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会社の背景

TIM（ティントの情報技術）は、ホスピタリティ業界に特化した主要なITサービスプロバイダーです。 15年以上の経験を持つTIMは、包括的な技術サポート、コンサルティング、および業務の合理化、顧客体験の向上を図る革新的なソリューションを提供し、多様な顧客に対応しています。 この会社は、最先端の技術を通じてナレッジマネジメントを改善し、業界特有の課題に対処することに専念しています。

問題点

TIMは、さまざまなプラットフォームで知識を統合し管理することにおいて重大な課題に直面していました。 彼らは、さまざまなパートナーとの間でSlackとGoogle Workspaceを使用していましたが、それはコストがかかり、非効率的であることが明らかになり、特に統合が欠如していること、最新情報を維持し検索することが困難でした。 動的なホスピタリティセクターをサポートする必要があり、従業員の入れ替わりが多いことがこれらの問題をさらに悪化させ、知識が断片化し、内部コミュニケーションに非効率性をもたらしました。

TIMの重要人物であるヘススは、彼のチームの知識を維持し、Slack内のさまざまなチャンネルにおける情報の広がりを管理することに苦労していることを強調しました。それは混乱を引き起こし、生産性を妨げました。 「私は15年以上の間Atlassian製品の顧客ですが、彼らはAIを非常に遅く実装しており、それはAtlassian製品の内部にしかありません。 外部からの回答を得るのはチャレンジです。 Confluenceは非常に大きく、何かを見つけるのは難しいのです。」  

GSuiteからSlackへの手動での知識の移転と、Intercomなどの他のツールとの統合における課題が、問題をさらに悪化させました。 TIMは、知識を集中させ、アクセスの改善、内部プロセスの合理化のための堅牢なソリューションを必要としていました。

解決策

TIMは、これらの課題に対処するためにGuruのプラットフォームに目を向けました。 さまざまな情報源から知識を統合し、情報の集中管理リポジトリを提供するというGuruの能力は、TIMのニーズにとって完璧な解決策でした。 プラットフォームの使いやすさと、IntercomやGoogle Workspaceなどの既存のツールと統合できる機能は理想的な選択肢となりました。 ヘススは、他の多くのツールを試し、一部の統合開発者と何かを構築しようとしましたが、それは簡単なことではありませんでした。 「結局のところ、私の意見では、Guruは知識を集中させ、ConfluenceやJira、Intercomのようなすべてのプラットフォームにその知識を向上させることができます。」とヘススは言いました。 

アプローチ

実装プロセスにはいくつかの重要なステップが含まれていました：

評価と計画

ヘススと彼のチームは、既存のナレッジマネジメントプロセスを評価し、改善のための重要な領域を特定しました。 彼らは複数のソースからの情報を単一の検索プラットフォームに統合することに焦点を当てました。

統合とカスタマイズ

Guruのプラットフォームは、TIMの既存のツール（Slack、Jira、Google Workspaceを含む）と統合されました。 これらの統合は、シームレスな知識共有を促進し、すべての関連情報が簡単にアクセスできることを保証しました。‍

従業員の関与とトレーニング‍

TIM内にナレッジ評議会が設立され、従業員が知識の管理と維持に関与しています。 この評議会は、Guruに保存されている情報の質と関連性を維持する上で重要な役割を果たしています。 AIトレーニングセンターを通じて、最も頻繁に質問される内容が確認でき、更新または作成すべき情報が分かります。 ヘススは、「Guruの前は、知識の維持が重要だとは思っていませんでした。Guruを私の会社に導入したとき、私は数人の従業員と一緒にナレッジ評議会を始めました。ConfluenceとGuruの両方をナレッジマネジメントに利用していますが、Guruの方が情報の健康を維持するのが私のチームにとって難しくないのです。」

継続的な最適化

ユーザーからの継続的なフィードバックがシステムを微調整するのに役立ちました。 Slackチャンネルの整理や新しい情報がどこにあるべきかに関する決定などの問題が、ナレッジマネジメントの効率をさらに向上させるために対処されました。

結果

Guruの導入により、TIMのナレッジマネジメントプロセスが変革され、いくつかの顕著な結果をもたらしました。

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中央集権的な知識リポジトリ

Jira、Guru、Google Driveのすべての情報がGuruプラットフォームで簡単にアクセスできるようになり、情報を検索する時間を短縮し、コンテキストを切り替える手間を減らしました。

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効率の改善 

Guruの他の既存ツールとの統合により、ワークフローが合理化され、手動によるデータ共有の必要性が最小限に抑えられました。

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従業員の関与の強化 

ナレッジ評議会の設立により、従業員が知識ベースに貢献し、管理することができ、責任の共有と持続可能性の文化が育まれました。

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時間の節約 

複数のプラットフォームへの依存を減らし、既存のツールの利用を最適化することで、TIMは大幅な時間の節約を達成しました。

全体として, GuruはTIMにとって知識マネジメントの課題に対する堅実でスケーラブルなソリューションを提供し, 会社がホスピタリティ業界をより良くサポートし、ビジネスの成長を推進できるようにしました。 ヘススは締めくくりました。 「私にとって、これが大好きです。 結局のところ、質問をして、DriveやJiraなど多くの場所から結果を得ることができます。