{{spacer-78}}
Sebuah perusahaan perawatan kesehatan yang fokus pada perawatan wanita mengalami ekspansi cepat yang menyebabkan tantangan signifikan dalam mengelola dan mendistribusikan informasi penting. Organisasi sangat bergantung pada Google Drive untuk manajemen dokumen, yang mengakibatkan masalah seperti kontrol versi, kesulitan dalam menemukan informasi terkini, dan kurangnya akuntabilitas dalam meninjau sumber daya.
“Ada banyak sumber daya yang merupakan duplikasi, banyak sumber daya yang telah tidak relevan namun mungkin masih digunakan orang. Ada banyak celah dalam pengetahuan kami saat ini.”
– Direktur Senior Operasi
Tantangan ini sangat terasa bagi koordinator perawatan dan penyedia klinis, yang memerlukan akses cepat ke informasi yang akurat dalam situasi tekanan tinggi. Menurut seorang Manajer Praktisi Perawat, “Mencari dan mengklik melalui lima tautan dokumen yang tidak relevan tentu bukan pemanfaatan waktu yang terbaik untuk mendapatkan informasi yang mereka butuhkan.”
Selain itu, sistem yang ada tidak dapat diskalakan, membuat perusahaan sulit untuk mempertahankan konsistensi saat mereka tumbuh. “Kami tumbuh dari tiga penyedia secara virtual menjadi penyedia di beberapa negara bagian, dan solusi yang bekerja untuk tim tiga orang menjadi sangat sulit untuk tim yang terdiri dari 50 orang.”
Perusahaan menerapkan Guru untuk memusatkan basis pengetahuan mereka, membuatnya lebih mudah bagi semua tim untuk mengakses dan mengelola informasi penting. Mereka memanfaatkan koleksi, papan, dan fitur verifikasi Guru untuk memastikan bahwa hanya konten yang paling akurat dan terkini yang dapat diakses.
Memigrasi dokumen penting dari Google Drive ke dalam Guru, mengatur mereka ke dalam koleksi yang terstruktur.
“Saya rasa akan lebih mudah untuk menentukan apa yang ingin kita jadikan sumber kebenaran kita dan kemudian mengimpornya ke dalam Guru daripada kekacauan di Google Drive saat ini.”
– Karyawan
Memastikan bahwa semua informasi ditinjau dan diperbarui secara berkala oleh para ahli materi pelajaran yang sesuai, dengan akuntabilitas yang jelas.
Memanfaatkan integrasi Slack Guru untuk mengurangi pertanyaan berulang di saluran tim, memungkinkan koordinator perawatan dan penyedia untuk menemukan jawaban dengan cepat tanpa mengganggu alur kerja mereka.
“Ini [integrasi Slack] membuat saya berpikir tentang saluran Slack CC kami dan jumlah pertanyaan berulang yang terjadi di sana. Mampu memberikan informasi tersebut dengan jawaban terverifikasi akan menjadi pengubah permainan.”
– Karyawan
Perusahaan mengidentifikasi dokumen dan sumber daya yang paling penting yang perlu dipusatkan dalam Guru. Mereka memutuskan untuk menghentikan penggunaan Google Drive sebagai sumber kebenaran utama, berfokus pada pengimporan dan pengorganisasian konten di Guru. “Tidak ada lagi Drive. Kami memerlukan solusi yang dapat kami kembangkan, dan Google Drive tidak lagi memadai,” kata seorang Manajer Peningkatan Kualitas Senior.
Tim Sukses Pelanggan Guru bekerja sama dengan perusahaan untuk mengatur koleksi dan membangun proses verifikasi. Mereka juga mengintegrasikan Guru dengan saluran Slack mereka untuk menyederhanakan komunikasi.“Integrasi dengan Slack dan fitur verifikasi di Guru akan menghemat banyak waktu kami dan menjaga semua orang tetap sejalan,”.
Tim Pembelajaran dan Pengembangan perusahaan mengembangkan materi pelatihan dan melakukan sesi untuk mendampingi semua koordinator perawatan dan penyedia ke sistem baru. Ini termasuk pembuatan video pelatihan khusus perusahaan untuk memastikan penggunaan yang konsisten di seluruh tim. Setelah bergabung dengan Guru, tim akan menggunakan Guru untuk membantu melatih tim pada beberapa alat internal baru lainnya yang segera diluncurkan. “Ketika tim kepemimpinan keluar dari perencanaan, kami memiliki banyak implementasi sistem besar yang akan segera dilakukan, dan Guru adalah ketergantungan untuk semua ini.”
Perusahaan menjalin umpan balik secara reguler, menggunakan analitik Guru untuk memantau penggunaan konten dan mengidentifikasi celah pengetahuan. Mereka juga menjadwalkan siklus verifikasi rutin untuk menjaga basis pengetahuan mereka tetap akurat dan terkini.
Sejak menerapkan Guru, perusahaan telah melihat perbaikan signifikan dalam aksesibilitas informasi dan efisiensi tim. Tim koordinasi perawatan, yang sebelumnya mengalami kesulitan dengan sumber daya yang usang dan tersebar, kini memiliki sistem yang dapat diandalkan dan mudah dinavigasi. Ini telah menghasilkan:
Penyedia kini memiliki akses cepat ke protokol yang paling mutakhir, meningkatkan kemampuan mereka untuk memberikan perawatan yang konsisten dan berkualitas tinggi.
“Ini adalah umpan balik yang sering diberikan oleh penyedia—mereka membutuhkan rekomendasi terbaru agar selalu tersedia untuk mereka. Guru membuat itu mungkin.”
“Umpan balik yang kami terima dari tim dukungan virtual sangat luar biasa. Seorang rekan tim berkata, ‘Kami bekerja di masa depan dengan Guru."
Integrasi dengan Slack telah mengurangi pertanyaan yang berulang di saluran tim sebesar 20%, memungkinkan tim untuk fokus pada perawatan pasien.
“Saat ini, kami mengumpulkan informasi di Slack, tetapi dengan Guru, kami akan memiliki jawaban terverifikasi yang siap tersedia, mengurangi kebisingan dan meningkatkan efisiensi.”
“Saya memiliki seorang pasien yang mengajukan pertanyaan yang sangat spesifik hari ini, dan itu sangat baik untuk dapat mencari Guru selama kunjungan, menemukan informasi yang saya butuhkan, dan memberi mereka saran dengan tepat.” – Karyawan Tim Dukungan
Karyawan baru dapat dengan cepat memahami dengan materi pelatihan yang distandardisasi dan sumber daya yang dapat diakses dengan mudah, mengurangi waktu pengenalan.
\
\
