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회사 배경

TIM(마드리드 정보 기술)은 호스피탈리티 산업을 전문으로 하는 선도적인 IT 서비스 제공업체입니다. 15년 이상의 경험을 바탕으로 TIM은 다양한 고객에게 포괄적인 기술 지원, 컨설팅 및 혁신적인 솔루션을 제공하여 운영을 간소화하고 고객 경험을 향상시킵니다. 회사는 첨단 기술을 통해 지식 관리를 개선하고 산업별 문제를 해결하는 데 전념하고 있습니다.

문제

TIM은 다양한 플랫폼에서 지식을 통합하고 관리하는 데 중대한 어려움에 직면했습니다. 그들의 기존 Slack 및 Google Workspace 사용은 통합 부족과 최신 정보를 유지하고 검색하는 데 어려움으로 인해 비용이 많이 들고 비효율적이었습니다. 직원 이직이 잦은 역동적인 호스피탈리티 섹터를 지원해야 하는 회사를 통해 이러한 문제는 더욱 악화되어 지식이 단편화되고 내부 커뮤니케이션의 비효율성이 초래되었습니다.

TIM의 핵심 인물인 Jesús는 팀의 지식을 유지하고 Slack 내 다양한 채널에서 정보가 분산되는 문제에 대해 강조했습니다. 이는 혼란을 야기하고 생산성을 저하했습니다. “저는 15년 이상 Atlassian 제품의 고객이었지만, 그들이 AI를 매우 느리게 도입하고 있습니다. 그것은 오직 Atlassian 제품 안에서만 가능합니다. 외부에서 답변을 얻고 싶다면, 이는 도전입니다. Confluence는 너무 방대하여 아무것도 찾기 어렵습니다.”  

GSuite에서 Slack으로의 지식 수동 이전과 Intercom과 같은 다른 도구 통합의 어려움은 문제를 더욱 심화시켰습니다. TIM은 지식을 중앙 집중화하고 접근성을 개선하며 내부 프로세스를 간소화하기 위한 강력한 솔루션이 필요했습니다.

해결책

TIM은 이러한 문제를 해결하기 위해 Guru의 플랫폼에 눈을 돌렸습니다. 다양한 출처의 지식을 통합하고 정보를 위한 중앙 저장소를 제공하는 Guru의 능력은 TIM의 요구에 완벽한 솔루션이었습니다. 플랫폼의 사용 용이성 및 Intercom, Google Workspace와 같은 기존 도구와의 통합 가능성은 이상적인 선택이 되었습니다. Jesús는 많은 다른 도구를 시도했으며 몇몇 통합 개발자와 함께 무언가를 구축하려고 했지만 쉽게 되지 않을 것이라는 것을 알았습니다. “결국 제 생각에 Guru는 지식을 집중화하고 Confluence 또는 Jira, Intercom과 같은 모든 플랫폼에서 해당 지식을 개선할 수 있습니다.”라며 Jesús가 말했습니다. 

접근 방식

구현 프로세스는 여러 주요 단계를 포함했습니다:

평가 및 계획

Jesús와 그의 팀은 기존의 지식 관리 프로세스를 평가하고 개선이 필요한 주요 영역을 확인했습니다. 그들은 여러 출처의 정보를 단일 검색 플랫폼으로 통합하는 데 집중했습니다.

통합 및 사용자 정의

Guru의 플랫폼은 TIM의 기존 도구인 Slack, Jira 및 Google Workspace와 통합되었습니다. 이러한 통합은 원활한 지식 공유를 촉진하고 모든 관련 정보에 쉽게 접근할 수 있도록 보장했습니다.‍

직원 참여 및 교육‍

TIM 내에 지식 위원회가 설립되어 직원들이 지식 관리와 유지에 참여했습니다. 이 위원회는 Guru에 저장된 정보의 품질과 관련성을 유지하는 데 중요한 역할을 합니다. AI 교육 센터를 통해 그들은 가장 자주 묻는 질문을 확인하고 어떤 정보를 업데이트하거나 생성해야 하는지를 알 수 있습니다. Jesús는 "Guru를 도입하기 전에는 지식 유지가 중요하다는 것을 모르고 있었습니다. 제가 회사에 Guru를 도입했을 때, 몇몇 직원과 함께 지식 위원회를 시작했습니다. 제가 Confluence와 Guru를 모두 가지고 있지만, 정보의 건강을 Guru에서 유지하는 것이 Confluence보다 더 쉽습니다."라고 언급했습니다.

지속적인 최적화

사용자로부터의 지속적인 피드백은 시스템을 개선하는 데 도움이 되었습니다. Slack 채널의 조직 및 새로운 정보가 어디에 있어야 하는지에 대한 결정과 같은 문제는 지식 관리의 효율성을 더욱 높이기 위해 해결되었습니다.

결과

Guru의 채택은 TIM의 지식 관리 프로세스를 혁신시켜 몇 가지 주목할 만한 결과를 가져왔습니다.

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중앙 집중화된 지식 저장소

Jira, Guru 및 Google Drive의 모든 정보는 이제 Guru 플랫폼에서 쉽게 접근할 수 있으며, 정보 검색에 소요되는 시간과 맥락 전환을 줄입니다.

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효율성 개선 

Guru의 다른 기존 도구와의 통합, 예를 들어 Slack은 워크플로우를 간소화하고 수동 데이터 공유의 필요성을 최소화했습니다.

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직원 참여 강화 

지식 위원회의 설립은 직원들이 지식 기반에 기여하고 관리할 수 있게 하여 공유 책임과 지속 가능성 문화를 조성했습니다.

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시간 절약 

여러 플랫폼에 대한 의존성을 줄이고 기존 도구의 사용을 최적화함으로써 TIM은 상당한 시간 절약을 달성했습니다.

전반적으로 Guru는 TIM에게 지식 관리 도전 과제를 해결하기 위한 강력하고 확장 가능한 솔루션을 제공하여 회사가 호스피탈리티 산업을 더 잘 지원하고 비즈니스 성장을 촉진할 수 있도록 했습니다. Jesús는 "저에게는 정말 좋습니다. 결국 질문을 하고 Drive, Jira 및 여러 다른 곳에서 결과를 얻는 것입니다.”