{{spacer-78}}

Latar belakang perusahaan

TIM (Tecnologías de la Información de la Mancha) adalah penyedia layanan TI terkemuka yang mengkhususkan diri di industri perhotelan. Dengan lebih dari 15 tahun pengalaman, TIM mendukung klien yang beragam dengan menawarkan dukungan teknis yang komprehensif, konsultasi, dan solusi inovatif untuk menyederhanakan operasi dan meningkatkan pengalaman pelanggan. Perusahaan ini berdedikasi untuk meningkatkan manajemen pengetahuan dan mengatasi tantangan khusus industri melalui teknologi mutakhir.

Masalah

TIM menghadapi tantangan signifikan dalam mengkonsolidasikan dan mengelola pengetahuan di berbagai platform. Penggunaan Slack dan Google Workspace yang ada di berbagai mitra mereka terbukti mahal dan tidak efisien, terutama karena kurangnya integrasi dan kesulitan dalam mempertahankan dan mencari informasi terbaru. Kebutuhan perusahaan untuk mendukung sektor perhotelan yang dinamis yang sering mengalami pergantian karyawan memperburuk masalah ini, mengakibatkan pengetahuan yang terfragmentasi dan ketidak efisienan dalam komunikasi internal.

Jesús, seorang tokoh kunci di TIM, menyoroti perjuangannya dengan mempertahankan pengetahuan timnya dan adanya informasi yang tersebar di berbagai saluran dalam Slack, yang menyebabkan kebingungan dan menghambat produktivitas. “Saya telah menjadi pelanggan produk Atlassian selama lebih dari 15 tahun, tetapi mereka menerapkan AI mereka sangat sangat lambat, dan itu hanya di dalam produk Atlassian. Jika Anda ingin mendapatkan jawaban dari luar, itu adalah tantangan. Confluence sangat besar dan sulit untuk menemukan apa pun.”  

Transfer pengetahuan manual dari GSuite ke Slack dan tantangan dalam mengintegrasikan alat lain seperti Intercom semakin memperburuk masalah. TIM membutuhkan solusi yang kuat untuk memusatkan pengetahuan, meningkatkan aksesibilitas, dan menyederhanakan proses internal.

Solusi

TIM beralih ke platform Guru untuk mengatasi tantangan ini. Kemampuan Guru untuk mengkonsolidasikan pengetahuan dari berbagai sumber dan menyediakan repositori terpusat untuk informasi adalah solusi yang sempurna untuk kebutuhan TIM. Kemudahan penggunaan platform dan kemampuan untuk berintegrasi dengan alat yang ada seperti Intercom dan Google Workspace menjadikannya pilihan yang ideal. Jesús mencoba banyak alat lain dan bahkan mencoba membangun sesuatu dengan beberapa pengembang integrasi, tetapi itu tidak akan mudah. “Pada akhirnya, menurut saya, Guru dapat berkonsentrasi pada pengetahuan dan meningkatkan pengetahuan itu ke semua platform seperti di Confluence, atau Jira, atau Intercom,” kata Jesús. 

Pendekatan

Proses implementasi melibatkan beberapa langkah kunci:

Penilaian dan perencanaan

Jesús dan timnya menilai proses manajemen pengetahuan yang ada dan mengidentifikasi area kunci untuk diperbaiki. Mereka fokus pada mengkonsolidasikan informasi dari beberapa sumber ke dalam satu platform pencarian.

Integrasi dan kustomisasi

Platform Guru diintegrasikan dengan alat yang ada di TIM, termasuk Slack, Jira, dan Google Workspace. Integrasi ini memfasilitasi berbagi pengetahuan yang mulus dan memastikan bahwa semua informasi yang relevan mudah diakses.‍

Keterlibatan dan pelatihan karyawan‍

Dewan Pengetahuan dibentuk di dalam TIM, melibatkan karyawan dalam pengelolaan dan pemeliharaan pengetahuan. Dewan ini memainkan peran penting dalam menjaga kualitas dan relevansi informasi yang tersimpan di Guru. Melalui Pusat Pelatihan AI, mereka dapat melihat pertanyaan apa yang paling sering diajukan dan mengetahui informasi apa yang perlu diperbarui atau dibuat.  Jesús mencatat, “Sebelum Guru saya tidak menyadari bahwa pemeliharaan pengetahuan itu penting.  Ketika saya memperkenalkan Guru di perusahaan saya, saya memulai dewan pengetahuan dengan beberapa karyawan.  Walaupun saya memiliki Confluence dan Guru untuk manajemen pengetahuan, lebih mudah bagi tim saya untuk menjaga kesehatan informasi di Guru daripada di Confluence.”

Optimisasi berkelanjutan

Umpan balik yang berkelanjutan dari pengguna membantu menyempurnakan sistem. Masalah seperti pengorganisasian saluran Slack dan keputusan tentang tempat penyimpanan informasi baru ditangani untuk lebih meningkatkan efisiensi manajemen pengetahuan.

Hasil

Adopsi Guru mengubah proses manajemen pengetahuan TIM, yang menyebabkan beberapa hasil yang menonjol.

‍

Repositori pengetahuan terpusat

Semua informasi di Jira, Guru, dan Google Drive sekarang mudah diakses di platform Guru, mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mencari informasi dan beralih konteks.

‍

Peningkatan efisiensi 

Integrasi Guru dengan alat yang sudah ada lainnya, seperti Slack, menyederhanakan alur kerja dan meminimalkan kebutuhan untuk berbagi data secara manual.

‍

Peningkatan keterlibatan karyawan 

Pembentukan Dewan Pengetahuan memberdayakan karyawan untuk berkontribusi dan mengelola basis pengetahuan, mendorong budaya tanggung jawab bersama dan keberlanjutan.

‍

Penghematan waktu 

Dengan mengurangi ketergantungan pada beberapa platform dan mengoptimalkan penggunaan alat yang ada, TIM mencapai penghematan waktu yang signifikan.

Secara keseluruhan, Guru menyediakan TIM dengan solusi yang kuat dan dapat diskalakan untuk tantangan manajemen pengetahuan mereka, memungkinkan perusahaan untuk lebih mendukung industri perhotelan dan mendorong pertumbuhan bisnis. Jesús menyimpulkan, “Bagi saya, saya suka ini. Pada akhirnya, Anda mengajukan pertanyaan dan mendapatkan hasil dari Drive dan Jira dan banyak tempat lainnya.”