O mundo do trabalho mudou. Mas o mundo dos wikis, intranets e bases de conhecimento não mudou. E os funcionários, equipes de liderança e o resultado das empresas estão pagando o preço. É hora de uma nova abordagem para gestão do conhecimento — uma que seja feita para atender às demandas do novo mundo do trabalho. Vou explicar o porquê.
O novo mundo do trabalho é impulsionado pela tecnologia, acelerado pela pandemia e definido pela comunicação assíncrona, emprego remoto e flexibilidade do trabalhador. E neste novo mundo do trabalho, não precisamos apenas de novos produtos, processos e políticas, precisamos de uma nova maneira de trabalhar.
A maioria das empresas está ciente disso, mas existem duas armadilhas nas quais muitas caem:
Elas utilizam novas ferramentas de maneiras antigas
Elas utilizam antigas ferramentas de maneiras novas
Por exemplo, reuniões. Quando as empresas mudam para um modelo remoto ou híbrido, seu instinto natural é muitas vezes tentar replicar a cadência e a estrutura das reuniões presenciais em um ambiente virtual. Mas essa abordagem não considera as muitas outras mudanças que estão se desenrolando rapidamente.
Não é apenas que os funcionários estão agora trabalhando remotamente — muitos também estão trabalhando de novos locais em diferentes fusos horários, a maioria está trabalhando em horários flexíveis, e um número crescente está optando pela comunicação assíncrona sempre que possível. Como resultado, as reuniões são mais difíceis de agendar para os organizadores, mais fáceis de justificar a ausência para os participantes e uma fonte de fadiga para todos. Não é surpreendente que, de acordo com um estudo recente da McKinsey, “80% dos executivos estão considerando mudanças na estrutura e cadência das reuniões em resposta à evolução de como as pessoas trabalham.”
Assim como as empresas estão usando novas ferramentas de maneiras antigas, muitas também estão usando ferramentas antigas de maneiras novas como um meio de resolver novos desafios. Em nenhum lugar isso é mais óbvio (e doloroso) do que na gestão do conhecimento.
Dor que deveria permanecer no passado
Antes da pandemia, as empresas usavam intranets, wikis e bases de conhecimento para uma variedade de propósitos. Eram lugares para armazenar informações da empresa, postar atualizações importantes e publicar tudo, desde relatórios e memorandos até políticas e processos. Mas o segredo aberto sobre essas ferramentas é que elas são mal adotadas, difíceis de pesquisar e, em muitos casos, estão transbordando de informações desatualizadas e irrelevantes.
A dor que essas questões causaram era tolerável no antigo mundo do trabalho. Depois de tudo, os funcionários não precisavam usar a chamada fonte de verdade da empresa quando podiam simplesmente perguntar ao colega ao lado quando tinham uma pergunta urgente ou precisavam ser atualizados sobre as últimas notícias da empresa.
Mas no novo mundo do trabalho, uma empresa sem uma fonte de verdade confiável, amplamente adotada e facilmente pesquisável rapidamente vai se encontrar cheia de desalinhamentos, sobrecarga de informações e ineficiências crônicas — questões que, em última análise, resultam em um impacto negativo no desempenho da empresa.
Na verdade, de acordo com estudos realizados antes da pandemia, o trabalhador do conhecimento médio gasta quase 20% da semana de trabalho procurando informações internas ou “localizando colegas que podem ajudar com tarefas específicas”, leva cerca de 25 minutos para recuperar o foco após ser interrompido, e o custo financeiro anual da constante troca de contexto é de $450 bilhões, globalmente. Imagine como esses números aparentam desde que o trabalho remoto e híbrido se tornou a norma?
O novo mundo do trabalho está impondo novas demandas aos antigos sistemas de gestão do conhecimento, e esses sistemas estão ficando aquém. O que as empresas precisam hoje é de uma nova geração de soluções de gestão do conhecimento; uma que permita que a informação flua facilmente por toda a organização — através de fusos horários e locais, entre líderes e funcionários, e diretamente nos fluxos de trabalho preferidos dos indivíduos.
Essa nova geração de soluções não deve apenas permitir que os funcionários puxem informações de uma única fonte de verdade quando precisam, mas também permitir que os líderes direcionem os membros da equipe para a mesma fonte de verdade quando houver uma atualização oportuna que requer ação. Em outras palavras, as empresas agora precisam que sua plataforma de gestão do conhecimento seja duas coisas em uma:
Quando essas duas capacidades são reunidas em uma única plataforma, essa plataforma se torna maior que a soma das suas partes, pois capacita funcionários, líderes e empresas inteiras a desbloquear uma nova maneira de trabalhar — uma que se adeque às demandas do novo mundo do trabalho.
Desbloqueando eficiência na era da flexibilidade
Os funcionários de hoje esperam poder escolher onde trabalham, quando trabalham e como trabalham. Empresas e trabalhadores de diversas indústrias perceberam que, quando implementada corretamente, a flexibilidade não aumenta apenas a satisfação dos funcionários, também impulsiona a produtividade, otimiza o desempenho das equipes e melhora os resultados da empresa. Ainda assim, muitos estão falhando em preparar suas equipes para o sucesso no novo mundo do trabalho. Como é que, mesmo com o tempo de deslocamento reduzido e a liberdade de escolher seus próprios horários, os funcionários sentem que estão trabalhando mais horas?
Bem, na ausência de uma fonte confiável de verdade sobre as informações da empresa ou de colegas de escritório para conversar, os funcionários estão passando seus dias procurando detalhes básicos necessários para desempenhar seus trabalhos, esperando respostas de colegas que podem ou não estar online, e sentando-se em reuniões que existem apenas para compartilhar atualizações. E muitas vezes, quando finalmente encontram a informação que estão procurando, ela carece de contexto e está desatualizada. O resultado são dias de trabalho que são ineficientes, improdutivos e profundamente frustrantes.
No novo mundo do trabalho, as empresas precisam garantir que seus funcionários tenham a capacidade de acessar instantaneamente informações confiáveis, não importa em que fuso horário, localização ou fluxo de trabalho estejam naquele momento. E, criticamente, precisam que essas informações sejam acompanhadas do contexto necessário para torná-las compreensíveis e acionáveis. Não apenas isso impulsionará a eficiência dos funcionários, mas levará a um maior engajamento dos funcionários — uma questão que está em mente para muitos líderes, e uma que pode ser enormemente melhorada quando as comunicações internas são uma parte central da estratégia de gestão do conhecimento de uma empresa.
Impulsionando o engajamento dos funcionários através de comunicações oportunas
No novo mundo do trabalho, os líderes precisam ser intencionais sobre comunicar e conectar-se com suas equipes. Sem um escritório compartilhado e horários padrão de trabalho, isso não acontece de forma passiva e estão surgindo lacunas entre as equipes de liderança e os colaboradores individuais em todos os lugares. Apesar do fato de que os funcionários estão experimentando níveis de flexibilidade como nunca antes, as taxas de engajamento estão caindo à medida que as taxas de desgaste e turnover disparam.
O que as equipes de liderança precisam hoje é da capacidade de comunicar solicitações urgentes, mensagens que elevem o moral e atualizações importantes da empresa a diferentes grupos dentro de sua organização. Além disso, precisam de um ciclo de feedback que lhes diga quão bem recebidas suas atualizações foram. E essas atualizações não devem ser interruptivas — ao contrário, devem direcionar os destinatários de volta a uma única fonte de verdade. Fazer isso encoraja uma adoção mais profunda daquela fonte de verdade e lembra os funcionários que poderão localizar e reler a atualização no futuro, se necessário.
Quando os líderes têm a capacidade de compartilhar atualizações oportunas assim, isso pode ajudar muito a fazer os funcionários se sentirem mais engajados não apenas com esses líderes, mas também com os valores, missão e objetivos da empresa. E ter uma força de trabalho que se sente conectada à sua empresa nesse nível pode ser um enorme ativo em tempos de incerteza econômica, como aqueles que estamos vivendo agora.
Navegando pela incerteza com uma nova abordagem para gestão do conhecimento
Se os últimos anos nos ensinaram alguma coisa, é que a mudança é constante. À medida que a pandemia se desenrolava, empresas de todos os lugares tiveram que elaborar rapidamente políticas de trabalho remoto e garantir que essas políticas fossem lidas e seguidas por cada funcionário — rapidamente. À medida que os líderes das empresas publicavam essas atualizações urgentes na intranet ou wiki da empresa, muitos descobriam que lhes faltava um meio confiável de realmente distribuir a informação e garantir que ela fosse compreendida. À medida que a pandemia oscilava e as políticas precisavam ser atualizadas novamente, essa questão surgia repetidamente.
Agora, à medida que nos preparamos para um período de incertezas econômicas, empresas de todos os lugares precisarão se adaptar em resposta a fatores externos e reorientar toda a sua organização — que provavelmente está baseada em múltiplas localidades e fusos horários — a uma velocidade impressionante. Para isso, precisarão de uma maneira de comunicar atualizações claras e acionáveis às pessoas certas no momento certo. No entanto, muitas empresas hoje ainda estão dependendo de reuniões gerais e uma combinação de e-mails em massa e blitzs em aplicativos de chat para atualizar as equipes sobre mudanças importantes.
Em um ambiente em mudança, as empresas precisam da capacidade de publicar e distribuir informações com total confiança de que serão lidas, compreendidas e acionadas. Um sistema de gestão do conhecimento que possa permitir isso, enquanto simultaneamente sendo uma fonte de verdade confiável em toda a empresa, é o tipo de solução que ajudará as empresas a se adaptar ao novo mundo do trabalho e navegar com sucesso em tempos incertos. E é precisamente o tipo de sistema que estamos construindo aqui na Guru — com a ajuda de nossos clientes.
Novos recursos para um novo mundo do trabalho
Algumas das empresas mais inovadoras e com visão de futuro do mundo são clientes da Guru. E estamos constantemente inspirados por esses clientes enquanto construímos uma plataforma de gestão do conhecimento para atender às suas necessidades no novo mundo do trabalho.
Quando vimos que a troca de contexto era uma importante fonte de dor para as empresas, construímos uma extensão do navegador para que elas pudessem acessar informações-chave sem precisar alternar abas. Quando a confiança na precisão das informações emergiu como um desafio para as equipes, lançamos um fluxo de trabalho de verificação para dar aos usuários finais a tranquilidade de que as informações que estão lendo estão atualizadas.
Agora, estamos vendo nossos clientes enfrentarem novos desafios apresentados pelo novo mundo do trabalho, utilizando o Guru tanto como uma fonte de verdade em toda a empresa quanto como um meio de comunicar atualizações oportunas da empresa em toda a sua organização. E esta semana, lançamos uma série de novos recursos para ajudá-los ainda mais a superar esses desafios. Você pode ler mais sobre essas atualizações aqui.
A pandemia não criou um novo mundo de trabalho; apenas tornou o antigo obsoleto e exacerbou suas falhas. Agora, nos encontramos encarando uma tela em branco, com uma oportunidade única em uma geração de criar uma nova forma de trabalhar. Replicar rituais de escritório digitalmente não é a resposta, nem tentar forçar ferramentas antigas a atender às novas necessidades.
Uma fonte confiável de verdade sobre as informações da empresa (idealmente com melhor pesquisa, integrações e experiência do usuário)
Uma ferramenta de comunicação interna de ponta (que não apenas melhora o consumo de informações, mas também a compreensão)
O mundo do trabalho mudou. Mas o mundo dos wikis, intranets e bases de conhecimento não mudou. E os funcionários, equipes de liderança e o resultado das empresas estão pagando o preço. É hora de uma nova abordagem para gestão do conhecimento — uma que seja feita para atender às demandas do novo mundo do trabalho. Vou explicar o porquê.
O novo mundo do trabalho é impulsionado pela tecnologia, acelerado pela pandemia e definido pela comunicação assíncrona, emprego remoto e flexibilidade do trabalhador. E neste novo mundo do trabalho, não precisamos apenas de novos produtos, processos e políticas, precisamos de uma nova maneira de trabalhar.
A maioria das empresas está ciente disso, mas existem duas armadilhas nas quais muitas caem:
Elas utilizam novas ferramentas de maneiras antigas
Elas utilizam antigas ferramentas de maneiras novas
Por exemplo, reuniões. Quando as empresas mudam para um modelo remoto ou híbrido, seu instinto natural é muitas vezes tentar replicar a cadência e a estrutura das reuniões presenciais em um ambiente virtual. Mas essa abordagem não considera as muitas outras mudanças que estão se desenrolando rapidamente.
Não é apenas que os funcionários estão agora trabalhando remotamente — muitos também estão trabalhando de novos locais em diferentes fusos horários, a maioria está trabalhando em horários flexíveis, e um número crescente está optando pela comunicação assíncrona sempre que possível. Como resultado, as reuniões são mais difíceis de agendar para os organizadores, mais fáceis de justificar a ausência para os participantes e uma fonte de fadiga para todos. Não é surpreendente que, de acordo com um estudo recente da McKinsey, “80% dos executivos estão considerando mudanças na estrutura e cadência das reuniões em resposta à evolução de como as pessoas trabalham.”
Assim como as empresas estão usando novas ferramentas de maneiras antigas, muitas também estão usando ferramentas antigas de maneiras novas como um meio de resolver novos desafios. Em nenhum lugar isso é mais óbvio (e doloroso) do que na gestão do conhecimento.
Dor que deveria permanecer no passado
Antes da pandemia, as empresas usavam intranets, wikis e bases de conhecimento para uma variedade de propósitos. Eram lugares para armazenar informações da empresa, postar atualizações importantes e publicar tudo, desde relatórios e memorandos até políticas e processos. Mas o segredo aberto sobre essas ferramentas é que elas são mal adotadas, difíceis de pesquisar e, em muitos casos, estão transbordando de informações desatualizadas e irrelevantes.
A dor que essas questões causaram era tolerável no antigo mundo do trabalho. Depois de tudo, os funcionários não precisavam usar a chamada fonte de verdade da empresa quando podiam simplesmente perguntar ao colega ao lado quando tinham uma pergunta urgente ou precisavam ser atualizados sobre as últimas notícias da empresa.
Mas no novo mundo do trabalho, uma empresa sem uma fonte de verdade confiável, amplamente adotada e facilmente pesquisável rapidamente vai se encontrar cheia de desalinhamentos, sobrecarga de informações e ineficiências crônicas — questões que, em última análise, resultam em um impacto negativo no desempenho da empresa.
Na verdade, de acordo com estudos realizados antes da pandemia, o trabalhador do conhecimento médio gasta quase 20% da semana de trabalho procurando informações internas ou “localizando colegas que podem ajudar com tarefas específicas”, leva cerca de 25 minutos para recuperar o foco após ser interrompido, e o custo financeiro anual da constante troca de contexto é de $450 bilhões, globalmente. Imagine como esses números aparentam desde que o trabalho remoto e híbrido se tornou a norma?
O novo mundo do trabalho está impondo novas demandas aos antigos sistemas de gestão do conhecimento, e esses sistemas estão ficando aquém. O que as empresas precisam hoje é de uma nova geração de soluções de gestão do conhecimento; uma que permita que a informação flua facilmente por toda a organização — através de fusos horários e locais, entre líderes e funcionários, e diretamente nos fluxos de trabalho preferidos dos indivíduos.
Essa nova geração de soluções não deve apenas permitir que os funcionários puxem informações de uma única fonte de verdade quando precisam, mas também permitir que os líderes direcionem os membros da equipe para a mesma fonte de verdade quando houver uma atualização oportuna que requer ação. Em outras palavras, as empresas agora precisam que sua plataforma de gestão do conhecimento seja duas coisas em uma:
Quando essas duas capacidades são reunidas em uma única plataforma, essa plataforma se torna maior que a soma das suas partes, pois capacita funcionários, líderes e empresas inteiras a desbloquear uma nova maneira de trabalhar — uma que se adeque às demandas do novo mundo do trabalho.
Desbloqueando eficiência na era da flexibilidade
Os funcionários de hoje esperam poder escolher onde trabalham, quando trabalham e como trabalham. Empresas e trabalhadores de diversas indústrias perceberam que, quando implementada corretamente, a flexibilidade não aumenta apenas a satisfação dos funcionários, também impulsiona a produtividade, otimiza o desempenho das equipes e melhora os resultados da empresa. Ainda assim, muitos estão falhando em preparar suas equipes para o sucesso no novo mundo do trabalho. Como é que, mesmo com o tempo de deslocamento reduzido e a liberdade de escolher seus próprios horários, os funcionários sentem que estão trabalhando mais horas?
Bem, na ausência de uma fonte confiável de verdade sobre as informações da empresa ou de colegas de escritório para conversar, os funcionários estão passando seus dias procurando detalhes básicos necessários para desempenhar seus trabalhos, esperando respostas de colegas que podem ou não estar online, e sentando-se em reuniões que existem apenas para compartilhar atualizações. E muitas vezes, quando finalmente encontram a informação que estão procurando, ela carece de contexto e está desatualizada. O resultado são dias de trabalho que são ineficientes, improdutivos e profundamente frustrantes.
No novo mundo do trabalho, as empresas precisam garantir que seus funcionários tenham a capacidade de acessar instantaneamente informações confiáveis, não importa em que fuso horário, localização ou fluxo de trabalho estejam naquele momento. E, criticamente, precisam que essas informações sejam acompanhadas do contexto necessário para torná-las compreensíveis e acionáveis. Não apenas isso impulsionará a eficiência dos funcionários, mas levará a um maior engajamento dos funcionários — uma questão que está em mente para muitos líderes, e uma que pode ser enormemente melhorada quando as comunicações internas são uma parte central da estratégia de gestão do conhecimento de uma empresa.
Impulsionando o engajamento dos funcionários através de comunicações oportunas
No novo mundo do trabalho, os líderes precisam ser intencionais sobre comunicar e conectar-se com suas equipes. Sem um escritório compartilhado e horários padrão de trabalho, isso não acontece de forma passiva e estão surgindo lacunas entre as equipes de liderança e os colaboradores individuais em todos os lugares. Apesar do fato de que os funcionários estão experimentando níveis de flexibilidade como nunca antes, as taxas de engajamento estão caindo à medida que as taxas de desgaste e turnover disparam.
O que as equipes de liderança precisam hoje é da capacidade de comunicar solicitações urgentes, mensagens que elevem o moral e atualizações importantes da empresa a diferentes grupos dentro de sua organização. Além disso, precisam de um ciclo de feedback que lhes diga quão bem recebidas suas atualizações foram. E essas atualizações não devem ser interruptivas — ao contrário, devem direcionar os destinatários de volta a uma única fonte de verdade. Fazer isso encoraja uma adoção mais profunda daquela fonte de verdade e lembra os funcionários que poderão localizar e reler a atualização no futuro, se necessário.
Quando os líderes têm a capacidade de compartilhar atualizações oportunas assim, isso pode ajudar muito a fazer os funcionários se sentirem mais engajados não apenas com esses líderes, mas também com os valores, missão e objetivos da empresa. E ter uma força de trabalho que se sente conectada à sua empresa nesse nível pode ser um enorme ativo em tempos de incerteza econômica, como aqueles que estamos vivendo agora.
Navegando pela incerteza com uma nova abordagem para gestão do conhecimento
Se os últimos anos nos ensinaram alguma coisa, é que a mudança é constante. À medida que a pandemia se desenrolava, empresas de todos os lugares tiveram que elaborar rapidamente políticas de trabalho remoto e garantir que essas políticas fossem lidas e seguidas por cada funcionário — rapidamente. À medida que os líderes das empresas publicavam essas atualizações urgentes na intranet ou wiki da empresa, muitos descobriam que lhes faltava um meio confiável de realmente distribuir a informação e garantir que ela fosse compreendida. À medida que a pandemia oscilava e as políticas precisavam ser atualizadas novamente, essa questão surgia repetidamente.
Agora, à medida que nos preparamos para um período de incertezas econômicas, empresas de todos os lugares precisarão se adaptar em resposta a fatores externos e reorientar toda a sua organização — que provavelmente está baseada em múltiplas localidades e fusos horários — a uma velocidade impressionante. Para isso, precisarão de uma maneira de comunicar atualizações claras e acionáveis às pessoas certas no momento certo. No entanto, muitas empresas hoje ainda estão dependendo de reuniões gerais e uma combinação de e-mails em massa e blitzs em aplicativos de chat para atualizar as equipes sobre mudanças importantes.
Em um ambiente em mudança, as empresas precisam da capacidade de publicar e distribuir informações com total confiança de que serão lidas, compreendidas e acionadas. Um sistema de gestão do conhecimento que possa permitir isso, enquanto simultaneamente sendo uma fonte de verdade confiável em toda a empresa, é o tipo de solução que ajudará as empresas a se adaptar ao novo mundo do trabalho e navegar com sucesso em tempos incertos. E é precisamente o tipo de sistema que estamos construindo aqui na Guru — com a ajuda de nossos clientes.
Novos recursos para um novo mundo do trabalho
Algumas das empresas mais inovadoras e com visão de futuro do mundo são clientes da Guru. E estamos constantemente inspirados por esses clientes enquanto construímos uma plataforma de gestão do conhecimento para atender às suas necessidades no novo mundo do trabalho.
Quando vimos que a troca de contexto era uma importante fonte de dor para as empresas, construímos uma extensão do navegador para que elas pudessem acessar informações-chave sem precisar alternar abas. Quando a confiança na precisão das informações emergiu como um desafio para as equipes, lançamos um fluxo de trabalho de verificação para dar aos usuários finais a tranquilidade de que as informações que estão lendo estão atualizadas.
Agora, estamos vendo nossos clientes enfrentarem novos desafios apresentados pelo novo mundo do trabalho, utilizando o Guru tanto como uma fonte de verdade em toda a empresa quanto como um meio de comunicar atualizações oportunas da empresa em toda a sua organização. E esta semana, lançamos uma série de novos recursos para ajudá-los ainda mais a superar esses desafios. Você pode ler mais sobre essas atualizações aqui.
A pandemia não criou um novo mundo de trabalho; apenas tornou o antigo obsoleto e exacerbou suas falhas. Agora, nos encontramos encarando uma tela em branco, com uma oportunidade única em uma geração de criar uma nova forma de trabalhar. Replicar rituais de escritório digitalmente não é a resposta, nem tentar forçar ferramentas antigas a atender às novas necessidades.
Uma fonte confiável de verdade sobre as informações da empresa (idealmente com melhor pesquisa, integrações e experiência do usuário)
Uma ferramenta de comunicação interna de ponta (que não apenas melhora o consumo de informações, mas também a compreensão)
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