Un wiki d'entreprise est un type de logiciel de gestion des connaissances : une source d'informations internes de l'entreprise qui peut être mise à jour. Ils sont polyvalents et faciles à configurer, et, contrairement à il y a quelques années, beaucoup d'entre eux s'intègrent aux plateformes de communication d'équipe telles que Slack ou Teams.

Et parce que Guru a été fondé sur l'idée de l'intégration avec Slack, nous savons pourquoi : en ajoutant un wiki interne à votre plateforme de communication, vous pouvez accéder à l'ensemble de votre base de connaissances sans interrompre la conversation.

Mais malgré leur accessibilité dans ces applications, le problème avec les wikis traditionnels reste : ils deviennent obsolètes et difficiles à gérer à mesure que votre équipe grandit et que vos connaissances évoluent, entraînant une baisse d'utilisation au fil du temps. Peu importe s'il s'agit d'un portail traditionnel ou de la dernière offre, le fait est que les wikis traditionnels ne fonctionnent pas à long terme.

Lisez la suite pour découvrir pourquoi les wikis traditionnels ne vous aideront pas à résoudre les problèmes fondamentaux liés à vos connaissances.

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La plupart des wikis internes ne résolvent pas le problème majeur des bases de connaissances traditionnelles : l'exactitude et l'efficacité des connaissances

Voici ce qui arrive au contenu dans la plupart des wikis internes :

• Un expert du domaine passe beaucoup de temps à rédiger et à créer la page parfaite, mais après l'avoir rédigée, il oublie de la mettre à jour et n'est jamais invité à le faire, ce qui entraîne ce savoir qui devient obsolète
• Ceux qui ont besoin de la connaissance ne peuvent pas dire quand le wiki a été mis à jour pour la dernière fois ou s'il est toujours pertinent et perdent confiance en lui.
• Les solutions wiki favorisent le contenu long, ce qui signifie que même lorsqu'un utilisateur trouve la bonne page, il peut ne pas être en mesure de trouver facilement la partie spécifique des connaissances dont il a besoin, lui apprenant à ignorer le wiki et à demander directement à l'expert du domaine.
• La combinaison de connaissances obsolètes, du manque de confiance et des difficultés d'accès entraîne une baisse de l'utilisation, ce qui fait que l'ensemble de la solution wiki interne devient un investissement inutile.

Si votre wiki a une intégration avec Slack ou Teams, vous pourriez résoudre l'un de ces problèmes : le problème de l'utilisation de l'information. Mais parce que ces solutions manquent d'un moyen de forcer les experts du domaine à vérifier ou à mettre à jour les connaissances existantes, votre équipe peut involontairement commencer à partager des informations incorrectes ou obsolètes. Et mauvaises informations peuvent être pires que pas d'information — surtout dans les rôles en contact avec le client.

Les informations concernant votre entreprise évoluent chaque jour : de nouvelles fonctionnalités sont créées, de nouveaux concurrents émergent et de nouveaux processus internes sont instaurés, et tout cela est discuté dans vos canaux de communication.

Nous ne vous en voulons pas de penser, Les wikis semblent simples, donc je vais juste en choisir un qui s'intègre à Slack ou Teams et cela résoudra tous mes problèmes?

Mais voici pourquoi cela crée juste plus de maux de tête à l'avenir.

Slack n'est qu'une partie de votre flux de travail

Bien qu'une plateforme de communication d'équipe (comme Slack) soit une base naturelle pour l'écosystème technologique d'une entreprise — particulièrement lorsque les équipes en télétravail se multiplient — ce n'est pas le seul endroit où les employés passent leur temps. Même les petites entreprises utilisent en moyenne 40 applications, un nombre qui grimpe à plus de 200 dans les grandes entreprises.

Cela peut ne pas sembler très complexe, mais considérez que chaque employé travaille dans environ 9 applications. Pris ensemble, le nombre de combinaisons d'applications et de personnes devenant rapidement ingérable même pour une solution ponctuelle, comme un wiki traditionnel, ou une solution à double point, comme celle qui s'intègre avec Slack.

Alors, comment un wiki pour Slack peut-il aider vos membres d'équipe lorsqu'ils n'utilisent pas réellement Slack ?

Résoudre votre problème de gestion des connaissances à chaque étape de votre flux de travail

Tout d'abord, faisons un récapitulatif tl;dr : la plupart des wikis avec des intégrations Slack et Teams sont encore, par essence, des solutions traditionnelles, avec tous les problèmes qui en découlent. Cela dit, si vous envisagez encore une application wiki, choisissez-en une qui a des intégrations avec Slack et Teams. Les intégrations de chat favorisent une utilisation cohérente — et rester dans le flux de travail une partie du temps est encore mieux que de ne pas y être du tout.

Mais pour des connaissances en temps réel ailleurs, ne vous arrêtez pas à une intégration avec Slack.

Le problème avec le contenu des wikis traditionnels

La plupart des wikis récompensent le stockage des connaissances, pas nécessairement leur utilisation. Comme ils sont conçus comme des portails, les connaissances qu'ils contiennent doivent prendre une structure très spécifique et hiérarchique. Une structure rigide tend à favoriser le contenu long, ce qui signifie que plusieurs sujets peuvent être regroupés sous un même intitulé. Par sa nature même, cela rend les connaissances plus lentes et plus difficiles d'accès. Même avec une intégration Slack ou Teams, vous pourriez consulter des articles de plusieurs centaines de mots. Cela rend difficile de trouver rapidement ce dont vous avez besoin et fastidieux à mettre à jour.

Dans la solution wiki de Guru, vos connaissances sont structurées pour être utilisées, plutôt que d'être stockées (sujet unique, en petites bouchées), vous pouvez donc les lire rapidement et les mettre à jour rapidement. Pas besoin de CTRL-F.

Votre wiki est dans Slack, mais vous avez besoin de connaissances dans Salesforce

...ou email, ou Intercom, ou Asana, ou Trello, ou GitHub, ou Figma, ou DocuSign, ou Greenhouse, ou… eh bien, vous avez compris l'idée. Ne vous méprenez pas ; chez Guru, nous adorons Slack. Notre produit a été construit dès le départ pour être utilisé dans Slack. En tant qu'entreprise, nous vivons dans Slack, pas dans email. Mais nous ne, euh, vivons pas dans Slack. Nous utilisons toutes les applications que je viens de mentionner dans notre travail quotidien, et toutes nécessitent que nous consultions fréquemment quelque chose (“Attendez, quels sont à nouveau nos codes hexadécimaux de couleur de marque ?” “Quels sont nos indicateurs de ROI ?” “Quel était ce témoignage client ?”).

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Donc, même si une intégration Slack est fondamentale pour ce que vous devriez rechercher dans une base de connaissances, vous devriez envisager des solutions wiki qui offrent également des intégrations natives avec d'autres programmes. Ou cherchez-en une avec une intégration universelle, comme une extension de navigateur qui vous permet d'accéder à vos connaissances de n'importe où, sur n'importe quel site.

“Pourquoi cela a-t-il de l'importance ?” vous pourriez demander. Il s'avère que rester dans le flux de travail est la clé de la productivité. Les solutions de portail comme les offres traditionnelles de gestion des connaissances et les wikis finissent par vous obliger à quitter votre flux de travail pour consommer ou mettre à jour les connaissances. Rani Molla, journaliste senior de données à Recode, explique :

“Après avoir été interrompu, il faut environ 25 minutes pour revenir à la tâche sur laquelle vous travailliez, selon une étude de Microsoft. Il faut parfois encore plus de temps pour atteindre un « état de flow », alternativement appelé « travail profond ». Ces termes font référence à l'état d'esprit concentré dans lequel vous vous trouvez lorsque vous êtes immergé dans une tâche et que le temps semble s'envoler. C’est aussi le moment où vous faites votre meilleur travail. [...] Au fil du temps, les distractions au travail peuvent se multiplier. Beaucoup d'entre nous essaient de récupérer le temps en multitâchant. Mais le multitâche ne fonctionne pas. Au lieu de bien faire une seule chose, vous passez réellement d'une activité à l'autre et faites toutes ces activités mal.”

Votre équipe mérite mieux qu'une solution wiki interne traditionnelle

Les travailleurs de la connaissance sont le segment à la croissance la plus rapide de la main-d'œuvre. Si vous ne les équipez pas de la meilleure façon d'accéder aux informations dont ils ont besoin pour faire leur travail, votre entreprise ne pourra pas rivaliser. L'accès ne doit pas simplement signifier un endroit pour stocker des connaissances pour le plaisir de la documentation ; cela doit signifier pouvoir trouver, faire confiance et utiliser ce dont vous avez besoin, où que vous en ayez besoin. Les wikis traditionnels concernent le stockage. Commencez avec Guru gratuitement et voyez à quoi ressemble une meilleure solution de connaissance.