Latar Belakang Perusahaan

FoodCorps adalah organisasi nonprofit yang bekerja untuk menghubungkan anak-anak dengan makanan bergizi di sekolah. Dengan melibatkan anggota AmeriCorps untuk memberikan pendidikan nutrisi, bekerja dengan penyedia makanan sekolah, dan mendorong kebijakan makanan yang adil, FoodCorps memupuk lingkungan sekolah yang lebih sehat. Organisasi ini beroperasi sebagian besar secara jarak jauh, bergantung pada berbagai alat, termasuk Google Drive, Slack, dan Box, untuk mendukung lebih dari 100 anggota staf saat mereka berkolaborasi pada program di seluruh Amerika Serikat.

Tantangannya

FoodCorps kesulitan dengan pengetahuan yang tersebar di berbagai platform, sehingga sulit bagi staf untuk dengan cepat menemukan informasi yang dapat diandalkan. Tanpa sistem terpusat, karyawan sering kali terjebak dalam pertanyaan yang berulang di Slack atau menyusuri sejumlah file yang terus berkembang di Google Drive dan Box.

‍

“Kami tidak memiliki tempat terpusat untuk pengetahuan,” kata Derryck Rosalez, Direktur Operasi & IT di FoodCorps. “Kami mulai membuat basis pengetahuan di Google Docs, tetapi meski demikian, orang-orang harus mencari secara manual melalui dokumen. Ini tidak ramah pengguna, dan tidak bisa diperluas.”

‍

Inefisien ini tidak hanya berdampak pada produktivitas tetapi juga mengikis kepercayaan pada informasi yang tersedia. Staf tidak dapat memastikan bahwa mereka mengakses versi terbaru dari kebijakan atau sumber daya, semakin membentuk frustrasi. Seperti yang dicatat Derryck, “Ini kurang tentang di mana informasi berada dan lebih tentang bagaimana Anda mengaksesnya dan apakah Anda bisa mempercayai bahwa itu akurat dan terbaru jika Anda menemukannya.” 

‍

Solusinya

Untuk mengatasi tantangan ini, FoodCorps beralih ke Guru, sebuah platform manajemen pengetahuan yang dirancang untuk menyederhanakan akses ke informasi yang akurat dan terverifikasi. Guru menawarkan FoodCorps solusi yang dapat terintegrasi dengan alat yang sudah ada, memberikan hasil cepat tanpa perlu perombakan segera.

“Guru berbicara kepada saya karena bisa bersifat netral,” kata Derryck. “Kami tidak perlu memindahkan semuanya ke dalam Guru. Sebaliknya, itu menghubungkan kami ke lokasi file yang sudah ada—apakah itu di Google Drive, Box, atau Slack—membuat pengetahuan dapat diakses secara instan.” 

‍

Dengan pencarian perusahaan dari Guru, karyawan bisa mengambil jawaban dari berbagai sumber tanpa harus memigrasi semua konten ke dalam satu sistem. Ekstensi browser dan integrasi Slack lebih lanjut menyederhanakan akses, memungkinkan staf untuk menemukan informasi di mana mereka sudah bekerja. Mesin verifikasi Guru juga menonjol, memastikan bahwa pengetahuan yang paling penting akurat dan terbaru.

‍

‍

“Fakta bahwa Guru memungkinkan kami memverifikasi informasi itu besar,” kata Derryck. “Ini berarti kami bisa mempercayai apa yang kami lihat, yang sebelumnya tidak selalu terjadi.” 

‍

Pendekatannya

FoodCorps mengadopsi pendekatan bertahap untuk menerapkan Guru, menyeimbangkan kebutuhan untuk persiapan yang menyeluruh dengan fokus pada kemudahan penggunaan.  Proses ini dimulai dengan percobaan gratis selama 30 hari, di mana FoodCorps menjelajahi fitur-fitur Guru dan mulai memigrasi konten penting. Dengan menggunakan alat migrasi massal Guru dan menghubungkan ke Google Drive melalui pencarian perusahaan, FoodCorps meminimalkan upaya manual dan mulai melihat hasil dengan cepat.

‍

“Kekhawatiran terbesar saya adalah jam orang yang diperlukan untuk memigrasi konten,” kata Derryck. “Guru membuat itu mudah dengan alat seperti migrasi massal dan kemampuan untuk terhubung ke folder di Google Drive. Kami bisa mulai tanpa perlu melakukan semuanya sekaligus.” 

Untuk mendorong adopsi, FoodCorps mengumpulkan jaringan ahli konten di berbagai departemen yang bertanggung jawab atas pengorganisasian konten dan mendorong penggunaan di antara tim mereka. Ekstensi browser Guru dan integrasi Slack memainkan peran kunci dalam adopsi dengan memungkinkan staf mengakses informasi tanpa harus meninggalkan alur kerja yang sudah ada.

‍

“Kami tidak ingin platform lain yang orang perlu masuk,” jelas Derryck. “Fakta bahwa Guru ada di tempat kami bekerja—apakah itu di Slack atau di browser kami—telah membuat perbedaan besar dalam mendorong orang untuk menggunakannya.” 

Hasilnya

Sejak menerapkan Guru, FoodCorps telah mengubah cara stafnya mengakses dan mengelola pengetahuan. Karyawan tidak lagi membuang waktu mencari jawaban atau mengulangi pertanyaan di Slack. Sebaliknya, mereka dapat dengan cepat menemukan informasi terverifikasi melalui pencarian berbasis AI Guru.

‍

“Saluran Slack dulunya penuh dengan pertanyaan yang sama berulang-ulang,” catat Derryck. “Sekarang, dengan Guru, staf bisa menemukan apa yang mereka butuhkan tanpa menanyakan saya—atau siapa pun. Itu saja telah menghemat banyak waktu.” 

‍

Fitur verifikasi Guru juga telah memperkuat kepercayaan pada sistem. “Ketika Anda melihat tanda centang hijau itu, Anda tahu informasi itu akurat dan terbaru,” kata Derryck. “Itu telah mengubah permainan bagi kami.”

‍

Dengan perbaikan ini, FoodCorps siap untuk terus meningkatkan upaya manajemen pengetahuannya. Organisasi ini berencana untuk memperluas penggunaan Guru, menciptakan halaman khusus departemen dan menyesuaikan pengalaman pencarian untuk berbagai tim.

‍

“Guru membantu kami menghubungkan titik-titik di seluruh tumpukan teknologi kami,” kata Derryck sebagai kesimpulan. “Alih-alih mengejar jawaban, staf kami sekarang dapat mempercayai mereka mendapatkan informasi yang benar dengan cepat dan mudah.” 

‍

Langkah Selanjutnya

Seiring FoodCorps terus mengembangkan kesuksesannya dengan Guru, organisasi berencana untuk memanfaatkan dua fitur baru Guru: Halaman dan Agen Pengetahuan. Fitur-fitur ini akan membantu memenuhi kebutuhan departemen tertentu sambil semakin menyederhanakan akses pengetahuan di seluruh tim.

Halaman memungkinkan tim untuk membuat halaman pendaratan yang dapat disesuaikan di dalam Guru, memberikan cara intuitif untuk mengorganisir dan menyoroti sumber daya penting. Fitur ini sangat menarik bagi FoodCorps saat mereka berusaha mengembangkan pusat informasi khusus departemen.

‍

“Tim HR kami baru-baru ini bertanya apakah kami bisa menggunakan Guru sebagai intranet,” kata Derryck. “Mereka ingin halaman depan untuk tim People & Equity tempat kami bisa memposting informasi seperti siapa kami, apa yang kami lakukan, dan tautan cepat ke kebijakan utama. Halaman akan memungkinkan kami untuk melakukan itu—dan membuatnya menarik  juga.” 

‍

Sementara itu, Agen Pengetahuan memungkinkan pengalaman pencarian yang dipimpin AI yang disesuaikan, membuatnya mungkin untuk memberikan hasil yang ditargetkan berdasarkan sumber tertentu dan prompt yang disesuaikan. Sebagai contoh, FoodCorps dapat membuat agen khusus untuk pertanyaan berkaitan dengan HR yang hanya mengambil dari sumber daya HR yang terverifikasi.

“Dengan Agen Pengetahuan, kami dapat melatih AI untuk lebih fokus dan mengarahkan orang ke sumber yang tepat setiap saat. Itu persis apa yang kami butuhkan,” kata Derryck.

Dengan mengintegrasikan Halaman dan Agen Pengetahuan, FoodCorps akan memberdayakan stafnya dengan akses yang lebih besar terhadap informasi yang tepat dalam konteks yang tepat, mendorong lebih lanjut adopsi dan kepercayaan pada platform.

‍