회사 배경

FoodCorps는 학교에서 아이들에게 영양가 있는 음식을 연결하는 비영리 단체입니다. AmeriCorps 회원들이 영양 교육을 제공하고, 학교 급식 제공자와 협력하며, 공정한 식품 정책을 옹호함으로써 FoodCorps는 건강한 학교 환경을 조성합니다. 이 조직은 대부분 원격으로 운영되며, Google Drive, Slack 및 Box와 같은 다양한 도구에 의존하여 100명 이상의 직원이 미국 전역에서 프로그램에 협력할 수 있도록 지원합니다.

과제

FoodCorps는 여러 플랫폼에 분산된 지식으로 인해 직원들이 신뢰할 수 있는 정보를 빠르게 찾기 어려움을 겪고 있었습니다. 중앙 집중식 시스템이 없었기 때문에 직원들은 종종 Slack에서 반복적인 질문을 하거나 Google Drive와 Box의 점점 늘어나는 파일을 뒤져야 했습니다.

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“우리는 지식에 대한 중앙 집중식 장소가 없습니다,”라고 FoodCorps의 운영 및 IT 책임자인 Derryck Rosalez가 말했습니다. “우리는 Google Docs에서 지식 기반을 만들기 시작했지만 그때도 사람들은 문서에서 수동으로 검색해야 했습니다. 사용자 친화적이지 않았고, 확장성도 없었습니다.”

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이러한 비효율성은 생산성에 영향을 미쳤을 뿐만 아니라 사용 가능한 정보에 대한 신뢰를 저하했습니다. 직원들은 정책이나 자료의 최신 버전에 접근하고 있는지 확신할 수 없어 더욱 불만이 쌓였습니다. Derryck가 언급했듯이, “정보가 어디에 있는지가 아니라, 그것에 접근하는 방법과 그것이 정확하고 최신인지 신뢰할 수 있는지가 더 중요합니다.” 

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해결책

이러한 문제를 해결하기 위해 FoodCorps는 정확하고 검증된 정보에 대한 접근을 단순화하도록 설계된 지식 관리 플랫폼인 Guru를 선택했습니다. Guru는 FoodCorps의 기존 도구와 통합할 수 있는 솔루션을 제공하여 즉각적인 개편 없이 빠른 성과를 가져왔습니다.

“Guru는 내가 편하게 쓸 수 있게 해준다는 점에서 나와 맞았습니다,”라고 Derryck가 전했습니다. “우리는 모든 것을 Guru로 옮길 필요가 없었습니다. 대신, 파일이 이미 존재하는 곳—Google Drive, Box 또는 Slack—과 연결함으로써 지식을 즉시 접근할 수 있게 했습니다.” 

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Guru의 기업 검색을 사용하면 직원들이 여러 출처에서 답변을 검색할 수 있으며 모든 콘텐츠를 단일 시스템으로 마이그레이션할 필요가 없습니다. Guru의 브라우저 확장과 Slack 통합은 접근성을 더욱 간소화하여 직원들이 이미 작업 중인 장소에서 정보를 찾을 수 있도록 했습니다. Guru의 검증 엔진은 가장 중요한 지식이 정확하고 최신임을 보장하는 데에도 유용했습니다.

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“Guru가 우리가 정보를 검증할 수 있게 해주는 것은 굉장한 일입니다,”라고 Derryck가 말했습니다. “그것은 우리가 보는 것을 신뢰할 수 있다는 것을 의미하는데, 이전에는 항상 그랬던 건 아닙니다.” 

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접근법

FoodCorps는 Guru의 구현을 단계적으로 진행하여 철저한 준비와 사용의 용이성에 대한 초점을 균형을 맞추었습니다.  이 과정은 FoodCorps가 Guru의 기능을 탐색하고 중요한 콘텐츠를 마이그레이션하기 시작하는 30일 무료 체험으로 시작되었습니다. Guru의 대량 마이그레이션 도구를 사용하고 기업 검색을 통해 Google Drive에 연결함으로써 FoodCorps는 수작업 노력을 최소화하고 신속하게 결과를 보기 시작했습니다.

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“내 가장 큰 걱정은 콘텐츠를 마이그레이션하는 데 걸릴 인력의 시간입니다,”라고 Derryck가 말했습니다. “Guru는 대량 마이그레이션 및 Google Drive의 폴더와 연결할 수 있는 기능과 같은 도구를 통해 그 일을 쉽게 만듭니다. 우리는 모든 것을 한 번에 할 필요 없이 시작할 수 있었습니다.” 

채택을 촉진하기 위해 FoodCorps는 콘텐츠를 조직하고 팀 내부에서의 사용을 장려할 책임이 있는 부서의 콘텐츠 전문가 네트워크를 소집했습니다. Guru의 브라우저 확장 및 Slack 통합은 직원들이 기존 워크플로우를 떠나지 않고도 정보에 접근할 수 있도록 하여 채택에서 중요한 역할을 했습니다.

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“우리는 사람들이 로그인해야 할 또 다른 플랫폼을 원하지 않았습니다,”라고 Derryck가 설명했습니다. “Guru가 우리가 작업하는 곳—Slack이나 브라우저에서—에서 작동한다는 사실은 사람들이 실제로 사용하게 만드는 데 큰 차이를 만들었습니다.” 

결과

Guru를 도입한 이후 FoodCorps는 직원들이 지식에 접근하고 관리하는 방식을 변화시켰습니다. 직원들은 더 이상 답변을 찾는 데 시간 낭비를 하거나 Slack에서 질문을 반복하지 않습니다. 대신, 그들은 Guru의 AI 기반 검색을 통해 검증된 정보를 신속하게 찾을 수 있습니다.

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“Slack 채널은 예전에는 같은 질문으로 가득 차 있었습니다,”라고 Derryck가 언급했습니다. “이제 Guru 덕분에 직원들은 나에게—또는 다른 누구에게도 물어보지 않고 필요한 것을 찾을 수 있습니다. 그것만으로도 많은 시간을 절약했습니다.” 

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Guru의 검증 기능은 시스템에 대한 신뢰를 강화했습니다. “그린 체크마크를 보면 정보가 정확하고 최신임을 알 수 있습니다,”라고 Derryck가 말했습니다. “그것은 우리에게 있어 게임 체인저였습니다.”

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이러한 개선 덕분에 FoodCorps는 지식 관리 노력을 계속 확장할 수 있게 되었습니다. 이 조직은 Guru의 사용을 확장하고, 부서별 페이지를 만들어 다양한 팀을 위한 검색 경험을 맞춤화할 계획입니다.

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“Guru는 우리의 기술 스택 간의 연결을 도와주고 있습니다,”라고 Derryck가 결론지었습니다. “이제 직원들은 답변을 추적하는 대신 빠르고 쉽게 정확한 정보를 받을 수 있다고 신뢰할 수 있습니다.” 

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다음 단계

FoodCorps가 Guru와의 성공을 바탕으로 더 나아가면서, 조직은 두 가지 새로운 Guru 기능인 페이지와 지식 에이전트를 활용할 계획입니다. 이 기능들은 특정 부서의 요구 사항을 해결하는 데 도움이 되며 팀 간 지식 접근을 더욱 간소화합니다.

페이지는 팀들이 Guru 내에서 사용자 맞춤형 랜딩 페이지를 만들어 주요 리소스를 조직하고 강조하는 직관적인 방법을 제공합니다. 이 기능은 FoodCorps가 정보에 대한 부서별 허브를 개발하는 것을 목표로 하여 매우 매력적입니다.

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“우리 인사 팀이 최근에 Guru를 인트라넷으로 사용할 수 있는지 물었습니다,”라고 Derryck가 전했습니다. “그들은 누구인지, 무엇을 하는지, 주요 정책에 대한 빠른 링크와 같은 정보를 게시할 수 있는 People & Equity 팀의 홈페이지를 원합니다. 페이지를 통해 이를 수행하고  더 매력적으로 만들 수 있을 것입니다.” 

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한편, 지식 에이전트는 맞춤형 AI 기반 검색 경험을 가능하게 하여 특정 출처와 맞춤형 프롬프트에 따라 목표 결과를 제공할 수 있게 합니다. 예를 들어, FoodCorps는 검증된 HR 리소스에서만 정보를 추출하는 HR 관련 쿼리를 위한 전문 에이전트를 생성할 수 있습니다.

“지식 에이전트를 통해 우리는 AI를 더 집중시키고 매번 올바른 출처로 안내하도록 훈련할 수 있습니다. 그것이 우리가 필요한 것입니다,” 이라고 Derryck가 말했습니다.

페이지와 지식 에이전트를 통합함으로써 FoodCorps는 직원들에게 적절한 맥락에서 올바른 정보에 대한 더 큰 접근성을 부여하고, 플랫폼에 대한 추가 채택과 신뢰를 촉진할 것입니다.

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