Informazioni sull'azienda

FoodCorps è un'organizzazione non profit che lavora per connettere i bambini con cibo nutriente nelle scuole. Coinvolgendo i membri di AmeriCorps per fornire educazione alimentare, collaborando con i fornitori di pasti scolastici e facendo advocacy per politiche alimentari eque, FoodCorps promuove ambienti scolastici più sani. L'organizzazione opera principalmente in remoto, facendo affidamento su una varietà di strumenti, tra cui Google Drive, Slack e Box, per supportare oltre 100 membri dello staff mentre collaborano a programmi in tutto il Stati Uniti.

La sfida

FoodCorps ha avuto difficoltà con una conoscenza dispersa attraverso più piattaforme, rendendo difficile per il personale trovare informazioni affidabili rapidamente. Senza un sistema centralizzato, i dipendenti spesso si rifacevano a domande ripetitive in Slack o passavano in rassegna un numero sempre crescente di file in Google Drive e Box.

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“Non abbiamo un luogo centralizzato per le conoscenze,” ha detto Derryck Rosalez, Direttore delle Operazioni e IT di FoodCorps. “Abbiamo iniziato a creare una base di conoscenze in Google Docs, ma anche in quel caso, le persone dovevano cercare manualmente nei documenti. Non era user-friendly, e semplicemente non scalava.”

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Queste inefficienze non solo hanno impattato la produttività, ma hanno anche eroso la fiducia nelle informazioni disponibili. Il personale non poteva essere sicuro di accedere all'ultima versione delle politiche o delle risorse, aggravando ulteriormente la frustrazione. Come ha notato Derryck, “Non si tratta tanto di dove si trovano le informazioni, quanto di come ci si arriva e se si può fidarsi che siano accurate e aggiornate se le si trova.” 

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La soluzione

Per affrontare queste sfide, FoodCorps si è rivolta a Guru, una piattaforma di gestione delle conoscenze progettata per semplificare l'accesso a informazioni accurate e verificate. Guru ha offerto a FoodCorps una soluzione che poteva integrarsi con i loro strumenti esistenti, fornendo risultati rapidi senza la necessità di una revisione immediata.

“Guru mi ha colpito perché può essere agnostico,” ha condiviso Derryck. “Non abbiamo dovuto spostare tutto in Guru. Invece, ci ha connesso a dove i file erano già conservati—che si trattasse di Google Drive, Box o Slack—rendendo la conoscenza immediatamente accessibile.” 

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Con la ricerca aziendale di Guru, i dipendenti potevano recuperare risposte da più fonti senza dover migrare tutto il contenuto in un unico sistema. La sua estensione del browser e integrazione con Slack hanno ulteriormente semplificato l'accesso, consentendo al personale di trovare informazioni dove stavano già lavorando. Il motore di verifica di Guru si è anche distinto, assicurando che le conoscenze più critiche fossero accurate e aggiornate.

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“Il fatto che Guru ci permetta di verificare le informazioni è enorme,” ha detto Derryck. “Significa che possiamo fidarci di ciò che vediamo, cosa che non era sempre il caso prima.” 

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L'approccio

FoodCorps ha adottato un approccio graduale per implementare Guru, bilanciando la necessità di una preparazione approfondita con un focus sulla facilità d'uso.  Il processo è iniziato con una prova gratuita di 30 giorni, durante la quale FoodCorps ha esplorato le funzionalità di Guru e ha iniziato a migrare contenuti critici. Utilizzando gli strumenti di migrazione in blocco di Guru e collegandosi a Google Drive tramite ricerca aziendale, FoodCorps ha minimizzato gli sforzi manuali e ha iniziato a vedere risultati rapidamente.

“La mia più grande preoccupazione erano le ore uomo necessarie per migrare i contenuti,” ha detto Derryck. “Guru ha reso tutto facile con strumenti come la migrazione in blocco e la possibilità di collegarsi a cartelle in Google Drive. Potevamo iniziare senza dover fare tutto in una volta.” 

Per promuovere l'adozione, FoodCorps ha riunito una rete di esperti di contenuti attraverso i dipartimenti che erano responsabili dell'organizzazione dei contenuti e dell'incoraggiamento all'uso tra i loro team. L'estensione del browser di Guru e l'integrazione con Slack hanno giocato un ruolo chiave nell'adozione consentendo al personale di accedere alle informazioni senza lasciare i loro flussi di lavoro esistenti.

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“Non volevamo un'altra piattaforma in cui le persone dovessero effettuare il login,” ha spiegato Derryck. “Il fatto che Guru si trovi dove lavoriamo—che sia in Slack o nel nostro browser—ha fatto una grande differenza nel far usare davvero la piattaforma.” 

Il risultato

Da quando ha implementato Guru, FoodCorps ha trasformato il modo in cui il suo personale accede e gestisce le conoscenze. I dipendenti non perdono più tempo a cercare risposte o a ripetere domande in Slack. Invece, possono localizzare rapidamente informazioni verificate attraverso la ricerca alimentata da AI di Guru.

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“I canali Slack erano pieni delle stesse domande ripetute,” ha osservato Derryck. “Adesso, con Guru, il personale può trovare ciò di cui ha bisogno senza chiedere a me—o a chiunque altro. Solo questo ha fatto risparmiare così tanto tempo.” 

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Le funzionalità di verifica di Guru hanno anche rafforzato la fiducia nel sistema. “Quando vedi quel segno di spunta verde, sai che l'informazione è accurata e aggiornata,” ha detto Derryck. “Questo è stato un punto di svolta per noi.”

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Con questi miglioramenti, FoodCorps è pronto a continuare a scalare i propri sforzi di gestione delle conoscenze. L'organizzazione prevede di espandere l'uso di Guru, creando pagine specifiche per i dipartimenti e personalizzando le esperienze di ricerca per i vari team.

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“Guru ci sta aiutando a collegare i punti nel nostro stack tecnologico,” ha concluso Derryck. “Invece di inseguire risposte, il nostro personale può ora fidarsi di ricevere le informazioni giuste rapidamente e facilmente.” 

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Prossimi passi

Mentre FoodCorps continua a costruire sul suo successo con Guru, l'organizzazione prevede di sfruttare due nuove funzionalità di Guru: Pagine e Agenti della Conoscenza. Queste funzionalità aiuteranno ad affrontare esigenze specifiche dei dipartimenti, semplificando ulteriormente l'accesso alle conoscenze tra i team.

Le pagine consentono ai team di creare pagine di atterraggio personalizzabili all'interno di Guru, fornendo un modo intuitivo per organizzare e mettere in evidenza risorse critiche. Questa funzionalità è particolarmente interessante per FoodCorps poiché mira a sviluppare hub specifici per dipartimento per le informazioni.

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“Il nostro team HR ha recentemente chiesto se potevamo utilizzare Guru come intranet,” ha condiviso Derryck. “Vogliono una homepage per il team Persone & Equità dove potremmo pubblicare cose come chi siamo, cosa facciamo, e link rapidi a politiche chiave. Le pagine ci permetteranno di farlo—e di rendere anche coinvolgente .” 

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Nel frattempo, gli Agenti della Conoscenza abilitano esperienze di ricerca AI personalizzate, rendendo possibile fornire risultati mirati basati su fonti specifiche e suggerimenti personalizzati. Ad esempio, FoodCorps può creare un agente specializzato per interrogativi relativi alle risorse umane che attinge solo da risorse HR verificate.

“Con gli Agenti della Conoscenza, possiamo addestrare l'AI per essere più focalizzata e inviare le persone alla giusta fonte ogni volta. Esattamente quello di cui abbiamo bisogno,” ha detto Derryck.

Integrando Pagine e Agenti della Conoscenza, FoodCorps darà potere al suo personale con un accesso ancora maggiore alle informazioni giuste nel contesto giusto, promuovendo ulteriormente l'adozione e la fiducia nella piattaforma.

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