{{spacer-78}}

רקע החברה

TIM (טכנולוגיות מידע של מנצ'סטר) היא ספקית שירותי IT מובילה המתמחה בתעשיית האיר Hospitality. עם ניסיון של למעלה מ-15 שנה, TIM תומכת בלקוחות מגוונים על ידי הצעת תמיכה טכנית מקיפה, ייעוץ ופתרונות חדשניים לייעול פעולות ולהגברת חווית הלקוח. החברה מתמקדת בשיפור ניהול הידע ומטפלת באתגרים ספציפיים לתעשייה באמצעות טכנולוגיה מתקדמת.

הבעיה

TIM עמד בפני אתגרים משמעותיים באיחוד וניהול הידע על פני פלטפורמות שונות. השימוש הקיים שלהם ב-Slack וב-Google Workspace בקרב השותפים השונים התגלה כיקר ולא יעיל, במיוחד בשל חוסר האינטגרציה והקשיים בהתחזוק ובחיפוש המידע המעודכן ביותר. הצורך של החברה לתמוך במגזר האירוח הדינמי, שבו יש לעיתים קרובות הרבה תחלופת עובדים, החריף את הבעיות הללו, והוביל לידע מפוצל וחוסר יעילות בתקשורת הפנימית.

חסוס, דמות מפתח ב-TIM, הדגיש את המאבק בשמירה על הידע של הצוות שלו והפיזור של מידע בערוצים שונים ב-Slack, מה שגרם לבלבול והפריע ליעילות. "אני לקוח של מוצרים של Atlassian במשך יותר מ-15 שנה, אבל הם מיישמים את ה-AI שלהם לאט מאוד, ורק בתוך המוצר של Atlassian. אם אתה רוצה לקבל תשובות מחוץ, זה אתגר. Confluence כל כך גדולה והקשה למצוא משהו."  

העברת ידע ידנית מ-GSuite ל-Slack ואתגרים בשילוב כלים אחרים כמו Intercom החריפו את הבעיה. TIM נזקקה לפתרון חזק כדי מרכז את הידע, לשפר את הנגישות ולייעל תהליכים פנימיים.

הפתרון

TIM פנה לפלטפורמת Guru כדי להתמודד עם אתגרים אלו. היכולת של Guru לאחד ידע ממקורות שונים ולספק מאגר מרכזי למידע הייתה הפתרון המושלם לצרכים של TIM. הנוחות של הפלטפורמה ויכולתה להשתלב עם כלים קיימים כמו Intercom ו-Google Workspace הפכו אותה לבחירה אידיאלית. חסוס ניסה הרבה הרבה כלים אחרים ואפילו ניסה לבנות משהו עם כמה מפתחים של אינטגרציה, אבל זה לא היה קל. "בסופו של יום, לדעתי, Guru יכולה לרכז את הידע ולשפר אותו לכל הפלטפורמות כמו ב-Confluence, או Jira, או Intercom," אמר חסוס. 

הגישה

תהליך היישום כלל מספר שלבים מרכזיים:

הערכה ותכנון

חסוס וצוותו העריכו את תהליכי ניהול הידע הקיימים וזיהו אזורים מרכזיים לשיפור. הם התמקדו באיחוד מידע ממספר מקורות לפלטפורמת חיפוש אחת.

אינטגרציה והתאמה אישית

פלטפורמת Guru שולבה עם הכלים הקיימים של TIM, כולל Slack, Jira ו-Google Workspace. השתלבות זו אפשרה שיתוף ידע חלק והבטיחה שכל המידע הרלוונטי יהיה נגיש בקלות.‍

הגברת מעורבות העובדים והדרכה‍

מועצת ידע הוקמה בתוך TIM, והמעורבות של העובדים בניהול ובתחזוקת הידע. מועצה זו משחקת תפקיד מרכזי בשמירה על איכות ורלוונטיות המידע שנשמר ב-Guru. באמצעות מרכז ההדרכה של AI, הם יכולים לראות אילו שאלות נשאלות ביותר בתדירות ולדעת איזה מידע לעדכן או ליצור.  חסוס ציין, "לפני Guru לא הבנתי שתחזוקת ידע היא חשובה.  כששילבתי את Guru בחברה שלי, הקמתי מועדת ידע עם כמה עובדים.  בזמן שיש לי גם Confluence וגם Guru לניהול ידע, קל יותר לצוות שלי לשמור על בריאות המידע ב-Guru מאשר ב-Confluence."

אופטימיזציה מתמשכת

משוב מתמשך מהמשתמשים סייע לדייק את המערכת. נושאים כמו הארגון של ערוצי Slack וההחלטות לגבי היכן המידע החדש אמור להיות חיים טופלו כדי לשפר עוד יותר את היעילות של ניהול הידע.

התוצאה

הקבלה של Guru שינתה את תהליכי ניהול הידע של TIM, והובילה למספר תוצאות בולטות.

‍

מאגר ידע מרכזי

כל המידע ב-Jira, Guru וב-Google Drive עכשיו נגיש בקלות בפלטפורמת Guru, מה שמפחית את הזמן שצריך להקדיש לחיפוש מידע ולמעבר בין הקשרים.

‍

שיפור ביעילות 

השלבות של Guru עם כלים אחרים קיימים, כמו Slack, שיפרו את זרימת העבודה וצמצמו את הצורך בשיתוף מידע ידני.

‍

הגברת מעורבות העובדים 

הקמת מועצת ידע ייפתה את העובדים לתרום ולנהל את בסיס הידע, ולתמוך בתרבות של אחריות משותפת ובר קיימא.

‍

חסכון בזמן 

על ידי הפחתת התלות בשיטות שונות ואופטימיזציה של השימוש בכלים הקיימים, TIM השיגה חסכון משמעותי בזמן.

באופן כללי, Guru סיפקה ל-TIM פתרון חזק וניתן להרחבה לאתגרים שלהם בניהול ידע, מה שאיפשר לחברה לסייע טוב יותר בענף האירוח ולנהל צמיחה עסקית. חסוס סיכם, "בשבילי, אני אוהב את זה. בסופו של יום, אתה שואל שאלה ומקבל תוצאות מ-Drive ומ-Jira וממקומות רבים אחרים."