{{spacer-78}}

Bedrijfsgeschiedenis

TIM (Tecnologías de la Información de la Mancha) is een toonaangevende IT-serviceprovider die zich richt op de horeca. Met meer dan 15 jaar ervaring ondersteunt TIM een diverse klantenkring door uitgebreide technische ondersteuning, consulting en innovatieve oplossingen aan te bieden om de operatie te stroomlijnen en de klantervaring te verbeteren. Het bedrijf zet zich in om kennisbeheer te verbeteren en branche-specifieke uitdagingen aan te pakken met behulp van geavanceerde technologie.

Het probleem

TIM stond voor aanzienlijke uitdagingen bij het consolideren en beheren van kennis over verschillende platformen. Het bestaande gebruik van Slack en Google Workspace tussen verschillende partners bleek kostbaar en inefficiënt te zijn, vooral vanwege het gebrek aan integratie en de moeilijkheid om de meest actuele informatie te onderhouden en te zoeken. De behoefte van het bedrijf om een dynamische horecasector te ondersteunen, waar vaak veel personeelsverloop plaatsvindt, verergerde deze problemen, wat leidde tot gefragmenteerde kennis en inefficiënties in interne communicatie.

Jesús, een sleutelfiguur bij TIM, benadrukte de strijd om de kennis van zijn team te behouden en de overvloed aan informatie in verschillende kanalen binnen Slack, wat leidde tot verwarring en de productiviteit belemmerde. “Ik ben al meer dan 15 jaar klant van Atlassian-producten, maar zij implementeren hun AI heel erg langzaam, en het is alleen binnen het Atlassian-product. Als je antwoorden van buiten wilt krijgen, is het een uitdaging. Confluence is zo groot en het is moeilijk om iets te vinden.”  

De handmatige overdracht van kennis van GSuite naar Slack en de uitdagingen bij het integreren van andere tools zoals Intercom verergerden het probleem verder. TIM had een robuuste oplossing nodig om kennis te centraliseren, de toegankelijkheid te verbeteren en interne processen te stroomlijnen.

De oplossing

TIM wendde zich tot het platform van Guru om deze uitdagingen aan te pakken. De mogelijkheid van Guru om kennis uit verschillende bronnen te consolideren en een gecentraliseerd informatie-repository te bieden, was de perfecte oplossing voor de behoeften van TIM. De gebruiksvriendelijkheid van het platform en de mogelijkheid om te integreren met bestaande tools zoals Intercom en Google Workspace maakten het een ideale keuze. Jesús probeerde vele andere tools en zelfs geprobeerd iets te bouwen met een paar integratieontwikkelaars, maar het zou niet gemakkelijk zijn. “Uiteindelijk, naar mijn mening, kan Guru de kennis concentreren en die kennis verbeteren naar alle platforms zoals in Confluence, of Jira, of Intercom,” zei Jesús. 

De benadering

Het implementatieproces omvatte verschillende sleutelstappen:

Beoordeling en planning

Jesús en zijn team beoordeelden de bestaande kennisbeheerprocessen en identificeerden belangrijke gebieden voor verbetering. Ze richtten zich op het consolideren van informatie uit meerdere bronnen in een enkel zoekplatform.

Integratie en aanpassing

Het platform van Guru werd geïntegreerd met de bestaande tools van TIM, inclusief Slack, Jira en Google Workspace. Deze integraties faciliteerden naadloze kennisdeling en zorgden ervoor dat alle relevante informatie gemakkelijk toegankelijk was.‍

Medewerkersbetrokkenheid en training‍

Een Kennisraad werd opgericht binnen TIM, waarbij werknemers betrokken waren bij het beheer en onderhoud van kennis. Deze raad speelt een cruciale rol in het behouden van de kwaliteit en relevantie van de informatie die in Guru is opgeslagen. Via het AI Trainingscentrum kunnen ze zien welke vragen het vaakst worden gesteld en weten ze welke informatie moet worden bijgewerkt of gecreëerd.  Jesús merkte op: “Voordat ik Guru introduceerde, begreep ik niet dat kennisonderhoud belangrijk was.  Toen ik Guru in mijn bedrijf introduceerde, startte ik een kennisraad met een paar medewerkers.  Hoewel ik zowel Confluence als Guru heb voor kennisbeheer, is het makkelijker voor mijn team om de gezondheid van de informatie in Guru te onderhouden dan in Confluence.”

Continue optimalisatie

Continue feedback van gebruikers hielp het systeem te verfijnen. Problemen zoals de organisatie van Slack-kanalen en beslissingen over waar nieuwe informatie moet worden geplaatst, werden aangepakt om de efficiëntie van kennisbeheer verder te verbeteren.

Het resultaat

De adoptie van Guru transformeerde de processen van TIM voor kennisbeheer, wat leidde tot verschillende opmerkelijke resultaten.

‍

Gecentraliseerd kennisrepository

Alle informatie via Jira, Guru en Google Drive is nu gemakkelijk toegankelijk in het Guru-platform, wat de tijd verlaagt die wordt besteed aan het zoeken naar informatie en contextwisseling.

‍

Verbeterde efficiëntie 

De integraties van Guru met andere bestaande tools, zoals Slack, stroomlijnden workflows en minimaliseerden de noodzaak voor handmatige gegevensdeling.

Verhoogde medewerker betrokkenheid 

De oprichting van een Kennisraad stelde medewerkers in staat om bij te dragen aan en het kennisbestand te beheren, wat een cultuur van gedeelde verantwoordelijkheid en duurzaamheid bevorderde.

‍

Tijdswinst 

Door de afhankelijkheid van meerdere platforms te verminderen en het gebruik van bestaande tools te optimaliseren, behaalde TIM aanzienlijke tijdswinst.

Al met al bood Guru TIM een robuuste en schaalbare oplossing voor hun uitdagingen op het gebied van kennisbeheer, waardoor het bedrijf de horeca beter kan ondersteunen en de bedrijfsvoering kan stimuleren. Jesús concludeerde: “Voor mij is het geweldig. Uiteindelijk stel je een vraag en krijg je antwoorden van Drive, Jira en vele andere plekken.”