{{spacer-78}}

Het probleem

Als een van de klanten van Guru, een hospitality management bedrijf, breidde het bedrijf zijn wereldwijde operaties uit, had het bedrijf aanzienlijke uitdagingen bij het beheren van een steeds toenemend volume klantinteracties en ondersteuningsverzoeken. De handmatige processen die door de HR- en ondersteuningsteams werden gebruikt om deze vragen af te handelen, waren inefficiënt, wat leidde tot vertragingen in de responstijden, vooral voor hun internationale klantenbestand in verschillende tijdzones. Het bedrijf had een oplossing nodig om hun interne processen te stroomlijnen, de ondersteunings efficiëntie te verbeteren en tijdige reacties op klantvragen te waarborgen.

De oplossing

Het bedrijf implementeerde het door AI gestuurde zoek- en kennisbeheersysteem van Guru om hun interne workflows te automatiseren en verbeteren. Door Guru te integreren met hun bestaande tools, waaronder Slack en Zendesk, konden ze hun informatie centraliseren en onmiddellijke, nauwkeurige antwoorden geven op zowel klanten- als interne teamvragen. Het Guru-platform stelde het bedrijf in staat om een uitgebreide kennisbasis te creëren en te beheren, waardoor cruciale informatie gemakkelijk toegankelijk was voor alle medewerkers.

De aanpak

Integratie met bestaande tools 

Het bedrijf integreerde Guru met Slack, waardoor automatische antwoorden op veelgestelde vragen mogelijk werden en medewerkers snel informatie konden zoeken zonder hun communicatieplatform te verlaten. De integratie breidde zich uit naar Zendesk, waardoor naadloze toegang tot eerdere ondersteuningsverzoeken en procesdocumentatie mogelijk werd.

Pilotprogramma's 

Aanvankelijk voerde het bedrijf de Guru AI-zoekfunctie uit in specifieke kanalen zoals onboarding en HR. Het HR-team kon bijvoorbeeld reacties op repetitieve vragen automatiseren, waardoor de tijd die aan handmatige informatieopvraging werd besteed aanzienlijk verminderde.

Aanpassing voor afdelingen 

Erkend de verschillende behoeften van verschillende afdelingen, paste het bedrijf de Guru-integraties aan de specifieke teamvereisten aan. Bijvoorbeeld, het onboardingteam maakte gebruik van Guru om snel de beschikbaarheid van integraties te vinden, terwijl het HR-team het gebruikte om land specifieke documentatie efficiënt te beheren.

‍

Wereldwijde ondersteuning 

De 24/7 ondersteuningcapaciteiten van Guru waren bijzonder voordelig voor de wereldwijde operaties van het bedrijf. Medewerkers in verschillende regio's konden zonder te wachten op de ondersteuningsteams in andere tijdzones, onmiddellijk toegang krijgen tot de nodige informatie.

Het resultaat

De implementatie van Guru’s AI-zoek- en kennisbeheersysteem resulteerde in aanzienlijke verbeteringen in operationele efficiëntie en klantondersteuning voor het bedrijf:

Tijdwinst 

De HR- en ondersteuningsteams rapporteerden aanzienlijke verminderingen in de tijd die aan repetitieve taken werd besteed, waardoor ze zich konden concentreren op meer strategische activiteiten. Dit was bijzonder impactvol voor het onboardingteam, dat snellere oplostijden zag voor klantintegratievragen.

Verbeterde ondersteuning 

De mogelijkheid om 24/7 ondersteuning te bieden via automatische antwoorden verbeterde de klanttevredenheid, omdat vragen snel werden beantwoord, ongeacht de tijdzone.

Verhoogde efficiëntie 

Met gestroomlijnde toegang tot informatie konden medewerkers snel antwoorden op hun vragen vinden, waardoor de noodzaak voor handmatige informatieopvraging en interne knelpunten werd verminderd.

Cross-functionele impact 

Het succes van de initiële integraties leidde tot bredere acceptatie in andere afdelingen, waaronder verkoop en accountbeheer, wat verdere verbetering van de algehele efficiëntie van hun operaties betekent.

‍

Ter conclusie, de strategische integratie van Guru’s AI-zoekfunctionaliteiten door het bedrijf transformeerde hun interne processen, waardoor snellere en efficiëntere ondersteuning aan hun wereldwijde klantenbestand werd geleverd, en het bedrijf zich positioneerde voor verdere groei en succes.

‍