici.

La pandémie n’a pas créé un nouveau monde du travail ; elle a seulement rendu l'ancien obsolète et exacerbé ses défauts. Maintenant, nous nous retrouvons devant une toile vierge, avec une opportunité unique de créer une toute nouvelle façon de travailler. Reproduire des rituels de bureau à distance n'est pas la solution, tout comme essayer de forcer d'anciens outils à répondre à de nouveaux besoins.

1. Une source de vérité fiable sur les informations de l'entreprise (de préférence avec une meilleure recherche, intégrations et expérience utilisateur)
2. Un outil de communication interne à la pointe de la technologie (qui non seulement améliore la consommation d'informations, mais aussi la compréhension)