{{spacer-78}}
Firma zajmująca się opieką zdrowotną dla kobiet doświadczyła szybkiej ekspansji, co doprowadziło do znaczących wyzwań w zarządzaniu i dystrybucji istotnych informacji. Organizacja mocno polegała na Google Drive do zarządzania dokumentami, co skutkowało problemami takimi jak kontrola wersji, trudności w znajdowaniu aktualnych informacji oraz brakiem odpowiedzialności za przegląd zasobów.
„Jest wiele zasobów, które się powielają, wiele zasobów, które zostały zaprzestane, a które może ludzie nadal używają. Jest wiele luk w naszej obecnej wiedzy.”
– Starszy Dyrektor Operacji
Te wyzwania były szczególnie dotkliwe dla koordynatorów opieki i dostawców klinicznych, którzy potrzebowali szybkiego dostępu do dokładnych informacji w sytuacjach pod wysokim ciśnieniem. Według kierownika praktyki pielęgniarskiej, „Wyszukiwanie i klikanie przez pięć linków do przestarzałych dokumentów, to oczywiście nie jest najlepsze wykorzystanie czasu, aby uzyskać potrzebne informacje.”
Dodatkowo, istniejący system nie był elastyczny, co utrudniało firmie utrzymanie spójności w miarę wzrostu. „Urosłyśmy z trzech dostawców praktycznie do dostawców w wielu stanach, a rozwiązania, które działały dla zespołu trzech stały się naprawdę trudne dla zespołu 50,”.
Firma wdrożyła Guru, aby scentralizować swoją bazę wiedzy, ułatwiając wszystkim zespołom dostęp do istotnych informacji. Wykorzystali funkcje Guru, takie jak kolekcje, tablice i weryfikacja, aby zapewnić, że tylko najdokładniejsze i aktualne treści są dostępne.
Migracja krytycznych dokumentów z Google Drive do Guru, organizowanie ich w uporządkowane kolekcje.
„Myślę, że łatwiej byłoby po prostu określić, co chcemy, aby było naszym źródłem prawdy, a następnie zaimportować to do Guru, zamiast dzisiejszego chaotycznego Google Drive.”
– Pracownik
Zapewnienie, że wszystkie informacje są regularnie przeglądane i aktualizowane przez odpowiednich ekspertów branżowych, z wyraźną odpowiedzialnością.
Wykorzystanie integracji Guru z Slackiem do redukcji powtarzających się pytań na kanałach zespołowych, umożliwiając koordynatorom opieki i dostawcom szybkie znajdowanie odpowiedzi bez zakłócania ich pracy.
„Ta [integracja Slacka] sprawia, że myślę o naszym kanale Slack CC i ilości powtarzających się pytań, które się tam zdarzają. Możliwość informowania tych wcześniejszych pytań z weryfikowanymi odpowiedziami będzie przełomem.”
– Pracownik
Firma zidentyfikowała najważniejsze dokumenty i zasoby, które należało scentralizować w Guru. Postanowiono wycofać Google Drive jako podstawowe źródło prawdy, koncentrując się na imporcie i organizowaniu treści w Guru. „Nie więcej Drive. Potrzebowaliśmy rozwiązania, które moglibyśmy rozwijać, a Google Drive zwyczajnie już nie wystarczał,” powiedziała starsza menedżerka ds. poprawy jakości.
Zespół ds. sukcesów klientów Guru ściśle współpracował z firmą, aby skonfigurować kolekcje i ustanowić proces weryfikacji. Zintegrowali również Guru z ich kanałami Slack, aby ułatwić komunikację.„Integracja z Slackiem i funkcje weryfikacji w Guru zaoszczędzą nam tyle czasu i utrzymają wszystkich w zgodzie,”.
Zespół ds. nauki i rozwoju firmy opracował materiały szkoleniowe i prowadził sesje, aby wprowadzić wszystkich koordynatorów opieki i dostawców do nowego systemu. Oprócz tego stworzono firmowe filmy szkoleniowe, aby zapewnić spójne korzystanie w różnych zespołach. Po wdrożeniu do Guru, zespoły będą używać Guru do pomocy w szkoleniu zespołu w korzystaniu z wielu innych nowych narzędzi wewnętrznych, które wkrótce będą wdrożone. „Kiedy zespół kierowniczy ukończył planowanie, mieliśmy wiele ogromnych wdrożeń systemowych w drodze, a to wyglądało jak, Guru jest warunkiem dla tego wszystkiego.”
Firma ustanowiła regularne pętle feedbackowe, używając analityki Guru do monitorowania wykorzystania treści i identyfikowania luk w wiedzy. Zaplano także rutynowe cykle weryfikacji, aby utrzymać ich bazę wiedzy w dokładności i aktualności.
Od momentu wdrożenia Guru, firma zaobserwowała znaczące poprawy w dostępności informacji i wydajności zespołu. Zespół koordynacji opieki, który zmagał się z przestarzałymi i rozproszonymi zasobami, teraz ma niezawodny, łatwy w nawigacji system. Doprowadziło to do:
Dostawcy mają teraz szybki dostęp do najnowszych protokołów, co zwiększa ich zdolność do zapewnienia spójnej, wysokiej jakości opieki.
„To naprawdę często przekazywana opinia od dostawców – potrzebują najnowszych rekomendacji dostępnych na wyciągnięcie ręki. Guru to umożliwia.”
„Opinie, które otrzymaliśmy od wirtualnego zespołu wsparcia są przytłaczające. Jeden współpracownik powiedział: ‘Pracujemy w przyszłości z Guru."
Integracja z Slackiem zmniejszyła liczbę powtarzających się pytań na kanałach zespołowych o 20%, umożliwiając zespołom skoncentrowanie się na opiece nad pacjentami.
„Dziś crowdsourcujemy informacje w Slacku, ale z Guru będziemy mieli weryfikowane odpowiedzi gotowe do użycia, co redukuje szum i zwiększa wydajność.”
„Dziś pacjent zapytał mnie o bardzo konkretne pytanie, i było świetnie móc przeszukać Guru podczas wizyty, znaleźć potrzebne informacje i doradzić im dokładnie.” – Pracownik Zespołu Wsparcia
Nowi pracownicy mogą szybko zapoznać się z procesem dzięki standaryzowanym materiałom szkoleniowym i łatwo dostępnym zasobom, co skraca czas wdrożenia.
""
""
