Um wiki corporativo é um tipo de software de gerenciamento de conhecimento: uma fonte atualizável de informações internas da empresa. Eles são versáteis e fáceis de configurar e, ao contrário de alguns anos atrás, muitos deles se integram a plataformas de comunicação da equipe como Slack ou Teams.

E porque o Guru foi fundado com a ideia da integração com o Slack, sabemos por quê: Ao adicionar um wiki interno à sua plataforma de comunicação, você pode acessar todo o seu base de conhecimento sem interromper a conversa.

Mas, independentemente da acessibilidade deles nesses aplicativos, o problema com os wikis tradicionais persiste: eles ficam desatualizados e difíceis de gerenciar à medida que sua equipe cresce e seu conhecimento escala, resultando em diminuição do uso ao longo do tempo. Não importa se é um portal tradicional ou a oferta mais nova, o fato é que wikis tradicionais não funcionam a longo prazo.

Continue lendo para descobrir por que wikis tradicionais não vão ajudar você a resolver problemas fundamentais com seu conhecimento.

Experimente o Guru.

Comece de graça

A maioria dos wikis internos não resolve o principal problema dos bancos de conhecimento tradicionais: a precisão e a eficácia do conhecimento

Aqui está o que acontece com o conteúdo na maioria dos wikis internos:

• Um SME gasta muito tempo escrevendo e elaborando a página perfeita, mas depois que escreve, esquece de atualizá-la e nunca é solicitado a fazê-lo, levando a que esse conhecimento fique desatualizado
• Aqueles que precisam do conhecimento não conseguem saber quando o wiki foi atualizado pela última vez ou se ainda é relevante e perdem a confiança nele
• Soluções wiki recompensam conteúdo longo, o que significa que mesmo quando um usuário encontra a página correta, pode não conseguir encontrar facilmente o pedaço específico do conhecimento que precisa, ensinando-o a ignorar o wiki e perguntar diretamente ao SME
• A combinação de conhecimento desatualizado, falta de confiança e dificuldade de acesso leva a uma diminuição no uso, tornando toda a solução do wiki interno um investimento desperdiçado

Se o seu wiki tem uma integração com Slack ou Teams, você pode resolver um desses problemas: a questão do uso da informação. Mas, porque essas soluções não possuem uma maneira de forçar os SMEs a verificar ou atualizar o conhecimento existente, sua equipe pode involuntariamente começar a compartilhar informações incorretas ou desatualizadas. E informações ruins podem ser piores do que nenhuma informação — especialmente em funções voltadas para o cliente.

As informações sobre seu negócio mudam a cada dia: novos recursos são desenvolvidos, novos concorrentes surgem e novos processos internos são criados, e tudo isso é discutido em seus canais de comunicação.

Não o culpamos por pensar, Wikis parecem simples, então vou pegar um que se integre com Slack ou Teams e isso vai resolver todos os meus problemas?

Mas aqui está o motivo pelo qual isso só cria mais dores de cabeça no futuro.

Slack é apenas uma parte do seu fluxo de trabalho

Enquanto uma plataforma de comunicação da equipe (como Slack) é uma base natural para o ecossistema tecnológico de uma empresa — especialmente quando a força de trabalho remota está aumentando — não é o único lugar onde os funcionários gastam seu tempo. Até mesmo empresas pequenas usam uma média de 40 aplicativos, um número que sobe para mais de 200 em grandes empresas.

Isso pode não parecer tão complexo, mas considere que cada funcionário trabalha em cerca de 9 aplicativos. Juntas, o número de combinações de aplicativos e pessoas rapidamente se torna incontrolável mesmo para uma solução de ponto único, como um wiki tradicional, ou uma solução de ponto duplo, como uma que se integre com Slack.

Então, como um wiki para Slack pode ajudar seus membros da equipe quando eles não estão realmente usando Slack?

Resolvendo seu problema de gerenciamento de conhecimento em cada ponto do seu fluxo de trabalho

Primeiro, vamos fazer um resumo tl;dr: a maioria dos wikis com integrações com Slack e Teams ainda é, no fundo, soluções tradicionais, com todos os problemas que as acompanham. Dito isso, se você ainda está considerando um aplicativo de wiki, escolha um que tenha integrações com Slack e Teams. Integrações de chat promovem o uso consistente — e estar no fluxo de trabalho parte do tempo ainda é melhor do que nenhum uso.

Mas para conhecimento em tempo real em qualquer outro lugar, não pare com uma integração com Slack.

O problema com o conteúdo de wikis tradicionais

A maioria dos wikis recompensa o conhecimento sendo armazenado, não necessariamente sendo usado. Porque são projetados como portais, o conhecimento neles tem que assumir uma estrutura muito específica e hierárquica. Uma estrutura rígida tende a recompensar conteúdo longo, o que significa que vários tópicos podem ser agrupados sob um único título. Por sua própria natureza, isso torna o conhecimento mais lento e mais difícil de acessar. Mesmo com uma integração com Slack ou Teams, você pode estar puxando artigos que têm centenas de palavras. Isso torna difícil encontrar o que você precisa rapidamente e um trabalho para atualizar.

Na solução wiki do Guru, seu conhecimento é estruturado para ser utilizado, em vez de armazenado (tópico único, em pedaços), para que você possa lê-lo rapidamente e atualizá-lo rapidamente. Não é necessário CTRL-F.

Seu wiki está no Slack, mas você precisa do conhecimento no Salesforce

...ou email, ou Intercom, ou Asana, ou Trello, ou GitHub, ou Figma, ou DocuSign, ou Greenhouse, ou… bem, você entendeu o ponto. Não me entenda mal; no Guru, amamos Slack. Nosso produto foi construído do zero para ser usado no Slack. Como empresa, vivemos no Slack, não no email. Mas nós não, uh, vivemos no Slack. Usamos todos os aplicativos que acabei de mencionar em nosso trabalho diário, e todos eles exigem que olhemos algo com bastante frequência (“Espere, quais são nossos códigos hexadecimais de cores da marca?” “Quais são nossas métricas de ROI?” “Qual foi aquele depoimento de cliente?”).

Descubra como o Guru se integra às ferramentas que você precisa

Veja as Integrações do Guru

Então, enquanto uma integração com Slack é fundamental para o que você deve estar procurando em uma base de conhecimento, você também deve buscar soluções de wikis que ofereçam integrações nativas com outros programas. Ou procure uma com uma integração universal, como uma extensão de navegador que permite acessar seu conhecimento de qualquer lugar, em qualquer site.

“Por que isso importa?” você deve estar perguntando. Acontece que permanecer em fluxo de trabalho é a chave para a produtividade. Soluções de portais, como ofertas tradicionais de gerenciamento de conhecimento e wikis, eventualmente forçam você a sair do seu fluxo de trabalho para consumir ou atualizar o conhecimento. Rani Molla, repórter sênior de dados da Recode, explica:

“Após ser interrompido, leva cerca de 25 minutos para voltar à tarefa em que você estava trabalhando, segundo um estudo da Microsoft. Pode levar ainda mais tempo para chegar a um ‘estado de fluxo’, alternativamente chamado de ‘trabalho profundo’. Esses termos se referem ao quadro de mente concentrado que você está quando imerso em uma tarefa e o tempo parece passar rapidamente. É também quando você faz o seu melhor trabalho. [...] Com o tempo, as distrações no local de trabalho podem metastatizar. Muitos de nós tentamos recuperar tempo fazendo multitarefas. Mas multitarefa não funciona. Em vez de fazer uma coisa bem, você está realmente apenas alternando entre atividades e fazendo todas elas mal.”

Sua equipe merece mais do que uma solução tradicional de wiki interno

Os trabalhadores do conhecimento são o segmento de crescimento mais rápido da força de trabalho. Se você não está equipando-os com a melhor forma de acessar as informações de que precisam para fazer seu trabalho, sua empresa não conseguirá competir. O acesso não deve simplesmente significar um lugar para armazenar conhecimento por uma questão de documentação; deve significar ser capaz de encontrar, confiar e usar o que você precisa, onde quer que precise. Wikis tradicionais tratam do armazenamento. Comece com o Guru gratuitamente e veja como uma solução de conhecimento melhor se parece.