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कंपनी की पृष्ठभूमि

TIM (टेक्रोलोज़िया डेल इंफॉर्मेशन डे ला मांचा) एक प्रमुख आईटी सेवा प्रदाता है जो हॉस्पिटैलिटी उद्योग में विशेषज्ञता रखता है। 15 वर्षों के अनुभव के साथ, TIM विविध ग्राहकों का समर्थन करता है जो व्यापक तकनीकी सहायता, परामर्श, और संचालन को सुगम बनाने और ग्राहक अनुभव को बढ़ाने के लिए नवोन्मेषी समाधान प्रदान करता है। कंपनी ज्ञान प्रबंधन में सुधार करने और उद्योग-विशिष्ट चुनौतियों का समाधान करने के लिए अत्याधुनिक प्रौद्योगिकी के माध्यम से प्रयासरत है।

समस्या

TIM को विभिन्न प्लेटफ़ॉर्मों के बीच ज्ञान को संकेंद्रित करने और प्रबंधित करने में महत्वपूर्ण चुनौतियों का सामना करना पड़ा। उनका मौजूदा उपयोग स्लैक और गूगल वर्क्स्पेस पर उनके विभिन्न भागीदारों के बीच महंगा और गैर-कुशल साबित हो रहा था, विशेष रूप से एकीकरण की कमी और सबसे अद्यतन जानकारी को बनाए रखने और खोजने में कठिनाई के कारण। कंपनी की आवश्यकता एक गतिशील हॉस्पिटैलिटी क्षेत्र को समर्थन देने की थी जो अक्सर कर्मचारियों के turnover को देखता है, जिससे इन मुद्दों को बढ़ावा मिला और आंतरिक संचार में विखंडन का सामना करना पड़ा।

Jesús, जो TIM में एक प्रमुख व्यक्ति है, ने अपने टीम के ज्ञान बनाए रखने और स्लैक के विभिन्न चैनलों में जानकारी की बिखराव से होने वाली समस्याओं को उजागर किया, जिसने भ्रम और उत्पादकता में बाधा डाली। “मैं 15 वर्षों से एटलसियन उत्पादों का ग्राहक रहा हूँ, लेकिन वे अपने एआई को बहुत धीमी गति से लागू कर रहे हैं, और यह केवल एटलसियन उत्पाद के अंदर ही है। यदि आप बाहरी स्रोतों से उत्तर प्राप्त करना चाहते हैं तो यह एक चुनौती है। कॉनफ्लुएंस इतना विशाल है और कुछ भी खोजना मुश्किल है।”  

GSuite से स्लैक में ज्ञान का मैन्युअल स्थानांतरण और इंटरकॉम जैसे अन्य उपकरणों के साथ एकीकरण में चुनौतियों ने समस्या को और बढ़ा दिया। TIM को ज्ञान को संकेंद्रित करने, पहुंच में सुधार करने, और आंतरिक प्रक्रियाओं को सुगम बनाने के लिए एक शक्तिशाली समाधान की आवश्यकता थी।

समाधान

TIM ने इन चुनौतियों से निपटने के लिए गुरु के प्लेटफार्म की ओर रुख किया। गुरु की क्षमता विभिन्न स्रोतों से ज्ञान को संकेंद्रित करने और सूचना के लिए एक केंद्रीय भंडार प्रदान करने की TIM की आवश्यकताओं के लिए एकदम सही समाधान था। प्लेटफ़ॉर्म का उपयोग में आसानी और इंटरकॉम और गूगल वर्क्स्पेस जैसे मौजूदा उपकरणों के साथ एकीकरण की क्षमता इसे एक आदर्श विकल्प बनाती है। Jesús ने कई अन्य उपकरणों का प्रयास किया और कुछ एकीकरण डेवलपर्स के साथ कुछ बनाने की कोशिश की, लेकिन यह आसान नहीं होने वाला था। “दिन के अंत में, मेरी राय में, गुरु ज्ञान को केंद्रित कर सकता है और सभी प्लेटफार्मों जैसे कॉनफ्लुएंस, या जिरा, या इंटरकॉम में उस ज्ञान में सुधार कर सकता है,” Jesús ने कहा। 

यह दृष्टिकोण

निष्पादन प्रक्रिया में कई महत्वपूर्ण कदम शामिल थे:

आकलन और योजना

Jesús और उनकी टीम ने मौजूदा ज्ञान प्रबंधन प्रक्रियाओं का आकलन किया और सुधार के लिए प्रमुख क्षेत्रों की पहचान की। उन्होंने एकल खोज प्लेटफार्म पर कई स्रोतों से जानकारी को संकेंद्रित करने पर ध्यान केंद्रित किया।

एकीकरण और अनुकूलन

गुरु का प्लेटफ़ॉर्म TIM के मौजूदा उपकरणों, स्लैक, जिरा और गूगल वर्क्स्पेस के साथ एकीकृत किया गया। इन एकीकरणों ने ज्ञान के सहज साझा करने की सुविधा प्रदान की और सुनिश्चित किया कि सभी प्रासंगिक जानकारी आसानी से सुलभ हो।‍

कर्मचारी जुड़ाव और प्रशिक्षण‍

TIM के भीतर एक ज्ञान परिषद की स्थापना की गई, जिसमें कर्मचारियों को ज्ञान के प्रबंधन और रखरखाव में शामिल किया गया। यह परिषद गुरु में संग्रहीत जानकारी की गुणवत्ता और प्रासंगिकता बनाए रखने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है। एआई ट्रेनिंग सेंटर के माध्यम से, वे यह देख सकते हैं कि किस प्रश्न को सबसे अधिक बार पूछा जा रहा है और जान सकते हैं कि कौन सी जानकारी को अपडेट या बनाना है।  Jesús ने कहा, “गुरु से पहले मुझे ज्ञान के रखरखाव का महत्व नहीं मिला।  जब मैंने अपने कंपनी में गुरु की शुरुआत की, तो मैंने कुछ कर्मचारियों के साथ एक ज्ञान परिषद बनाई।  जबकि मेरे पास ज्ञान प्रबंधन के लिए कॉनफ्लुएंस और गुरु दोनों हैं, मेरी टीम के लिए जानकारी की सेहत बनाए रखना गुरु में कॉनफ्लुएंस से अधिक आसान है।”

उपक्रम अनुकूलन

उपयोगकर्ताओं से निरंतर फीडबैक ने प्रणाली को सही करने में मदद की। स्लैक चैनलों के संगठन और नए जानकारी को कहां रखा जाए, जैसे मुद्दों को और भी अधिक ज्ञान प्रबंधन की दक्षता में सुधार के लिए संबोधित किया गया था।

परिणाम

गुरु को अपनाने से TIM के ज्ञान प्रबंधन प्रक्रियाओं में परिवर्तन आया, जिससे कई उल्लेखनीय परिणाम सामने आए।

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केंद्रीय ज्ञान भंडार

अब सभी जानकारी जिरा, गुरु, और गूगल ड्राइव में गुरु प्लेटफार्म में आसानी से पहुँच योग्य है, जो जानकारी की खोजने और संदर्भ स्विचिंग में बिताए गए समय को कम कर देता है।

\\\"उत्पादकता को बढ़ाने और लागत को कम करने में मदद करता है।\\\"

सुधारित दक्षता 

गुरु का अन्य मौजूदा उपकरणों, जैसे स्लैक के साथ एकीकरण ने कार्यप्रवाह को सुगम बना दिया और मैन्युअल डेटा साझा करने की आवश्यकता को कम कर दिया।

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कर्मचारी भागीदारी को बढ़ावा देना 

ज्ञान परिषद की स्थापना ने कर्मचारियों को ज्ञान बेस में योगदान देने और उसे प्रबंधित करने का अधिकार दिया, साझा जिम्मेदारी और स्थिरता की संस्कृति को बढ़ावा दिया।

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समय की बचत 

कई प्लेटफार्मों पर निर्भरता को कम कर और मौजूदा उपकरणों के उपयोग को अनुकूलित करके, TIM ने महत्वपूर्ण समय की बचत प्राप्त की।

कुल मिलाकर, गुरु ने TIM को उनके ज्ञान प्रबंधन चुनौतियों का समाधान करने के लिए एक मजबूत और स्केलेबल समाधान प्रदान किया, जिससे कंपनी को हॉस्पिटैलिटी उद्योग का बेहतर समर्थन करने और व्यापार विकास को गति देने में मदद मिली। Jesús ने निष्कर्ष निकाला, “मेरे लिए, मुझे यह बहुत पसंद है। दिन के अंत में, आप एक सवाल पूछते हैं और ड्राइव और जिरा और कई अन्य जगहों से परिणाम प्राप्त करते हैं।”