Bedrijfsachtergrond

FoodCorps is een nonprofitorganisatie die kinderen verbindt met voedzame voeding op scholen. Door AmeriCorps-leden te betrekken bij het geven van voedingseducatie, samen te werken met aanbieders van schoolmaaltijden en te pleiten voor eerlijke voedselbeleid, bevordert FoodCorps gezondere schoolomgevingen. De organisatie opereert grotendeels op afstand en maakt gebruik van verschillende tools, waaronder Google Drive, Slack en Box, om meer dan 100 medewerkers te ondersteunen bij hun samenwerking aan programma's in de Verenigde Staten.

De Uitdaging

FoodCorps had moeite met verspreide kennis over meerdere platforms, waardoor het moeilijk was voor medewerkers om betrouwbare informatie snel te vinden. Zonder een gecentraliseerd systeem, moesten medewerkers vaak repetitieve vragen stellen in Slack of door een steeds groeiend aantal bestanden in Google Drive en Box bladeren.

‍

“We hebben geen gecentraliseerde plek voor kennis,” zei Derryck Rosalez, Operations & IT Director bij FoodCorps. “We zijn begonnen met het creëren van een kennisdatabase in Google Docs, maar zelfs toen moesten mensen handmatig door documenten zoeken. Het was niet gebruiksvriendelijk en het schaalde gewoon niet.”

‍

Deze inefficiënties hadden niet alleen invloed op de productiviteit, maar ondermijnden ook het vertrouwen in de beschikbare informatie. Medewerkers konden er niet zeker van zijn dat ze toegang hadden tot de meest recente versie van beleid of bronnen, wat frustratie vergrootte. Zoals Derryck opmerkte, “Het gaat minder om waar de informatie zich bevindt en meer om hoe je er toegang toe krijgt en of je kunt vertrouwen dat deze accuraat en up-to-date is als je het vindt.” 

‍

De Oplossing

Om deze uitdagingen aan te pakken, wendde FoodCorps zich tot Guru, een kennisbeheersplatform dat is ontworpen om de toegang tot nauwkeurige en geverifieerde informatie te vereenvoudigen. Guru bood FoodCorps een oplossing die kon integreren met hun bestaande tools, waardoor snelle verbeteringen mogelijk waren zonder dat een directe revisie nodig was.

“Guru sprak me aan omdat het agnostic kan zijn,” deelde Derryck. “We hoefden niet alles naar Guru te verplaatsen. In plaats daarvan verbond het ons met waar bestanden al waren—of dat nu Google Drive, Box of Slack was—waardoor kennis onmiddellijk toegankelijk werd.” 

‍

Met Guru’s enterprise search konden medewerkers antwoorden uit verschillende bronnen ophalen zonder dat ze alle inhoud naar één enkel systeem hoefden te migreren. De browserextensie en Slack-integratie vereenvoudigden verder de toegang, waardoor medewerkers informatie konden vinden waar ze al aan het werk waren. Guru’s verificatiemachine viel ook op, omdat het ervoor zorgt dat de meest kritische kennis nauwkeurig en up-to-date is.

‍

‍

“Het feit dat Guru ons in staat stelt informatie te verifiëren is enorm,” zei Derryck. “Het betekent dat we kunnen vertrouwen op wat we zien, wat niet altijd het geval was.” 

‍

De Aanpak

FoodCorps nam een gefaseerde aanpak aan voor de implementatie van Guru, waarbij de behoefte aan grondige voorbereiding in balans werd gebracht met een focus op gebruiksgemak. De procedure begon met een gratis proefperiode van 30 dagen, waarin FoodCorps de functies van Guru verkende en begon met het migreren van kritische inhoud. Door gebruik te maken van Guru's bulk-migratietools en met Google Drive te verbinden via enterprise search, minimaliseerde FoodCorps de handmatige inspanningen en begon het snel resultaten te zien.

‍

“Mijn grootste zorg was de arbeidstijd die het zou kosten om inhoud te migreren,” zei Derryck. “Guru maakte dat gemakkelijk met tools zoals bulk-migratie en de mogelijkheid om verbinding te maken met mappen in Google Drive. We konden beginnen zonder alles in één keer te moeten doen.” 

Om de acceptatie te bevorderen, verzamelde FoodCorps een netwerk van inhoudsexperts over afdelingen die verantwoordelijk waren voor het organiseren van inhoud en het aanmoedigen van het gebruik onder hun teams. De browserextensie van Guru en Slack-integratie speelden een sleutelrol bij de acceptatie door medewerkers in staat te stellen informatie te benaderen zonder hun bestaande workflows te verlaten.

‍

“We wilden niet nog een platform waar mensen in moesten inloggen,” legde Derryck uit. “Het feit dat Guru zich bevindt waar we werken—of dat nu in Slack of in onze browser is—heeft een groot verschil gemaakt in het krijgen van mensen om het echt te gebruiken.” 

De Uitkomst

Sinds de implementatie van Guru heeft FoodCorps getransformeerd hoe haar medewerkers toegang krijgen tot en kennis beheren. Medewerkers verspillen geen tijd meer met het zoeken naar antwoorden of het herhalen van vragen in Slack. In plaats daarvan kunnen ze snel geverifieerde informatie vinden via Guru's AI-gestuurde zoekfunctie.

‍

“De Slack-kanalen waren vroeger vol met dezelfde vragen keer op keer,” merkte Derryck op. “Nu, met Guru, kunnen medewerkers vinden wat ze nodig hebben zonder mij—of iemand anders te vragen. Dat alleen al heeft zoveel tijd bespaard.” 

‍

De verificatiefuncties van Guru hebben ook het vertrouwen in het systeem versterkt. “Wanneer je dat groene vinkje ziet, weet je dat de informatie nauwkeurig en up-to-date is,” zei Derryck. “Dat is een game-changer voor ons.”

‍

Met deze verbeteringen is FoodCorps klaar om zijn kennisbeheerinspanningen verder op te schalen. De organisatie is van plan het gebruik van Guru uit te breiden door specifieke pagina's voor afdelingen te creëren en zoekervaringen voor verschillende teams aan te passen.

‍

“Guru helpt ons de verbindingen tussen onze techstack te leggen,” concludeerde Derryck. “In plaats van antwoorden te achtervolgen, kan ons personeel nu erop vertrouwen dat ze snel en gemakkelijk de juiste informatie krijgen.” 

‍

Volgende Stappen

Naarmate FoodCorps blijft voortbouwen op zijn succes met Guru, is de organisatie van plan om gebruik te maken van twee nieuwe functies van Guru: Pagina's en Kennisagenten. Deze functies zullen helpen om aan specifieke afdelingsbehoeften te voldoen terwijl ze de toegang tot kennis over teams verder vereenvoudigen.

Pagina's stellen teams in staat om aanpasbare landingspagina's binnen Guru te creëren, wat een intuïtieve manier biedt om kritieke hulpbronnen te organiseren en te benadrukken. Deze functie is vooral aantrekkelijk voor FoodCorps omdat ze van plan zijn om specifieke hubs voor informatie te ontwikkelen per afdeling.

‍

“Ons HR-team vroeg onlangs of we Guru als intranet konden gebruiken,” deelde Derryck. “Ze willen een startpagina voor het People & Equity-team waar we dingen zoals wie we zijn, wat we doen en snelle links naar belangrijke beleidslijnen kunnen plaatsen. Pagina's zullen ons in staat stellen dat te doen—en het ook aantrekkelijk te maken .” 

‍

Ondertussen maken Kennisagenten op maat gemaakte AI-gestuurde zoekervaringen mogelijk, waardoor het mogelijk wordt om gerichte resultaten te geven op basis van specifieke bronnen en op maat gemaakte prompts. Bijvoorbeeld, FoodCorps kan een gespecialiseerde agent creëren voor HR-gerelateerde vragen die uitsluitend uit geverifieerde HR-bronnen haalt.

“Met Kennisagenten kunnen we de AI trainen om meer gericht te zijn en mensen elke keer naar de juiste bron te sturen. Dat is precies wat we nodig hebben,” zei Derryck.

Door Pagina's en Kennisagenten te integreren, zal FoodCorps zijn personeel in staat stellen om nog grotere toegang te krijgen tot de juiste informatie in de juiste context, wat de acceptatie en het vertrouwen in het platform verder zal bevorderen.

‍