会社の背景

FoodCorpsは、学校で子供たちを栄養価の高い食べ物に結びつけることを目的とした非営利団体です。 アメリカにおけるプログラムで協力しながら、学校給食の提供者と連携し、公平な食政策を提唱することで、FoodCorpsは健康的な学校環境を育んでいます。 この組織は、大部分がリモートで運営されており、Google Drive、Slack、Boxなどのさまざまなツールを利用し、100人以上のスタッフがアメリカ全土でプログラムを共同で行うのを支援しています。

課題

FoodCorpsは、さまざまなプラットフォームに分散した知識のために苦労しており、スタッフが信頼できる情報を迅速に見つけるのが難しくなっています。 中央集約型のシステムがないため、従業員はしばしばSlackでの繰り返しの質問をしたり、Google DriveやBoxに増え続けるファイルの中を泳いだりすることがありました。

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「私たちには知識のための中央の場所がありません。」とFoodCorpsのオペレーション＆ITディレクターであるDerryck Rosalezは言いました。 「私たちはGoogle Docsで知識ベースを作成し始めましたが、それでも人々はドキュメントの中を手動で検索しなければなりませんでした。 使い勝手が悪く、スケールもしませんでした。」

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この非効率性は、生産性に影響を与えるだけでなく、利用可能な情報への信頼も損ないました。 スタッフは、ポリシーやリソースの最新バージョンにアクセスしているかどうか確信を持てず、フラストレーションがさらに高まりました。 Derryckが指摘したように、「情報がどこにあるかを問題にするのではなく、どのようにそれにアクセスするか、見つけた場合、正確で最新であるかどうかを信頼できるかが重要です。」 

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解決策

これらの課題に対処するために、FoodCorpsは正確で検証された情報へのアクセスを簡易化するように設計された知識管理プラットフォームであるGuruに目を向けました。 Guruは、既存のツールと統合できるソリューションをFoodCorpsに提供し、即座に成果を上げることができ、即座にオーバーホールする必要はありませんでした。

「Guruは中立的であることができるので私に響きました。」とDerryckは共有しました。 「私たちはすべてのコンテンツをGuruに移動する必要はありませんでした。 代わりに、すでにファイルが存在する場所（Google Drive、Box、Slackなど）に接続し、知識を即座にアクセス可能にしました。」 

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Guruのエンタープライズ検索により、従業員はすべてのコンテンツを単一のシステムに移行することなく、複数のソースから回答を取得できます。 そのブラウザ拡張機能とSlack統合は、情報へのアクセスをさらに簡素化し、スタッフがすでに作業している場所で情報を見つけやすくしました。 Guruの検証エンジンも際立っており、最も重要な知識が正確で最新であることを保証しています。

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「Guruが情報を確認させてくれることは非常に重要です。」とDerryckは言いました。 「それは、私たちが見ているものを信頼できるということを意味しています。以前はそうでないこともありました。」 

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アプローチ

FoodCorpsは、徹底した準備の必要性と使いやすさに重点を置くバランスを取るため、Guruの導入に段階的アプローチを採用しました。 プロセスは、30日間の無料トライアルから始まり、その間にFoodCorpsはGuruの機能を探求し、重要なコンテンツの移行を始めました。 Guruの一括移行ツールを使用し、エンタープライズ検索を介してGoogle Driveに接続することで、FoodCorpsは手作業を最小限に抑え、すぐに結果を見始めました。

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「私の最大の懸念は、コンテンツを移行するのに必要な人手でした。」とDerryckは言いました。 「Guruは、バルク移行のようなツールやGoogle Driveのフォルダーに接続する能力でそれを簡単にしてくれました。 すべてを一度に行う必要はありませんでした。」 

導入を促進するために、FoodCorpsは、部門全体のコンテンツの整理とチーム内での使用を奨励する責任があるコンテンツ専門家のネットワークを招集しました。 Guruのブラウザ拡張機能とSlack統合は、スタッフが既存のワークフローを離れることなく情報にアクセスできるようにすることで導入に重要な役割を果たしました。

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「私たちは、人々がログインしなければならない別のプラットフォームを望んでいませんでした。」とDerryckは説明しました。 「Guruが働いている場所、Slackやブラウザの中に存在するという事実が、人々が実際に使うための大きな違いを生み出しました。」 

結果

Guruを実装して以来、FoodCorpsはそのスタッフが知識にアクセスし管理する方法を変革しました。 従業員は、もはや回答を検索したり、Slackで同じ質問を繰り返したりするのに時間を無駄にしません。 その代わりに、GuruのAI駆動の検索を通じて、迅速に検証済みの情報を見つけることができます。

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「Slackのチャンネルは以前、同じ質問で埋め尽くされていました。」とDerryckは指摘しました。 「今では、Guruを使ってスタッフが私や他の誰にも聞かずに必要なものを見つけることができます。 それだけでも多くの時間を節約しました。」 

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Guruの検証機能もシステムへの信頼を強化しました。 「緑のチェックマークを見たとき、情報が正確で最新であることがわかります。」とDerryckは言いました。 「それは私たちにとってゲームチェンジャーでした。」

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これらの改善により、FoodCorpsは知識管理の取り組みを拡大する準備が整っています。 この組織は、Guruの使用を拡大し、部門別のページを作成し、異なるチームのために検索体験を調整することを計画しています。

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「Guruは、私たちのテクノロジースタックを横断して点を結ぶのを助けています。」とDerryckは結論付けました。 「答えを追いかけるのではなく、私たちのスタッフは今、迅速かつ簡単に正しい情報を得られると信頼できます。」 

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次のステップ

FoodCorpsがGuruでの成功をさらに拡大し続ける中で、組織はページや知識エージェントという2つの新しいGuru機能を活用する計画を立てています。 これらの機能は、チーム全体の知識アクセスをさらに簡素化しながら、特定の部門のニーズに対処するのに役立ちます。

ページにより、チームはGuru内にカスタマイズ可能なランディングページを作成し、重要なリソースを整理して目立たせる直感的な方法を提供できます。 この機能は、情報のための部門別のハブを開発することを目指すFoodCorpsに特に魅力的です。

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「私たちのHRチームは最近、Guruをイントラネットとして使用できるかどうか尋ねてきました。」とDerryckは共有しました。 「彼らは、私たちが誰であるか、何をしているか、主要なポリシーへのクイックリンクなどを投稿できるPeople & Equityチームのホームページを望んでいます。 ページを使えばそれが可能になり、さらに魅力的にすることもできます。」 

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一方、知識エージェントは、ターゲットを絞った結果を提供することを可能にし、特定のソースに基づいたAI駆動の検索体験を可能にします。 たとえば、FoodCorpsは、確認済みのHRリソースのみを引き出すHR関連のクエリに特化したエージェントを作成できます。

「知識エージェントを使うことで、AIをより焦点を絞ったものにし、毎回正しい情報源に人々を導くことができます。 それがまさに私たちが必要としていることです。」とDerryckは言いました。

ページと知識エージェントを統合することで、FoodCorpsはスタッフに適切な情報へのアクセスをさらに提供し、プラットフォームへの導入と信頼を高めていきます。

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