{{spacer-78}}

אתגר

חברת בריאות המתמקדת בטיפול בנשים חוותה התפשטות מהירה שהובילה לאתגרים משמעותיים בניהול והפצת מידע קריטי. הארגון הסתמך במידה רבה על Google Drive לניהול מסמכים, מה שהוביל לבעיות כמו שליטת גרסה, קושי במציאת מידע עדכני, וחוסר אחראיות בבדיקת משאבים.

\u200B

"יש הרבה משאבים שהם כפולים, הרבה משאבים שהיו מיושנים אולי שאנשים עדיין משתמשים בהם. יש הרבה פערים בידע הנוכחי שלנו כרגע."
– מנהל בכיר של תפעול

‍

אתגרים אלה היו מחמירים במיוחד עבור קציני טיפול ומכלול קלינאי, שהיו זקוקים לגישה מהירה למידע מדויק במצבים לחוצים. לפי מנהל ספקי אחות, "חיפוש ולחיצה על חמישה קישורים למסמכים מיושנים ברור לא זו הדרך הטובה ביותר לייעול הזמן שלך כדי לקבל את המידע שהם צריכים."‍

‍

בנוסף, המערכת הקיימת לא הייתה ניתנת להרחבה, מה שהקשה על החברה לשמור על עקביות כשהם התפתחו.  "גדלנו משלושה ספקים באופן וירטואלי לספקים שנמצאים במקומות שונים, והפתרונות שעבדו עבור צוות של שלושה הפכו להיות קשים מאוד לצוות של חמישים".

הפתרון

החברה יישמה את גורה כדי למרכז את מאגר הידע שלהם, מה שהקל על כל הצוותים לגשת ולנהל מידע חיוני. הם ניצלו את האוספים, הלוחות ותכונות האימות של גורה כדי להבטיח שרק התוכן המדויק והעדכני ביותר יהיה נגיש.

ניהול ידע מרכזי

העברת מסמכים קריטיים מ-Google Drive לתוך גורה, וסידורם באוספים מסודרים.

‍

"אני חושב שזה יהיה יותר קל פשוט לקבוע מה אנחנו רוצים להיות מקור האמת שלנו ואז לייבא את זה לתוך גורה במקום הבית משוגע ב-Google Drive היום."
– עובד

‍

תהליכי אימות

הבטחת שכל המידע נבדק ומעודכן באופן קבוע על ידי אנשי מקצוע רלוונטיים, עם אחריות ברורה.

‍אינטגרציה עם Slack‍

ניצול האינטגרציה של גורה עם Slack כדי להפחית שאלות חוזרות בערוצי הצוות, ולאפשר לקציני טיפול וספקים למצוא תשובות במהירות מבלי להפריע לזרם העבודה שלהם.

‍

"זה [האינטגרציה עם Slack] מזכיר לי את ערוץ Slack שלנו ואת מספר השאלות החוזרות שקורות שם. היכולת לספק תשובות מאומתות לשאלות לפני-חברות תהיה שינוי משחק.”
– עובד

‍

‍

הגישה

1. הערכה ותכנון

החברה זיהתה את המסמכים והמשאבים הקריטיים ביותר שהיו צריכים להיות מרוכזים בגורה. הם החליטו להפסיק את השימוש ב-Google Drive כמקור האמת הראשי שלהם, תוך מיקוד בייבוא וסידור תוכן בגורה. "לא עוד Drive. היינו צריכים פתרון שנוכל לגדול עליו, ו-Google Drive פשוט לא עשה את העבודה יותר," אמר מנהל שיפור איכות בכיר.

2. יישום‍

צוות ההצלחה של לקוחות גורה עבד מקרוב עם החברה כדי להקים אוספים ולהקים תהליך אימות. הם גם אינטגרו את גורה עם ערוצי Slack שלהם כדי לייעל את התקשורת."האינטגרציה עם Slack ותכונות האימות בגורה הולכות לחסוך לנו כל כך הרבה זמן ולהשאיר את כולם באותו עמוד,".
‍

3. הכשרה והשקה‍

צוות הלמידה וההתפתחות של החברה פיתח חומרי הכשרה וביצע סדנאות להדריך את כל קציני הטיפול והספקים למערכת החדשה. זה כלל יצירת סרטוני הכשרה ספציפיים לחברה כדי להבטיח שימוש עקבי בין הצוותים.  לאחר שהוסמכו לגורה, הצוותים יעשו שימוש בגורה כדי לסייע להכשיר את הצוות על כמה מהכלים החדשים הפנימיים האחרים שיצאו בקרוב.  "כשצוות המנהיגות יצא מתכנון, היה לנו הרבה יישומים גדולים של מערכות בדרכנו, והיה זה כמו, גורה היא התלות לכל זה."

4. שיפור מתמשך‍

החברה הקימה לולאות משוב קבועות, תוך שימוש באנליטיקות של גורה כדי לפקח על השימוש בתוכן ולזהות פערי ידע. הם גם תיאמו מחזורים רגילים של אימות כדי לשמור על בסיס הידע שלהם מדויק ועדכני.

התוצאה

מאז יישום גורה, החברה ראתה שיפורים משמעותיים בהנגישות למידע ובעילות הצוות. צוות התאמת הטיפול, שלא היה מודאג ממקורות מיושנים ומפוזרים, כעת יש מערכת אמינה, נוחה לניווט. זה הוביל ל:

‍

שיפור שביעות רצון הספקים‍

לספקים כעת יש גישה מהירה לפרוטוקולים המעודכנים ביותר, מה שמחזק את יכולתם לספק טיפול עקבי ואיכותי.

‍

"זו באמת תגובה תכופה שסיפקו ספקים - הם צריכים את ההמלצות העדכניות ביותר זמינות להם. גורה עושה את זה אפשרי." ‍

"המשוב שקיבלנו מצוות התמיכה הווירטואלי הוא עצום. חבר צוות אחד אמר: 'אנחנו עובדים בעתיד עם גורה."

‍

הפחתת שאלות חוזרות‍

האינטגרציה עם Slack צמצמה שאלות חוזרות בערוצי הצוות ב-20%, מה שהאפשר לצוותים להתמקד בטיפול במטופלים.

‍

"היום, אנו אוספים מידע ב-Slack, אבל עם גורה, יהיו לנו תשובות מאומתות זמינות בצורה נוחה, מה שיפחית את הרעש וישפר את היעילות."

"היה לי מטופל ששאל אותי שאלה מאוד ספציפית היום, והיה נהדר להיות מסוגל לחפש בגורה במהלך הביקור, למצוא את המידע שאני צריך, ולייעץ להם במדויק." – עובד צוות התמיכה

‍

אימון מואץ‍

עובדים חדשים יכולים להסתגל במהרה באמצעות חומרים להכשרה אחידים ומשאבים נגישים בקלות, תוך הפחתת זמן הכשרה.