कंपनी का पृष्ठभूमि

FoodCorps एक गैर-लाभकारी संस्था है जो स्कूलों में बच्चों को पोषण तत्व भोजन से जोड़ने का कार्य करती है। AmeriCorps के सदस्यों को पोषण शिक्षा प्रदान करने, स्कूल भोजन प्रदाताओं के साथ काम करने, और समान खाद्य नीतियों के लिए समर्थन करके, FoodCorps स्वस्थ विद्यालयों का माहौल बनाए रखता है। संस्थान ज्यादातर दूरस्थ रूप से कार्य करता है, जिसमें 100 से अधिक स्टाफ सदस्यों के लिए सहयोग करने के लिए कई उपकरणों पर निर्भर करता है, जैसे गूगल ड्राइव, स्लैक, और बॉक्स।

चुनौती

FoodCorps कई प्लेटफार्मों में बिखरे हुए ज्ञान के साथ संघर्ष कर रहा था, जिससे स्टाफ के लिए भरोसेमंद जानकारी को जल्दी खोजना मुश्किल हो गया। एक केंद्रीकृत प्रणाली के बिना, कर्मचारियों को अक्सर स्लैक में दोहराए गए प्रश्नों का सामना करना पड़ता था या गूगल ड्राइव और बॉक्स में लगातार बढ़ती फाइलों के माध्यम से छानबीन करनी पड़ती थी।

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“हमारे पास ज्ञान का एक केंद्रीकृत स्थान नहीं है,” डेरिक रॉसलेज़, FoodCorps में संचालन और आईटी के निदेशक ने कहा। “हमने गूगल डॉक्स में एक ज्ञान आधार बनाना शुरू किया, लेकिन तब भी, लोगों को दस्तावेजों के माध्यम से मैन्युअल रूप से खोज करनी पड़ती थी। यह उपयोगकर्ता के अनुकूल नहीं था, और यह स्केल भी नहीं करता था।”

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इन अकार्यक्षमताओं ने न केवल उत्पादकता को प्रभावित किया, बल्कि उपलब्ध जानकारी में विश्वास को भी कम कर दिया। कर्मचारी यह सुनिश्चित नहीं कर पाए कि वे नीतियों या संसाधनों के नवीनतम संस्करण तक पहुँच रहे हैं, जिससे और अधिक निराशा बढ़ी। जैसा कि डेरिक ने नोट किया, “यह इस बारे में कम है कि जानकारी कहाँ रहती है और अधिक इस बारे में कि आप इसे कैसे प्राप्त करते हैं और क्या आप विश्वास कर सकते हैं कि यह सटीक और अद्यतित है यदि आप इसे खोजते हैं।” 

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समाधान

इन चुनौतियों का समाधान करने के लिए, FoodCorps ने गुरु की ओर रुख किया, जो एक ज्ञान प्रबंधन प्लेटफॉर्म है जिसे सटीक और प्रमाणित जानकारी तक पहुँच को सरल बनाने के लिए डिजाइन किया गया है। गुरु ने FoodCorps को एक ऐसा समाधान प्रदान किया जो उनके मौजूदा उपकरणों के साथ एकीकृत हो सकता है, त्वरित लाभ प्रदान करते हुए बिना तात्कालिक पुनर्गठन की आवश्यकता के।

“गुरु ने मुझसे बात की क्योंकि यह तटस्थ हो सकता है,” डेरिक ने साझा किया। “हमें सब कुछ गुरु में स्थानांतरित करने की आवश्यकता नहीं थी। इसके बजाय, यह हमें वहाँ कनेक्ट करता है जहाँ फाइलें पहले से मौजूद थीं—चाहे वह गूगल ड्राइव, बॉक्स, या स्लैक में हों—ज्ञान को तुरंत सुलभ बनाते हुए।” 

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गुरु के Enterprise Search के साथ, कर्मचारी कई स्रोतों से उत्तर प्राप्त कर सकते थे बिना सभी सामग्री को एक एकीकृत प्रणाली में स्थानांतरित किए। इसके ब्राउज़र एक्सटेंशन और स्लैक एकीकरण ने पहुँच को और संवर्धित किया, जिससे स्टाफ को जहां वे पहले से काम कर रहे थे वहाँ जानकारी मिल सके। गुरु का प्रमाणीकरण इंजन भी महत्वपूर्ण था, यह सुनिश्चित करते हुए कि सबसे महत्वपूर्ण ज्ञान सटीक और अद्यतित है।

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“गुरु हमें जानकारी की पुष्टि करने की अनुमति देता है, यह बहुत बड़ा है,” डेरिक ने कहा। “इसका मतलब है कि हम जो देख रहे हैं, उस पर भरोसा कर सकते हैं, जो पहले हमेशा सच नहीं था।” 

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पद्घति

FoodCorps ने गुरु के कार्यान्वयन के लिए एक चरणबद्ध दृष्टिकोण अपनाया, तैयारी की आवश्यकता को सहज उपयोग पर संतुलित करते हुए।  यह प्रक्रिया 30-दिन की निःशुल्क परीक्षण के साथ शुरू हुई, जिसके दौरान FoodCorps ने गुरु की विशेषताओं का पता लगाया और महत्वपूर्ण सामग्री को स्थानांतरित करना शुरू किया। गुरु के थोक प्रवासन उपकरणों का उपयोग करके और Enterprise Search के माध्यम से गूगल ड्राइव से कनेक्ट करके, FoodCorps ने मैन्युअल प्रयासों को न्यूनतम किया और जल्दी परिणाम देखना शुरू कर दिया।

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“मुझे सबसे बड़ी चिंता यह थी कि सामग्री को स्थानांतरित करने में कितने लोग घंटे लगेंगे,” डेरिक ने कहा। “गुरु ने जैसे थोक आव्रजन जैसे उपकरणों के साथ और गूगल ड्राइव में फ़ोल्डरों से कनेक्ट करने की क्षमता के साथ यह आसान बना दिया। हम एक साथ सब कुछ किए बिना शुरू कर सकते थे।” 

स्वीकृति को बढ़ावा देने के लिए, FoodCorps ने विभागों के बीच सामग्री विशेषज्ञों का एक नेटवर्क convened किया, जो सामग्री को व्यवस्थित करने और अपनी टीमों के बीच उपयोग के लिए प्रोत्साहित करने के लिए जिम्मेदार थे। गुरु का ब्राउज़र एक्सटेंशन और स्लैक एकीकरण उपयोग में मुख्य भूमिका निभाई, जिससे स्टाफ को अपनी मौजूदा कार्यप्रवाह से बाहर निकले बिना जानकारी तक पहुँचने की अनुमति मिलती थी।

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“हम नहीं चाहते थे कि यह एक और प्लेटफार्म हो जिसमें लोगों को लॉग इन करना होता है,” डेरिक ने समझाया। “गुरु जहां हम काम करते हैं, वह जगह बनाने से एक बड़ा अंतर पड़ा है—चाहे वह स्लैक में हो या हमारे ब्राउज़र में—लोगों को इसे वास्तव में उपयोग करने में।” 

परिणाम

गुरु के कार्यान्वयन के बाद से, FoodCorps ने अपने स्टाफ की ज्ञान तक पहुँचने और प्रबंधन करने के तरीके को परिवर्तित कर दिया है। कर्मचारी अब उत्तर खोजने में समय बर्बाद नहीं करते या स्लैक में सवाल दोहराते नहीं हैं। इसके बजाय, वे गुरु के एआई-संचालित खोज के माध्यम से सत्यापित जानकारी जल्दी से प्राप्त कर सकते हैं।

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“स्लैक चैनल पहले एक ही सवालों से भरे रहते थे,” डेरिक ने नोट किया। “अब, गुरु के साथ, स्टाफ वे चीजें ढूंढ सकते हैं जिनकी उन्हें जरूरत है बिना मुझसे—या किसी और से पूछे। बस इससे इतना समय बचा है।” 

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गुरु के प्रमाणन विशेषताएँ ने प्रणाली में विश्वास को भी मजबूत किया है। “जब आप उस हरे चेकमार्क को देखते हैं, तो आप जानते हैं कि जानकारी सही और अद्यतित है,” डेरिक ने कहा। “यह हमारे लिए एक गेम-चेंजर रहा है।”

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इन सुधारों के साथ, FoodCorps अपने ज्ञान प्रबंधन प्रयासों को बढ़ाने के लिए तैयार है। संस्थान गुरु के उपयोग को बढ़ाने की योजना बना रहा है, विभाग-विशिष्ट पृष्ठ बनाएगा और विभिन्न टीमों के लिए खोज अनुभवों को अनुकूलित करेगा।

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“गुरु हमें हमारे तकनीकी ढांचे के चारों ओर कनेक्ट करने में मदद कर रहा है,” डेरिक ने निष्कर्ष निकाला। “उत्तर के पीछे भागने के बजाय, हमारे कर्मचारी अब विश्वास कर सकते हैं कि उन्हें सही जानकारी जल्दी और आसानी से मिल जाएगी।” 

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अगले कदम

जैसे ही FoodCorps गुरु के साथ अपनी सफलता पर आगे बढ़ता है, संगठन दो नए गुरु विशेषताओं का लाभ उठाने की योजना बना रहा है: पृष्ठ और ज्ञान एजेंट। ये विशेषताएँ विशिष्ट विभागीय आवश्यकताओं को संबोधित करने में मदद करेंगी जबकि टीमों के बीच ज्ञान पहुँच को और बढ़ावा देंगी।

पृष्ठ टीमों को गुरु के भीतर व्यक्तिगत रूप से अनुकूलन योग्य लैंडिंग पृष्ठ बनाने की अनुमति देंगे, जो महत्वपूर्ण संसाधनों को व्यवस्थित करने और उजागर करने का एक सहज तरीका प्रदान करेंगे। यह विशेषता FoodCorps के लिए विशेष रूप से आकर्षक है क्योंकि वे जानकारी के लिए विभाग-विशिष्ट हब विकसित करने का लक्ष्य रखते हैं।

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“हमारी एचआर टीम ने हाल ही में पूछा कि क्या हम गुरु का उपयोग इंट्रानेट के रूप में कर सकते हैं,” डेरिक ने साझा किया। “वे लोग एंव Equity टीम के लिए एक होमपेज चाहते हैं जहाँ हम यह पोस्ट कर सकें कि हम कौन हैं, हम क्या करते हैं, और प्रमुख नीतियों के लिए त्वरित लिंक। पृष्ठ हमें ऐसा करने की अनुमति देंगे—और इसे रोचक भी बनाएँगे ।” 

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इस बीच, ज्ञान एजेंट लक्षित AI-संचालित खोज अनुभवों को सक्षम करते हैं, जिससे विशिष्ट स्रोतों और अनुकूलित प्रॉम्प्ट पर आधारित लक्षित परिणाम प्रदान करना संभव हो जाता है। उदाहरण के लिए, FoodCorps एचआर से संबंधित प्रश्नों के लिए एक विशेष एजेंट बना सकता है जो केवल योग्य एचआर संसाधनों से खींचता है।

“ज्ञान एजेंटों के साथ, हम एआई को और अधिक केंद्रित कर सकते हैं और लोगों को हर बार सही स्रोत पर भेज सकते हैं। यह ठीक वही है जिसकी हमें आवश्यकता है,” डेरिक ने कहा।

पृष्ठों और ज्ञान एजेंटों को एकीकृत करके, FoodCorps अपने कर्मचारियों को सही संदर्भ में सही जानकारी तक पहुँचने की सुविधा देगा, जो प्लेटफॉर्म में आगे के इस्तेमाल और विश्वास को बढ़ावा देगा।

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