Un wiki corporativo es un tipo de software de gestión del conocimiento: una fuente actualizable de información interna de la empresa. Son versátiles y fáciles de configurar, y, a diferencia de hace unos años, muchos de ellos se integran con plataformas de comunicación en equipo como Slack o Teams.

Y dado que Guru fue fundado con la idea de la integración con Slack, sabemos por qué: al añadir un wiki interno a tu plataforma de comunicaciones, puedes acceder a toda tu base de conocimiento sin interrumpir la conversación.

Pero independientemente de su accesibilidad en esas aplicaciones, el problema con los wikis de empresas tradicionales persiste: se vuelven obsoletos y difíciles de gestionar a medida que tu equipo crece y tu conocimiento se expande, lo que resulta en una disminución del uso con el tiempo. No importa si es un portal tradicional o la oferta más nueva, el hecho es que los wikis tradicionales no funcionan a largo plazo.

Sigue leyendo para descubrir por qué los wikis tradicionales no te ayudarán a resolver problemas fundamentales con tu conocimiento.

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La mayoría de los wikis internos no solucionan el problema principal de las bases de conocimiento tradicionales: la precisión y efectividad del conocimiento

Esto es lo que sucede con el contenido en la mayoría de los wikis internos:

• Un SME pasa mucho tiempo escribiendo y elaborando la página perfecta, pero después de escribirla, se olvida de actualizarla y nunca se le recuerda hacerlo, lo que lleva a que ese conocimiento se vuelva obsoleto
• Aquellos que necesitan el conocimiento no pueden saber cuándo se actualizó por última vez el wiki o si sigue siendo relevante y pierden confianza en él
• Las soluciones wiki premian el contenido extenso, lo que significa que incluso cuando un usuario encuentra la página correcta, puede que no pueda encontrar fácilmente el punto específico de conocimiento que necesita, enseñándole a ignorar el wiki y preguntar directamente al SME
• La combinación de conocimiento obsoleto, falta de confianza y dificultad de acceso lleva a una disminución en el uso, haciendo que toda la solución del wiki interno sea una inversión desperdiciada

Si tu wiki tiene una integración con Slack o Teams, podrías resolver uno de esos problemas: el problema del uso de la información. Pero dado que estas soluciones no tienen una forma de obligar a los SME a verificar o actualizar el conocimiento existente, tu equipo puede, involuntariamente, comenzar a compartir información incorrecta o desactualizada. Y mala información puede ser peor que no tener información — especialmente en roles orientados al cliente.

La información sobre tu negocio cambia todos los días: se crean nuevas características, emergen nuevos competidores y se crean nuevos procesos internos, y todo se discute en tus canales de comunicación.

No te culpamos por pensar, Los wikis parecen simples, así que solo tomaré uno que se integre con Slack o Teams y eso solucionará todos mis problemas?

Pero aquí está la razón por la cual eso solo crea más dolores de cabeza más adelante.

Slack es solo una parte de tu flujo de trabajo

Mientras que una plataforma de comunicación de equipo (como Slack) es una fundación natural para el ecosistema tecnológico de una empresa — especialmente cuando las fuerzas laborales remotas están en aumento — no es el único lugar donde los empleados pasan su tiempo. Incluso las pequeñas empresas utilizan un promedio de 40 aplicaciones, un número que se eleva a más de 200 en grandes empresas.

Eso puede no parecer tan complejo, pero considera que cada empleado trabaja en aproximadamente 9 aplicaciones. Considerándolo todo, el número de combinaciones de aplicaciones y personas rápidamente se vuelve inmanejable incluso para una solución de un solo punto, como un wiki tradicional, o una solución de dos puntos, como una que se integra con Slack.

Entonces, ¿cómo puede un wiki para Slack ayudar a los miembros de tu equipo cuando en realidad no están usando Slack?

Resolviendo tu problema de gestión del conocimiento en cada punto de tu flujo de trabajo

Primero, hagamos un resumen tl;dr: la mayoría de los wikis con integraciones de Slack y Teams son todavía, en esencia, soluciones tradicionales, con todos los problemas que vienen con ellas. Dicho esto, si todavía estás considerando una aplicación wiki, elige una que tenga integraciones con Slack y Teams. Las integraciones de chat promueven el uso consistente — y permanecer en el flujo de trabajo parte del tiempo sigue siendo mejor que nada.

Pero para el conocimiento en tiempo real en otros lugares, no te detengas con una integración de Slack.

El problema con el contenido del wiki tradicional

La mayoría de los wikis premian el conocimiento que se almacena, no necesariamente el que se utiliza. Debido a que están diseñados como portales, el conocimiento en ellos debe tomar una estructura jerárquica muy específica. Una estructura rígida tiende a premiar contenido más largo, lo que significa que múltiples temas pueden agruparse bajo un mismo encabezado. Por su propia naturaleza, esto hace que el conocimiento sea más lento y difícil de acceder. Incluso con una integración de Slack o Teams, puede que estés abriendo artículos que son cientos de palabras de largo. Eso hace que sea difícil encontrar lo que necesitas rápidamente, y una tarea actualizarlo.

En la solución wiki de Guru, tu conocimiento está estructurado para ser utilizado, en lugar de ser almacenado (tema único, fragmentos), para que puedas leerlo rápidamente y actualizarlo rápidamente. No se necesita CTRL-F.

Tu wiki está en Slack, pero necesitas conocimiento en Salesforce

...o correo electrónico, o Intercom, o Asana, o Trello, o GitHub, o Figma, o DocuSign, o Greenhouse, o… bueno, entiendes el punto. No te malinterpretes; en Guru, amamos Slack. Nuestro producto fue construido desde cero para ser usado en Slack. Como empresa, vivimos en Slack, no en correo electrónico. Pero no, eh, vivimos en Slack. Usamos todas las aplicaciones que acabo de mencionar en nuestro trabajo diario, y todas ellas requieren que busquemos algo con bastante frecuencia (“Espera, ¿cuáles son nuestros códigos hexadecimales de color de marca?” “¿Cuáles son nuestras métricas de ROI?” “¿Cuál fue ese testimonio de cliente?”).

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Así que aunque una integración con Slack es fundamental para lo que debes buscar en una base de conocimiento, debes estar mirando soluciones de wiki que también ofrezcan integraciones nativas con otros programas. O busca una con una integración universal, como una extensión de navegador que te permita acceder a tu conocimiento desde cualquier lugar, en cualquier sitio.

“¿Por qué importa esto?” podrías estar preguntando. Resulta que permanecer en flujo de trabajo es la clave para la productividad. Las soluciones de portal como las ofertas tradicionales de gestión del conocimiento y los wikis eventualmente te obligan a salir de tu flujo de trabajo para consumir o actualizar el conocimiento. Rani Molla, reportera de datos senior de Recode, explica:

“Después de ser interrumpido, se tarda alrededor de 25 minutos en volver a la tarea en la que estabas trabajando, según un estudio de Microsoft. Puede llevar incluso más tiempo llegar a un 'estado de flujo', alternativamente llamado 'trabajo profundo'. Estos términos se refieren al marco de mente concentrada en el que estás inmerso en una tarea y el tiempo parece volar. También es cuando haces tu mejor trabajo. [...] Con el tiempo, las distracciones en el lugar de trabajo pueden metastatizarse. Muchos de nosotros intentamos recuperar tiempo haciendo multitasking. Pero el multitasking no funciona. En lugar de hacer una cosa bien, en realidad solo estás cambiando entre actividades y haciéndolas todas mal.”

Tu equipo merece más que una solución de wiki interno tradicional

Los trabajadores del conocimiento son el segmento de más rápido crecimiento de la fuerza laboral. Si no los equipas con la mejor manera de acceder a la información que necesitan para hacer su trabajo, tu empresa no podrá competir. El acceso no debería significar simplemente un lugar para almacenar conocimiento por el mero hecho de documentarlo; debería significar ser capaz de encontrar, confiar y usar lo que necesitas, donde sea que lo necesites. Los wikis tradicionales son sobre almacenamiento. Comienza con Guru gratis y ve cómo es una mejor solución de conocimiento.