Ce sentiment ? C'est une surcharge d'information.

Vous connaissez ce sentiment : toutes les bulles rouges, les notifications et les alertes qui vous accueillent lorsque vous vous connectez le matin. Avant longtemps, c'est l'heure du déjeuner et vous avez passé du temps à éteindre ce qui semble être une centaine de feux. Il est difficile de savoir sur quoi travailler en premier, et vous jonglez entre les systèmes pour trouver ce dont vous avez besoin. Pour aggraver les choses, vous n'avez même pas eu la chance de vous plonger dans ce grand projet sur lequel vous vous étiez promis de travailler.

La surcharge d'information est un problème de communication

La surcharge d'information que vous ressentez est probablement un problème de communication. Il est relativement facile pour les équipes dédiées de partager des informations entre les parties prenantes au sein de l'équipe, car elles disposent de leurs propres outils conçus à cet effet. Ces mêmes systèmes rendent exponentiellement plus difficile le transfert d'informations entre les équipes, ce qui entraîne un désalignement, des efforts dupliqués et – oui – une surcharge d'information.

Vous pouvez considérer la communication comme des activités en temps réel : envoyer un message dans une application de chat, participer à une réunion ou aller vérifier le bureau de quelqu'un. Mais la communication se produit chaque fois qu'une information passe d'une personne à une autre.

Et chaque fois qu'une information passe d'une personne à une autre, il y a une opportunité pour que cette information devienne connaissance : ce qui aide les gens à être encore meilleurs dans leur travail. Surtout dans des environnements de travail hybrides et à distance, cela signifie qu'une grande partie du travail de communication se fait en lisant ou en regardant des informations qui ont déjà été créées. Pourquoi ne pas faciliter la transformation de cette information en connaissance ?

Guru : améliorer la communication, supprimer la surcharge d'information

Transformer l'information en connaissance est pratiquement tout le but de Guru. Guru est conçu pour être votre source unique de vérité entre équipes et fonctions. Les entreprises utilisent Guru pour capturer et partager des informations importantes (et maintenir ces informations à jour) tout en réduisant la pression de la surcharge d'information et en aidant à garder les gens impliqués et productifs.

Au lieu que différentes équipes accumulent des documents partout et espèrent que les gens pourront comprendre s'ils doivent jamais travailler ensemble, tout le monde sait que la connaissance la plus critique et à jour se trouve dans Guru. Pas de désordre, pas de stress, pas de surcharge. Et nous mettons à jour notre logiciel pour le rendre encore plus facile à combattre la surcharge d'information !

Annoncer des annonces !

L'un des plus grands défis auxquels les entreprises sont confrontées est de garder les employés sur la même longueur d'onde en ce qui concerne les initiatives à l'échelle de l'entreprise. Avec la fonctionnalité d'annonces de Guru, il est facile d'envoyer des informations à tous les membres de votre équipe Guru et de s'assurer qu'ils l'ont vue.

Nous avons beaucoup appris de nos clients qui utilisent les Alertes de Connaissance, et nous rebaptisons cette fonction en annonces parce que nous avons vu que c'est un moyen efficace de signaler les informations les plus importantes que les gens doivent connaître. Lorsque vous envoyez une annonce, les membres de l'équipe seront invités à lire la Carte (soit dans Guru, Slack ou Teams) et à reconnaître qu'ils ont lu l'information. Vous pouvez ensuite obtenir un rapport de qui a lu la Carte et vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Envoyez des annonces à des individus, des groupes ou à toute votre équipe sur Guru.

Guru a une longue histoire d'utilisation de cette fonctionnalité pour envoyer des annonces à l'ensemble de l'entreprise ! Le Knewsletter de Guru (connaissance + nouvelles – vous l'avez compris ?) est une Carte avec un résumé bihebdomadaire des informations importantes qui comptent pour les équipes à travers l'entreprise. C'est particulièrement important en période de changement rapide. La vie dans le monde de la technologie évolue rapidement – les politiques changent, les stratégies évoluent, et tout le monde veut connaître les règles sur l'accueil de visiteurs (et de chiens !) au bureau.

C'est pourquoi envoyer une annonce pour la Carte Knews – et demander aux gens de vérifier qu'ils l'ont lue – est significatif pour nous. C'est un moyen pour les experts en la matière de diffuser des connaissances, pour les employés de voir ce qui est le plus important, et pour les managers de s'assurer que tout le monde dans leur équipe comprend les initiatives à l'échelle de l'entreprise. C'est un moyen pour les PME de partager des connaissances, pour les employés de voir ce qui est le plus important, et pour les managers de s'assurer que tout le monde dans leur équipe comprend les initiatives à l'échelle de l'entreprise. Tout le monde est gagnant !

Une expérience de tableau de bord plus précieuse

Afin de rendre encore plus facile pour les gens de voir les informations les plus importantes de l'entreprise en un clin d'œil, nous sommes en train de mettre à jour le tableau de bord dans l'application Web Guru avec une nouvelle section montrant les annonces qui ont été envoyées à tous les membres de votre équipe Guru.

Il vous suffit de vous connecter à l'application web de Guru, d'aller sur la page d'accueil et vous verrez le nouveau tableau de bord mettant en avant les annonces les plus récentes qui ont été envoyées au groupe "tous les membres" dans votre instance de Guru. C'est un moyen rapide pour les employés de se rassembler autour de ce qui est important, en temps réel et sans tout le bruit.

Naviguer dans l'application web de Guru vient de devenir plus facile !

Il y a des moments où vous devez plonger plus profondément dans les connaissances partagées de votre entreprise. S'orienter dans un projet en cours, s'adapter à un nouveau rôle ou comprendre une structure d'équipe mise à jour implique de consulter des informations à travers plusieurs Cartes, stockées dans des Collections et des Tableaux.

C'est pourquoi nous déployons une nouvelle expérience de navigation qui facilite la visualisation des informations dans Guru. Une barre latérale gauche familière et une navigation imbriquée aident les utilisateurs à voir non seulement les Cartes, mais aussi où elles sont situées dans votre structure de connaissance. Il est plus simple de naviguer et plus facile de consommer les informations. Et maintenant chaque Carte a des fil d'Ariane complets qui montrent exactement où cette Carte est située dans votre structure de connaissance.

Nous avons également ajouté la possibilité d'épingler des Collections dans votre barre latérale gauche afin que les gens puissent personnaliser leur expérience de navigation (et ne jamais perdre cette Collection pratique de nouveau). Épingler des Collections est un excellent moyen pour les employés de personnaliser Guru afin qu'ils puissent trouver ce dont ils ont besoin, plus vite. Et n'oubliez pas les Cartes et Tableaux Favoris ! Les gens peuvent choisir des Cartes et des Tableaux à ajouter à leurs listes de Favoris et personnaliser davantage la façon dont ils trouvent les informations dans Guru.

Guru (toujours) fonctionne là où vous travaillez

L'une des grandes choses à propos de Guru est qu'il donne aux gens des options pour trouver les informations dont ils ont besoin pour être excellents dans leur travail :

• Utilisez l'extension dans vos applications web : Pour des réponses rapides et des conseils sur les tâches quotidiennes, l'extension de navigateur de Guru se trouve juste au-dessus des applications que vous et vos coéquipiers utilisez déjà. Voyez comment faire une demande pour ces vacances bien méritées juste au-dessus de votre système RH !
• Trouvez et capturez des informations depuis des applications de chat : Slack et Teams sont là où le travail se fait, et Guru est là pour aider. Obtenez des réponses, capturez des informations, recherchez Guru et vérifiez des Cartes sans quitter l'application de chat de votre entreprise. Astuces utiles : consultez le nouvel onglet d'accueil dans l'application Slack de Guru pour une fiche de triche sur tout ce que vous pouvez faire avec Guru + Slack. Plus d'infos sur l'onglet d'accueil dans la communauté Guru !
• Approfondissez dans l'application web Guru : Parfois, vous voulez prendre le temps de lire plus en profondeur. Les Collections et Tableaux dans Guru sont un excellent moyen de voir des informations regroupées et de faciliter la visualisation de la vue d'ensemble des connaissances collectées de votre entreprise.

Mathématiques Guru : information + communication = connaissance, gérée

Lorsque vous résolvez les problèmes de communication qui se cachent sous la surface de la collecte et du partage d'informations, vous infligez un coup sérieux à la surcharge d'information. Guru garde les équipes alignées autour des informations les plus importantes avec des annonces, offre diverses façons de rechercher et de naviguer dans les informations, et donne même aux gens des options pour personnaliser leur expérience en fonction de ce qui est le plus important pour leurs rôles individuels.

Le meilleur dans tout ça, c'est que Guru est conçu pour être facile à utiliser pour les dirigeants, les administrateurs et les employés. Avec Guru comme votre source unique de vérité, les dirigeants peuvent être assurés que leurs équipes avancent dans la même direction, les administrateurs peuvent facilement accorder l'accès aux connaissances stockées, et les employés peuvent accomplir leur travail quotidien avec confiance – et sans surcharge d'information !