רקע החברה

FoodCorps היא עמותה העובדת על מנת לחבר ילדים למזון מזין בבתי ספר. על ידי גיוס חברי AmeriCorps לספק חינוך תזונתי, עבודה עם ספקי מזון לבית הספר, ודחיפת מדיניות מזון שוויונית, FoodCorps מקדמת סביבות בתי ספר בריאות יותר. העמותה פועלת בעיקר מרחוק, ומסתמכת על מגוון כלי עבודה, כולל Google Drive, Slack ו-Box, לתמוך ביותר מ-100 חברי צוות כאשר הם משתפים פעולה בתוכניות ברחבי ארצות הברית.

האתגר

FoodCorps סבלה מבעיות של פיזור ידע על פני מספר פלטפורמות, מה שהקשה על הצוות לאתר מידע מהימן במהירות. בלי מערכת מרכזית, עובדים לעיתים קרובות נאלצו לשאול שאלות חוזרות ב-Slack או לשוטט דרך מספר הולך ומתרבה של קבצים ב-Google Drive וב-Box.

\u200B

"אין לנו מקום מרכזי לידע," אמר דריק רוזלס, מנהל תפעול וטכנולוגיה ב-FoodCorps. "התחלנו ליצור מאגר ידע ב-Google Docs, אבל אפילו אז, אנשים היו צריכים לחפש ידנית במסמכים. זה לא היה ידידותי למשתמש, וזה פשוט לא הספיק."

‍

חסמים אלו השפיעו לא רק על הפרודוקטיביות אלא גם חיקו את האמון במידע הזמין. העובדים לא יכלו להיות בטוחים שהם ניגשים לגרסה האחרונה של מדיניות או משאבים, מה שהחמיר עוד יותר את התסכול. כפי שציין דריק, "זה פחות לגבי היכן נמצא המידע ויותר על איך אתה ניגש אליו והאם אתה יכול לסמוך על כך שהוא מדויק ומעודכן אם תמצא אותו." 

‍

הפתרון

כדי להתמודד עם האתגרים הללו, FoodCorps פנתה ל-Guru, פלטפורמת ניהול ידע שנועדה לפשט את הגישה למידע מדויק ומאומת. Guru הציעה ל-FoodCorps פתרון שיכול להשתלב עם הכלים הקיימים שלהם, בהפקת יתרונות מהירים ללא צורך בשינוי מיידי.

"Guru דיבר אליי כי הוא יכול להיות אגנוסטי," שיתף דריק. "לא היינו צריכים להעביר הכל לתוך Guru. במקום זאת, הוא חיבר אותנו למקום שבו הקבצים כבר היו—יהיה זה ב-Google Drive, Box, או Slack—מה שהפך את הידע לזמין מיידית." 

‍

עם חיפוש יזמי של Guru, העובדים יכלו לשחזר תשובות ממקורות מרובים מבלי שיצטרכו להעביר תוכן לכל מערכת יחידה. התוסף לדפדפן והאינטגרציה עם Slack הפכו את הגישה לפשוטה עוד יותר, ומאפשרים לצוות למצוא מידע היכן שהם כבר עובדים. המנוע לאימות של Guru גם התבלט, והבטיח שהידע החשוב ביותר יהיה מדויק ועדכני.

‍

‍

"העובדה ש-Guru מאפשר לנו לאמת מידע היא עצומה," אמר דריק. "זה אומר שאנחנו יכולים לסמוך על מה שאנחנו רואים, מה שלא תמיד היה המצב קודם." 

‍

הגישה

FoodCorps ציפתה לגישה שלב אחר שלב ביישום של Guru, מאזנת את הצורך בהכנה מעמיקה עם דגש על קלות השימוש.  התהליך החל עם תקופת ניסיון של 30 יום בחינם, במהלכה FoodCorps חקרה את הפיצ'רים של Guru והחלה לעבור תוכן קריטי. על ידי שימוש בכלי ההגירה הסיטונאיים של Guru וחיבור ל-Google Drive דרך חיפוש יזמי, FoodCorps צמצמה את המאמצים הידניים והחלה לראות תוצאות במהירות.

‍

"הדאגה הגדולה ביותר שלי הייתה שעות העבודה של אנשים שייקח לעבור תוכן," אמר דריק. "Guru עשה את זה קל עם כלים כמו הגירה סיטונאית והיכולת להתחבר לתיקיות ב-Google Drive. יכולנו להתחיל מבלי שצריך לעשות הכל כל פעם." 

כדי להניע אימוץ, FoodCorps כינסה רשת של מומחי תוכן מכל המחלקות שהיו אחראים לארגון תוכן ולדחיפת שימוש בקרב הצוותים שלהם. התוסף של Guru והאינטגרציה עם Slack שיחקו תפקיד מרכזי באימוץ על ידי אפשרות לצוות לגשת למידע מבלי לעזוב את התהליכים הקיימים שלהם.

‍

"לא רצינו פלטפורמה נוספת שאנשים יצטרכו להתחבר אליה," הסביר דיק. "העובדה ש-Guru חי היכן שאנו עובדים—יהיה זה ב-Slack או בדפדפן שלנו—עשתה הבדל עצום בעידוד האנשים להשתמש בזה בפועל." 

התוצאה

מאז יישום Guru, FoodCorps שינתה את האופן שבו הצוות שלה ניגש ומנהל ידע. עובדים כבר לא מבזבזים זמן בחיפושים אחר תשובות או חזרה על שאלות ב-Slack. במקום זאת, הם יכולים לאתר במהירות מידע מאומת דרך החיפוש המונע AI של Guru.

‍

"ערוצי ה-Slack נהגו להיות מלאים באותן שאלות שוב ושוב," ציין דיק. "עכשיו, עם Guru, הצוות יכול למצוא מה שהם צריכים בלי לשאול אותי—או כל אחד אחר. זה לבד ח saved כך הרבה זמן." 

‍

הפיצ'רים של אימות של Guru גם חיזקו את האמון במערכת. "כשאתה רואה את סימן הצ'ק הירוק הזה, אתה יודע שהמידע מדויק ומעודכן," אמר דיק. "זה היה שינוי משחק בשבילנו."

‍

עם השיפורים הללו, FoodCorps מוכנה להמשיך להרחיב את מאמצי ניהול הידע שלה. הארגון מתכנן להרחיב את השימוש ב-Guru, ליצור עמודים ספציפיים למחלקות ולתכנן חוויות חיפוש שונות עבור צוותים שונים.

‍

"Guru עוזרת לנו לחבר את הנקודות ברחבי ערימת הטכנולוגיה שלנו," סיכם דיק. "במקום לרדוף אחרי תשובות, הצוות שלנו יכול כעת לסמוך שהם מקבלים את המידע הנכון במהירות ובקלות." 

​

צעדים הבאים

כפי ש-FoodCorps ממשיכה לבנות על הצלחתה עם Guru, הארגון מתכנן לנצל שני פיצ'רים חדשים של Guru: עמודים ו-סוכני ידע. פיצ'רים אלו יעזרו לעמוד בצרכים ספציפיים של מחלקות תוך עודדו גישה לידע על פני צוותים.

עמודים מאפשרים לצוותים ליצור עמודי נחיתה מותאמים אישית בתוך Guru, ומספקים דרך אינטואיטיבית לארגון והדגשת משאבים קריטיים. תכונה זו מעניינת במיוחד את FoodCorps כאשר הם שואפים לפתח מרכזים ספציפיים למחלקות למידע.

‍

"צוות ה-HR שלנו שאל לאחרונה אם נוכל להשתמש ב-Guru כא intranet," שיתף דיק. "הם רוצים דף בית לצוות אנשים ושוויון שבו נוכל לפרסם דברים כמו מי אנחנו, מה אנחנו עושים וכמה קישורים מהירים למדיניות מרכזית. עמודים יאפשרו לנו לעשות את זה—ולהפוך אותו למעניין  מדי." 

‍

בינתיים, סוכני ידע מאפשרים חוויות חיפוש ממוקדות המונעות על ידי AI, מה שהופך את זה לאפשרי לספק תוצאות ממוקדות בהתבסס על מקורות מסוימים ודחיפת פניות מותאמות אישית. למשל, FoodCorps יכולה ליצור סוכן מיוחד לשאלות הקשורות ל-HR שמושך מידע רק ממקורות משאבים מאומתים.

"עם סוכני ידע, אנחנו יכולים לאמן את ה-AI להיות ממוקד יותר ולשלוח אנשים למקור הנכון כל פעם. זה בדיוק מה שאנחנו צריכים," אמר דיק.

על ידי אינטגרציה של עמודים וסוכני ידע, FoodCorps תעניק לצוות שלה גישה גדולה יותר למידע הנכון בהקשר הנכון, מה שידחוף אימוץ נוסף ואמון בפלטפורמה.

‍